档案信息化是法院信息化工作的重要组成部分。笔者所在的基层法院从去年上半年开始着手创建省特一级档案工作,通过实践发现档案信息化建设面临着一些不容忽视的具体问题,应切实加以解决。
一、档案信息化建设面临的主要问题
1、思想认识错位。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够,认为这是可有可无的事,即使争创档案升级,也是办公室档案人员的事,与己无关。思想认识上出现偏差,因而往往怠于配合、协助。
2、档案管理停位。现有的档案管理水平停留在原先省一级标准基础上,几年来未能不断发展、提高。现有条件,对照省特一级标准差距较大,给创建工作带来难度。
3、人员配备缺位。基层法院案多人少的矛盾日益突出,再抽调人员从事档案升级工作相当困难。而专职档案人员仅有1至2名,每天需要应付日常工作,很难抽出更多的精力搞创建。力量配备不到位,造成创建行动迟缓。
4、技术指导失位。档案信息化建设涉及很多新情况、新问题,有的内容专业性较强,究竟如何入手、怎样操作,缺少相关的业务指导,这已成为基层法院创建工作的突出难题。
5、资金来源空位。档案升级在加强规范管理、加大硬件投入等方面需要一笔较大支出,而法院经费主要依靠财政拨款,经费来源中没有用于档案建设方面的专项资金。如调剂使用有限的办案经费,只能是杯水车薪,不能满足创建工作需要。
二、对策与建议
1、加大宣传力度,提高创建认识。要组织广大干警深入学习《中华人民共和国档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》、《江苏省档案信息化建设规划纲要》等法律、法规,提高全体人员对档案信息化建设重要性的认识,增强为档案升级工作服务的自觉性、积极性。
2、强化档案管理,完善创建条件。要不断更新观念,进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度,完善具体操作规程,推进规范化建设;要及时引进先进档案管理设备,提升档案服务水平,为档案管理升级提供基础保证。
3、挖掘内部潜力,增强创建力量。要成立创建工作领导小组,从其他综合部门抽调力量,必要时聘请提前离岗、退休的老同志,组成专门创建班子,明确专人负责,每个部门要明确一名兼职创建联络员,实行专兼结合,齐抓共管,保证创建工作稳步推进。
4、开展业务指导,提高创建技术。要加强与档案主管部门联系,积极开展档案信息化建设业务指导,通过组织培训、举办讲座、上门辅导等方式,传授档案升级方面的专业知识,普及创建技术,让创建单位及时掌握方法,从而少走、不走“弯路”。
5、增拨专项资金,提供创建保障。上级法院要积极扶持基层法院档案信息化建设,提供必要的资金帮助;同时要积极与财政部门沟通协商,争取支持,增加拨付档案建设专项资金,以保证档案信息化建设顺利进行。(江苏省大丰市人民法院·朱金龙)