实务干货：如何制定一份合法有效的规章制度？规章制度是用人单位加强劳动管理，稳定劳动关系，保障企业生产有序进行的一种管理工具，发挥着企业内部的法律文件的重要作用，企业以规章制度规范企业生产秩序，并以此来规避系特定情形下的用人风险，《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条明确规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可单方解除劳动合同；所以，很多用人单位都会以此为由与劳动者解除劳动关系，但很多时候仍会被法院认定为违法解除劳动合同，原因在于其规章制度的制定程序、公示程序或具体内容不符合法律规定。
所以，企业规章制度的制定，无论是制定程序、具体内容还是公示程序，都必须严格按照法律规定进行，否则规章制度可能会被认定为无效或未生效，从而企业需要承担违法解除劳动者的法律责任。下面，笔者将结合具体案例对企业规章制度的有效制定进行详细分析。

一、企业制定规章制度的程序要求，具体包括以下两个方面：
（一）制定程序
企业规章制度的制定需要三步：1.职工代表大会或者全体职工讨论；2.提出方案和意见；3.与工会或者职工代表平等协商确定。
然而，很多企业的业规章制度，往往是单方作出，未经以上三个程序，导致规章制度最终对员工无效。虽然在司法实践中中，也有不少判例认可“未经民主程序，劳动者已签字认可”的规章制度的效力，但自2008年10月1日年《劳动合同法》实施后，明确规定规章制度须经民主程序，采用该观点的判例也大大减少，且法官对此存在较大的自由裁量空间，因此，要保障企业规章制度的有效，必须严格按照法律规定，保证规章制度经过民主程序。
另外，劳动争议案件中对于规章制度民主程序的举证义务分配给用人单位，故即使规章制度的制定经过了民主程序作出，企业也要留存民主程序相关证据，否则也会因为举证不能而承担不利后果。证据材料主要包括书面签到资料、会议记录、表决数据等相关文档，也可以进行现场公证，保留现场视频等。

参考案例：（2018）京03民终12726号
案件基本事实：2015年7月20日，郑某杰入职A公司处工作，双方签订书面劳动合同，约定郑某杰担任财务经理，合同期限自2015年7月20日起至2018年7月19日止。2018年4月8日，A公司以郑某杰多次违反规章制度为由口头与郑某杰解除劳动合同。
庭审中，A公司主张其依照员工手册相关规定与郑某杰解除劳动合同，为证明其主张，A公司提交了员工手册，郑某杰认可其在员工手册接收声明上的签字，但主张A公司上述制度未经民主程度制定。
裁判观点：用人单位规章制度需经必要的民主程序制定，内容不违反法律及行政法规的强制性规定、向劳动者公示告知，三者缺一不可。本案A公司以员工手册、考勤制度为制度依据解除劳动合同，但其未能提供证据证明两份制度系经民主程序制定，具有明显瑕疵，不宜作为A公司进行用工管理的有效依据。

（二）公示程序
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
用人单位制定规章制度的，必须对员工进行公示，才可对员工发生效力，且劳动争议案件中对于规章制度公示的举证义务分配给用人单位，故企业需留存相关证据，避免在发生纠纷时处于不利地位。对此，企业可以采用以下方式进行公示，便于即使留存相关证据材料：
1.在订立劳动合同时作为附件，劳动者阅读后签字并注明已经阅读并理解规章制度的所有内容；
2.发放企业规章制度并制定签收单；
3.在公示栏公告张贴；
4.举行公示规章制度培训并签到，保留培训主题及签到表；
5.上传到单位内部系统并发出通知要求全员阅读，同时确认每个员工阅读情况，进行阅读回复统计。
以上方式无论是单独还是同时采用，关键在于留存已采取合理方式公示，且劳动者知晓规章制度全部内容的证据。
参考案例：（2019）苏08民终1270号
事案件基本事实：2007年7月16日，胡某明入职B公司，双方最后一份劳动合同期限为2018年1月1日至2019年12月31日，约定胡某明在管理岗位工作，工作地点为B，单位可以变更胡某明的岗位（工种）和工作地点，应服从单位安排。因调任无法达成一致，胡某明未到新址上班。2018年9月7日，B公司向胡某明发出《解除劳动关系通知书》，以胡某明连续旷工已达三天以上严重违反规章制度为由解除劳动关系。而胡某明称其并不知晓该条规章制度。
裁判观点：B公司并未举证证明就涉案规章制度已向劳动者公示或者告知,应承担不利的法律后果，从而判令B公司支付经济补偿金。

二、企业规章内容的要求：合法、合理、确定
规章制度主要包括劳动管理、劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等内容，不仅要符合法律规定、具有合理性、内容语义也须确定无争议。企业规章制度的内容往往不会违反法律规定，但很多内容会过于限制劳动者的其他权利或与工作无直接或间接联系，以及规章制度的内容存在语义冲突或前后矛盾，该部分内容一般对劳动者也无任何效力。
参考案例：《最高人民法院公报》 2014年第7期
案件基本事实：2007年11月5日张某明进入C公司工作，双方签订了劳动合同，期限自2007年12月26日起至2010年12月6日止。2008年9月8日，C公司召开职工代表大会，通过“不允许乘坐黑车，违者以开除论处”的决议。2009年4月20日，C公司向张某明发出离职通知单，以张某明乘坐非法营运车辆为由与张某明解除劳动合同。
裁判观点：用人单位规章制度是指用人单位依法制定的、仅在本企业内部实施的、关于如何组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度，是用人单位和劳动者在劳动过程中的行为准则，也称为企业内部劳动规则，规章制度既要符合法律、法规的规定，也要合情合理，不能无限放大乃至超越劳动过程和劳动管理的范畴。本案中，被上诉人张某明乘坐黑车行为发生之日正值其休息之日，劳动者有权利支配自己的行为，公司不能以生产经营期间的规章制度来约束员工休息期间的行为。单位职工乘坐何种交通工具上班是职工的私人事务，用人单位无权作出强制规定，如果劳动者确有违法之处，也应由国家行政机关等有权进行处罚。因此，被上诉人C公司因张某明乘坐非法营运车辆而作出解除劳动合同系违法解除。

三、 拓展阅读
规章制度某种程度上也可成为企业用人方面的风险防范措施，但也可能成为企业的风险，关键就在于企业制定的规章制度是否合法、合理。
首先，规章制度的程序要求很容易被企业忽略，包括制定程序和公示程序，即使内容不存在任何问题，也极有可能认定无效或未生效。
其次，企业在制定规章制度时，容易扩大规章制度的适用范围，将劳动者的其他权利以及与工作无关事项进行限制，该情形已超越了规章制度的合理性，此情形也极有可能被认定无效。
再次，企业在制定规章制度时，其内容一定不要有较大歧义或前后冲突，对语义存在歧义之处应作明确解释，对规章制度的内容详细检查，避免前后冲突，否则该内容可能因语义歧义或前后冲突而无效。
最后，企业规章制度的制定程序、公示程序一定要采用合法、合理的方式留存证据，否则需承担举证不能的不利后果。
综上，企业在制定规章制度时，要严格按照按照程序制定及公示，确保规章制度内容的合法性、合理性及确定性，并及时保留相关证据材料，才能最大程度的保障规章制度的有效性，维护企业的合法利益。