合法有效的规章制度应具备三要素，即内容合法、符合民主程序、公示告知，这三者缺一不可，否则，便对劳动者无约束力。而公示告知不能想当然，单位必须举证已经向每一个员工公示告知过，并拿到了切实的证据。否则，就有可能失去胜诉的机会。在现实中，虽然很多企业也知道规章制度公示的重要性，但由于欠缺证据意识。因此，单位虽然也采取了公示措施，但发生争议后却因不能举证而无法得到法律的支持。
　　《劳动合同法》第39条规定：员工严重违反用人单位规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。所以，如果企业要适用该条规定，与员工解除劳动合同，就必须对于什么是“严重违反用人单位规章制度”做出界定。在此基础上，还要完善公示告知环节。
　　关于如何公示、公示的方式及形式，法律上无明文规定。但是，从证据效力、证据保留等角度分析，用人单位要尽量避免用电子邮件或内部网络告知、在公示栏里张贴用相机拍照留存的方式。这些方法虽然简捷高效，却不能有效地防范法律风险，由于存在举证困难的问题，一旦员工以“没看到内部网、未收到电子邮件”等理由予以否认，用人单位在劳动争议中面临的风险将很大。
　　 从证据留存及效力上看，单位应当采取如下方法较为妥当：
　　一是员工手册发放法。即将劳动报酬、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律，以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度制定成册，由员工签字领取，与劳动合同一并保存。
　　二是内部培训法。通过部门、班组或全体大会的培训形式，讲解相关规定，保留好培训及学习记录。记录内容应有培训时间、地点、参会人员、与会人签到等内容。
　　三是劳动合同约定法。在合同中明确约定员工签订合同时，已经阅读、学习单位规章制度。
　　四是考试法。通过开卷或闭卷的形式，由员工本人亲自答写涉及规章制度全部重要内容的试卷，同时保留试卷。
　　五是传阅法。将规章制度在员工中传阅学习，单位留存注明传阅文件名称的签字。
　　六是入职登记表声明法。即在入职登记表中明确培训规章制度的内容，并由员工本人签字。