企业必备的十二个用工法律文本
在实践中，企业在劳动用工方面缺乏规范的法律文本也成为企业劳动案件败诉率居高不下的主要原因，特别是在员工入职，管理及离职环节，如果没有系统规范的法律模板予以使用，肯定是会让企业用工产生风险。有的企业更是简单从网上下载几个模板，也不管是否对实际操作是否适用，就直接套用在实际管理中，这直接造成了企业用工存在了高风险性，一旦引爆，后果不堪设想。盈科劳动法团队从多年服务企业用工的实践出发，总结出企业用工必备的几个法律文本，只要企业能完善与正确使用这些法律文本，可以极大的降低企业的用工法律风险，减少企业劳动仲裁纠纷，从而使企业真正做到自主化。一、 离职协议即解除或终止劳动关系协议书。离职协议是企业在实践中最容易忽略的一个法律文本，而它却是对防范企业用工风险最为有效的文件。它能在员工离职之时，对员工与单位之间的劳动争议作一个清楚明确的总结。比如：离职协议文本的最后一句通常会有“乙方在甲方劳动关系存续期间，工资待遇等各项权利义务均已结清，双方再无任何争议”这一兜底性条款，这基本上就基本有效阻止了劳动仲裁案件的发生，但通常这是缺乏这一文本，造成离职后员工找后账，再找单位仲裁的案例数不胜数。 很多单位对这一文本不重视，认为不重要，包括在员工主动辞职时，认为员工自己主动辞职，肯定什么赔偿也没有，所以只需要员工交一份辞职书就行了。但其实员工主动辞职，只是没解除合同的补偿金，其并不丧失加班费，年休假等等的其他权利。只所以把这一文本放在第一位说明，是因为这一协议是最容易被企业忽视的，大部分企业都是没有这一文本的。比如大部分人认为员工自已辞职的，可以就填写一个离职交接单，再附上一个辞职书，整个流程就结束了。但事实上，辞职只是没有了一年一个月的补偿金，如果双方并没有签订离职协议的话，员工依然还可以就劳动关系存续期间的加班费，年休假等向单位再次主张权利。因此，在员工离职这个特别重要的环节中，不管是员工辞职，还是与单位协商一致，以及其他情况，希望企业都能把离职协议与离职交接单作为离职的一个组成部分一起签订，以防止不必要的法律风险。二、 录用通知书。录用通知书是在员工还未入职时，向员工发放的一份文本，通称OFFER，里面会写明一些基本要素：比如公司提供了什么样的工作条件，什么时候入职，岗位，工资，合同期限等等。录用通知书并不是法律规定必须有的，但如果企业要发放录用通知书，就一定要把录用通知书做好，比如：通常要规定好入职的时间，必须约定好录用条件，规定好撤回与取消的条件等等。通常实践中容易发生劳动仲裁纠纷的情形集中表现为：录用通知书的待遇比劳动合同中约定条件好造成员工起诉，录用通知书约定的录用条件不明确造成试用期解除违法，录用通知书发出后又撤回等等纠纷。录用通知书的必备要素：盈科劳动法律师制订的录用通知书模板中，通常都会有一句话即兜底性条款：“劳动合同的订立以及双方具体的权利义务以双方签订的劳动合同为准”，这样为了有效防范录用通知书的条件与劳动合同约定条件不一致而造成纠纷。三、 入职登记表。入职登记表最重要的功能是：员工入职的时间确定功能。在实践中，很多仲裁案件是对入职年限有纠纷，而对于入职年限的举证责任是在于单位。实践中，很多企业在这一问题败诉，多付补偿金，就是因为在诉讼中拿不入职登记表。很多法院的判决书就清楚的写明：“对于入职时间单位负有举证责任”，在双方对入职时间陈述不一致的情况下，单位要承提不能提供入职登记表的不利后果。入职登记表的必备要素：1、教育经历，2、工作经历。如果员工伪造简历，就可以成为企业维权要求赔偿的依据。3、员工联系地址，包括户口所在地，通信地址，地址一定要具体。还可以确定员工的个人邮件。4、本人确认栏：放在最后一栏，本人承诺以上信息完全属实，没有任何虚假或欺诈的，并且单位可以进行调查，如有欺诈，单位可无条件解除合同。本人签名。5、声明：本人与原单位无保密义务，无竞业限制义务。员工的通信地址变更须通知单位，否则承担不利后果。6、制度告知。四、 录用条件告知书。实践中，单位有这一文本的微乎其微，最主要的原因是大部分单位对于员工的试用期管理不够重视。很多企业就是因为不能明确员工在试用期的要求，最终造成了试用期的条件即使试用不满意，也不能合法辞退的案例。企业在碰上员工试用期不合格决定不转正的情况下，录用条件告知书可以起到至关重要的作用。录用条件告知书的作用是明确员工在试用期内应该达到什么要求才予以转正，而如果达不到，就可以不予录用，这样就一举解决了企业在试用期用工的法律风险。录用条件告知收的必备要素：一句话，要让员工清楚知道，他要达到什么条件就予以转正，如要出现什么情况就不予转正，要结合单位的具体情况来制定。比如：员工个人信息要保证真实，入职手续要及时提交完备，社保要及进转入，销售额、回款额，业绩指标等等。本人签字。五、 劳动合同。劳动合同是企业非常熟悉的，每个单位都有，但并不是每个单位的劳动合同都能保证单位利益。很多单位的劳动合同都是在网上随意下载一份，就拿来用了，但其实制订一份真正适合企业自己情况的劳动合同是至关重要的。但这里重点说明一下，不管公司大小，单位无论如何都要与员工签订劳动合同，到目前为止，不签订劳动合同吃亏的肯定是企业。劳动合同的编写技艺：户口地，通信地址都要有，工作地点不要写的大过详细，直接写上海就行了。工资待遇为基本工资加绩效工资，目标年薪是多少，平常发多少，达到什么条件才发后面的。不能做懒人。薪酬结构加入加班条款。附件条款：劳动合同书还可以把公司的一些规章制度作为合同附件，一同签订，作为权利的保障。但一定要加上：本人承诺在签订合同时，已收到知悉了附件的全部内容。劳动合同补充协议，岗位说明书，赠房协议，另签订一民事协议约定返还，把劳合同履行作为一个条件。不要签订在劳动合同签订违约金。六、 员工手册。员工手册的重要性现在已并任何异议，它已经在企业的日常管理中起到了至关重要的作用，如何编写一份属于企业自己适合企业管理的员工手册，会成为企业防范用工风险成败最关键的因素。每个企业都应当根据其经营的特殊性制订适合其自身经营的员工手册，但通常都应当做到如下几点：1、 员工手册的内容系统并不能前后矛盾。2、 内容全面，重要的制度必须有体现。特别像考勤管理制度，休假管理制度，劳动纪律。3、 制度设计一定要清楚明确，尽量量化，造成损失多少钱，方便界定，避免不好执行的条款。4、 三要素：内容合法，包括规章制度的合理性，常理性判断，制度要有民主程序，征得全体职工意见，公示签收。七、 员工手册签收单。员工手册签收单其实是员工手册的公示告知方式，员工手册签收单建议单位都使用员工亲笔签收的方式。实践中，很多单位败诉都是因为缺少这一环节的工作，以致整个证据链条全部断裂，因此，确保员工手册签收单为本人签字是尤其重要的。八、 保密协议和竞业限制协议。 保密协议与竞业禁止协议通常在每个单位都有，但并不是每个单位都能合理运用。但单位一定要知道，竞业限制条款是一个双刃剑，如果约定了，是有经济成本的，不像保密协议一样可以与所有人去签订。九、 培训协议。很多HR手中都有培训协议这样一个表单，培训协议中特别注意一个就是培训费。通常专业技术培训是需要界定培训费用，要明确服务期的时间，违约责任的承担等等问题。但违约金的设定不能超过培训费用，并且是按年降低的。没有完成培训的相关证明，导致培训目的不能实现的，对培训费可约定双方负担。如服务期长于劳动合同，则劳动合同顺延。服务期碰上试用期，员工提出辞职是不需要支付违约金的。十、 解除劳动合同通知书。企业单方面的通知书，单位向员工发放解除劳动合同通知书前，务必要进行充分的论证，包括解除劳动合同通知书的内容如何书写，都是非常重要的，实践中单位败诉有很多都是由于解除通知书表述不准确直接导致，所以解除通知书的发放最好一定要经过专业律师的论证，作好为仲裁诉讼作准备的各种可能性。解除劳动合同通知书的送达也非常重要，实践中有当面送达，快递送达，公告送达，拍照送达。总之，必须送达。十一、 解除合同的证明书。解除劳动合同证明书其实就是离职证明，单位在这里要做到的是在出具完解除劳动合同证明书后，必须留存回执，因为劳动合同法规定了企业必须出具该证明书的义务，一旦出现纠纷，留存的回执即可规避企业的法律风险。十二、 离职交接单。离职交接单是员工的离职之前的最后一道程序，其中最为重要的是离职原因的填写定，实践中出现的大量企业败诉赔偿案件都是在这一问题上出现瑕疵，离职原因表述不清，以致企业承担不利后果，特别注意员工辞职的，不要只在辞职栏上打个钩，而是要让员工自己填写。另外，员工的签字最好设置在最后一栏，在整个A4纸的最下面。另外在考虑到各个部门交接的内容。注：以上十二个文件必须保障本人签字，以确保文件的真实有效。当然，企业的法律风险多种多样，只是十二个表格并不能保证规避企业的全部法律风险，但只要企业能切实做好以上十二个表格界定与使用，则企业最起码能在目前常见的劳动法律纠纷中占据优势地位，让企业的大部分用工风险基本上得到防范
