关于公司制定内部规章制度的律师意见
关于公司制定内部规章制度的律师意见
鉴于劳动关系中劳动者和用人单位之间的从属关系，用人单位依法制定的规章制度在劳动纠纷中可以起到类似于法律的效力。尤其是在公司辞退员工、处罚员工等纠纷中，由于国家法律法规对此类问题一般缺乏十分详尽的规定，因而用人单位的规章制度在此起到了补充法律规定的作用。公司如何制定和执行规章制度，才能最大限度地起到维护经营秩序的作用？根据国家法律法规的规定和司法实践中的一些习惯做法，向公司提出几点参考意见：
一、公司规章制度的法律效力及产生效力的必要条件
（一）公司规章制度的法律效力
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。这条规定实际上赋予合法的公司规章制度以类似于法律的效力。
同时，《中华人民共和国劳动法》及劳动部相关规章都对公司的规章制度赋予类似的效力。如：《劳动法》第二十五条第二项规定“严重违反劳动纪律和用人单位规章制度的”公司可以随时解除劳动合同；劳动部关于贯彻执行＜中华人民共和国劳动法＞若干问题的意见第87条规定: 劳动法第二十五条第（三）项中的“重大损害”，应由公司内部规章来规定。
（二）公司规章制度生效的必要条件
但并非公司制定的所有规章都能产生上述效力。根据上述最高法院的司法解释，有效的公司规章必须具备三个条件：1经过民主程序制定；2内容不违反国家法律法规和政策规定；3已向劳动者公示。三个条件缺一不可。
二、制订公司规章制度的合法程序
（一）规章的制订程序
按照最高法院司法解释的规定，在制订公司规章制度中应通过“民主程序”。但怎样操作，才算是“民主程序”，法律法规对此并无明确规定。司法实践中一般认为，以下程序，可以视为“民主程序”：1召开职工大会或者职工代表大会通过；2由公司工会参与制订；3如果既未召开职工大会或者职工代表大会，也未设立工会，则应通过适当方式，在制订规章过程中使员工有提出意见、建议的权利，并且员工的建议和意见应充分反映在规章制订过程中。
值得注意的，公司在采取上述方式制订规章制度的过程中，应注意保留职工大会、工会或者员工参与制订规章的证据。
（二）规章的公示
公司规章制度公示中最应注意的问题是：保留已经公示的证据。通常，以下方法可以达到这样的效果：
1将规章交由每个员工阅读，并且在阅读后签字确认。阅读规章的签字确认，可以通过制作表格进行登记，也可以制作单页的声明由员工签字，内容包括员工确认“已经阅读”并且承诺“遵守”。
2在厂区将规章内容公告，并且将公告的现场进行拍照、录像等方式的记录备案，并可由厂区的治安、物业管理等人员见证。
3召开职工大会公示，并以适当方式保留证据。
4委托工会公示，并保留证据。
（三）规章向劳动行政部门备案
此项建议系根据广东省劳动厅发布的《广东省用人单位劳动规章制度审查备案办法》，广东省内用人单位的规章制度应当送交劳动行政部门审查备案的规定。但应当注意的是，公司规章制度生效及生效时间应以是否符合本文第一部分所述的三个条件为准，是否送交劳动行政部门审查备案，并不影响规章的效力；遇到劳动纠纷需要适用公司规章时，如果证明规章生效的三个条件存在一定困难，那么，经过劳动行政部门审查和备案的程序在一定程度上能够起到证明和使规章合法化的作用。
重庆市尚无相关规定。如果今后公司所在地的劳动行政部门对公司规章提供审查和备案服务，建议公司在规章制订后送交劳动行政部门审查和备案。
三、公司规章的合法内容
（一）公司规章不得有违反法律强制性规定的内容
公司规章如果存在违反法律法规强制性规定的内容，这部分内容是无效的。如：某公司自行在规章中规定实行一星期六天工作制，自行规定低于劳动法规定标准的加班费支付标准，这样的内容是无效的。
（二）公司规章应有罚则内容
公司规章旨在维护公司的正常经营秩序，规范员工的行为，因此，除有规范性的规定外，必须有相应的处罚规定。否则，规章就形同虚设，起不到实际效果。公司规章中可以规定的对于员工的处罚方式通常有：书面警告、记过、扣工资或奖金、降级或降职、降薪、停工、辞退，等等。
（三）公司规章对于辞退员工的规定
《劳动法》第二十五条第（二）项明确规定，劳动者严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的，用人单位可以随时解除劳动合同。该条第（三）项规定，劳动者严重失职，造成用人单位利益重大损害的，用人单位可以随时解除劳动合同。根据劳动部的相关解释，这两种情况下公司解除劳动合同（关系）不需要向劳动者支付经济补偿金，同时，劳动法律法规对是否属“严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度”或者是否属“重大利益损害”，并无明确规定，应由公司规章加以规定。
公司规章制度对于上述辞退条件的具体规定，可视劳动者行为的具体情节，分若干种情形加以规定：
1单个严重违纪行为即可辞退。如规定：“员工不服从管理，殴打或者谩骂管理人员的，即予以辞退，公司不支付任何经济补偿金”。
2重复行为累计加重。如规定：“员工不服从合理工作分配，予以严重警告；再犯的，予以辞退，公司不支付任何经济补偿金”。
3一段时期内同类违纪行为合并加重。如规定：“员工迟到或早退半小时以内予以书面警告；一个月内累计迟到或者早退达10次以上者，予以辞退，公司不支付任何经济补偿金”。
4一段时间内多次处罚累计加重。如规定：“员工一个月内累计受到书面警告以上处罚3次以上的，予以辞退，公司不支付任何经济补偿金”。
（四）录用员工过程中招录条件的规定
根据《劳动法》第二十五条第（一）项规定，员工在试用期内被证明不符合录用条件的，用人单位可以随时解除劳动合同，并且不需要支付经济补偿金。公司援引这条规定辞退员工时，应当举证证明员工“不符合录用条件”。因此，事先制作、公布及在事后保留“录用条件”就显得十分重要。这方面比较妥当的做法通常有：
1通过媒体等公布招录信息的，同时公布招录条件，并予以保存；
2通过中介招录员工的，由中介组织在招录条件上盖章或者签字确认，保留证据；
3自行招聘的，制作详细的招录条件，由被招录员工阅读并签字确认；
4在双方订立的劳动合同中明确录用条件。
