关于企业针对员工擅自离职如何预防法律风险的意见书
致：XXX股份有限公司
本律师听取贵司工作人员之陈述，对贵司提出如何预防员工擅自离职行为的发生及员工离职后如何处理事宜，提出以下处理意见，供贵司参考：
一、贵司在员工入职前后注意事项
1、员工入职时
企业应当让员工在入职登记表上确认通讯地址，并注明通讯地址如有变动，员工有义务以书面形式告知单位并经单位确认。同时注明员工在明确送达地址的情况下，因员工的原因导致相关文本无法送达的，则由员工承担责任。
2、规章制度上
规章制度的内容需符合法律规定，内容中应约定：员工离职之前必须提前三十天通知单位并办理相关离职手续。并规定因员工擅自离职给单位造成损失的，员工应予赔偿并约定赔偿的范围，根据法律规定，可以要求员工赔偿下列损失：（一）用人单位招收录用其所支付的费用；（二）用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；（三）对生产、经营和工作造成的直接经济损失；（四）劳动合同约定的其他赔偿费用。规章制度需通过员工签字确认“已阅读无异议”并署名。
3、劳动合同的补充内容
虽然《劳动合同法》中规定了劳动者应该按照双方的约定办理工作交接，但这仅仅是一个原则性的规定。用人单位想要用规章制度来规范劳动者的离职手续，应该在劳动合同中写明“员工离职时应该严格按照公司的规章制度办理离职手续”，并在规章制度中对此进行具体、详细的规定。
实践中，用人单位为防止员工不办理工作交接常常这样规定：员工离职之时的工资或经济补偿金应在工作交接完毕之后领取。有些用人单位认为只要是在规定的薪资发放日支付就不算是拖欠工资，其实不然。根据《深圳市员工工资支付条例》第十三条“用人单位与员工的劳动关系依法解除或者终止的，支付周期不超过一个月的工资，用人单位应当自劳动关系解除或者终止之日起三个工作日内一次付清；支付周期超过一个月的工资，可以在约定的支付日期支付。”的规定，如果用人单位一直未支付，那么很容易变成拖延支付工资。这对公司是有法律风险的，《劳动合同法》第八十五条规定如果拖欠工资可能会产生50%～100%的赔偿金。
因此，贵司可在规章制度中对于离职工资的交接进行单独的规定，贵司也可以规定如果员工违反服务期的规定或者给公司造成损失的，公司可以不计发工资以折抵违约金，这样可以避免进一步的损失。
4、违约责任的约定
关于违约责任的问题，《劳动合同法》已经明确规定，除服务期、竞业限制期外，用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担违约金。《劳动合同法》第37条又规定，劳动者要解除劳动合同，须提前 30日以书面形式通知用人单位，试用期内则应提前3日通知。劳动者不提前通知用人单位，不仅违反了关于解除劳动合同的程序规定，而且往往会给用人单位造成不必要的麻烦甚至经济损失。因此，如果员工自动离职给用人单位的生产经营和工作造成经济损失的，用人单位可根据《劳动合同法》第 90条“劳动者违反本法规定解除劳动合同，给用人单位造成损失的，应当承担赔偿责任”的规定，要求其赔偿损失。
5、员工入职后
公司对员工入职后的培训，应保留费用支出的凭证（包含但不限于招聘录用费用、培训费用、制作相关证件费用等），将费用清单表交由员工签字确认无异议，并明确如在合同期限届满前擅自离职将由员工承担该损失。
二、公司对员工擅自离职行为置之不理的后果
如果员工仅仅是不辞而别，那么双方的劳动关系实际上处于不确定状态，并不能想当然地认为双方的劳动关系已经自然解除或终止，用人单位若置之不理，将面临一定的法律风险。因为《劳动合同法》第 89条规定：“用人单位违反规定未向劳动者出具解除或终止劳动合同的书面证明，由劳动行政主管部门责令改正，给劳动者造成损害的应当承担赔偿责任。”
三、如果员工擅自离职，可以采取如下措施：
公司应该积极地先与员工取得联系，获知其不辞而别的原因，再根据公司规章制度作相应的处理。如果员工系无故旷工，且公司的规章制度中对无故旷工达到一定的天数即明确规定为严重违纪，该规章制度也已告知员工并由其签字确认的，则公司可依据规章制度，书面通知与其解除劳动关系，并通过快递等方式送达员工所确认的送达地址。如果公司实在无法与不辞而别的员工取得联系，建议公司通过快递等方式，将书面通知送达员工所确认的送达地址。若员工逾期不归又不办理请假手续的，则可根据公司规章制度，视作旷工处理。具体快递方式见下：
1、按照其通讯地址发通知（最好使用邮政快递EMS，在快递信封上注明事由及要求其回公司上班的最后期限），通知其上班，并保留好快递底单及收件人的签收回执，以避免该员工主张未收到快递。同时，以备劳动争议仲裁案件发生后举证之用。
2、如果员工按照通知的最后期限仍未回公司上班，公司可按照员工严重违反规章制度（规章制度在制定时应对此作出规定）导致用人单位解除劳动关系情形处理，并依据规章制度的规定追究员工的赔偿责任。再次按照其通讯地址发通知（最好使用邮政快递EMS，在快递信封上注明事由及双方劳动关系已解除，公司有权追究其赔偿责任的内容），并保留好快递底单及收件人的签收回执，以避免该员工主张双方劳动关系没有解除。同时，以备劳动争议仲裁案件发生后举证之用。
本法律意见书仅供贵司参考，未经本律师团队允许，不得向第三人出示，亦不得作为任何证据使用。
北京市盈科（深圳）律师事务所
陈超明企业律师团队
2012年11月
备注：
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