为了做好省、自治区、直辖市邮电档案馆接收档案进馆的工作，制定本暂行规定。
一、接收档案范围
(一)基建档案(包括引进项目)
1．一级通信干线基建项目档案(其正本进省邮电档案馆，副本移交邮电部档案馆)；
2．二级通信干线基建项目档案；
3．部管基建项目(含国家大、中型项目)档案(其正本进省邮电档案馆，副本移交邮电部档案馆)；
4．省管基建项目档案。
(基建档案接收的文件材料见附件一)
(二)技术改造档案(包括引进项目)
1．一级通信干线技术改造项目档案(其正本进省邮电档案馆，副本移交邮电部档案馆)；
2．二级通信干线技术改造项目档案；
3．部管重点技术改造项目档案(其正本进省邮电档案馆，副本移交邮电部档案馆)；
4．省管技术改造项目档案。
(技术改造档案接收的文件材料见附件一)
(三)科研档案
1．国家和部定科研课题档案；
2．省定科研课题档案；
3．获国家、部(省)技术进步成果奖的科研档案。
(科研档案接收的文件材料见附件二)
(四)产品档案
获国家、部(省)创优产品奖的档案。
(产品档案接收的文件材料见附件三)
(五)设备档案
设备档案不进馆，由使用单位保存。但要建立全寿命设备档案。
(六)文书档案
在国家档案馆网规划颁布之前，接收省局机关保存的永久、长期档案及其直属单位保存的永久档案。
(七)会计档案
在国家档案馆网规划颁布之前，接收省局机关及其直属单位保存的永久档案。
(八)接收省内撤销单位的全部档案。
二、接收档案标准
(一)整理
1．进馆档案必须以全宗为单位进行整理，分阶段移交。
2．凡需要进馆的各种门类和载体的档案，均应收集齐全，经过整理，按规定向省邮电档案馆移交。
(二)分类
全宗内的分类，前后必须一致，不能随意变更。一般要求文书档案按年代一组织机构(或问题)分类，基建档案按项目分类，科研档案按课题分类，产品档案按型号分类。
(三)鉴定
凡进馆的档案要进行鉴定，正确划定保管期限，确实具有永久、长期保存价值的档案方可进馆。
(四)组卷
以文件的自然形成规律和保持其内部历史联系为原则，灵活运用六个特征，并按照文件的不同价值、数量进行组卷。具体要求：
1．同一问题、同一项目、同一科研课题、同一产品型号文件材料，正件与附件、正本与底稿、请示与批复，文字与相关图表均应立在一起。
2．录音带、录像带、影片、照片等不同载体的档案，应视其内容与相关文书，统一整理、编目，分别存放，并在案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系和便于查找利用。
3．案卷厚度，一般不超过二厘米。
(五)卷内文件排列
每个案卷里的文件，需要进行系统化排列，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机的整体。一般可按时间顺序或重要程度排列。
1．文书档案的文件材料一般应是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后。非诉讼案件结论性文件在前、依据性文件在后；图文混合的文字在前、图样在后。
2．科技档案的文件材料，文字材料与文书档案相同；图纸按固有的编号顺序排列。
(六)编写页号、件号
1．装订的案卷，依次编写页号。页号应统一编在文件材料正面的右上角和背面的左上角；声像材料应在装具上逐件编号；科技档案的文件材料和图纸正面在右下角，背面在左下角编写。
2．不装订的案卷，要逐件编件号，并按份装订。编号位置在每件首页的右上角。件号应包括全宗号、目录号、卷号和件号(见附件四略)。
(七)填写卷内文件目录
进馆档案必须全部填写卷内文件目录(见附件五略)。卷内文件目录可打印或用钢笔填写，要字迹工整、清晰。对文件标题不要随意更改和简化；没有文件作者、标题和年月日的文件，应尽量考证清楚，外加“( )”号；会议记录应写明某次会议和时间。
(八)填写卷内备考表
每卷卷末要附上备考表(见附件六略)，填写需要说明的问题。立卷人、检查人应在备考表上签字，并写明日期，以示负责。
(九)填写案卷封面
1．卷皮使用国家档案局规定的统一格式的卷皮。
2．卷皮封面项目(见附件七略)要填写齐全，用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。档号中的全宗号不填写，目录号和卷号均由移交单位填写清楚。
3．案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容，一般应包括作者、问题、名称三部分，文字应力求简炼、明确。
(十)案卷装订
案卷用线绳采用三孔一线的方法进行装订。装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。科技档案图纸因折叠过厚时，左侧要使用夹板垫平后再装订。
(十一)案卷排列
每类案卷一般应按问题、重要程度进行排列，也可按时间、机构进行排列。但各类案卷排列方法上应力求一致，尽量保持案卷之间的联系。
(十二)编制案卷目录
1．编制案卷目录以全宗为单位，根据分类方案和案卷数量编一本或若干本。文书档案按年度—组织机构(或问题)分类的，每个年度编一本(也可分几册)目录，给一个目录号和一个案卷顺序号；科技档案按工程项目、科研课题、产品型号分类的，每一类编一本(也可分几册)目录，给一个目录号和一个案卷顺序号。
2．文书档案的案卷目录和科技档案总目录、分类目录等检索工具，均随档案一同进馆(一式三份)。
3．案卷目录应有封面(见附件八略)、说明(案卷数量、分类原则、整理情况、存在问题)、目次、简称与全称对照表、案卷目录表(见附件九略)。
4．案卷目录上的项目要填写齐全。案卷目录上的标题要和案卷上的标题完全一致。
(十三)编写单位和全宗历史考证
1．单位历史：成立的时间、原因，撤销的时间、原因，单位的性质、任务、职权和隶属关系及其演变，内部机构和直属单位的设置及其演变，单位负责人的姓名。
2．全宗历史：档案的数量、完整情况、档案的分类原则、整理情况、鉴定情况，档案有无损坏、虫吃鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
三、接收档案时间
(一)文书档案
省邮电档案馆与省局机关档案室分设的，其永久、长期档案在省局机关档案室保存十年后，向省邮电档案馆移交；省邮电档案馆与省局机关档案室合设的，由省局统筹安排。
省局直属单位的永久档案，在本单位保存十年后，向省邮电档案馆移交。
(二)科技档案
按接收范围划定的内容，在项目或课题鉴定、验收完毕三个月内由建设、科研、生产单位向省邮电档案馆移交。
(三)会计档案
接收省局机关及直属单位保存十年后的永久档案；省邮电档案馆与省局机关档案室合设的由省局统筹安排。
(四)撤销单位的档案由省邮电档案馆与撤销单位具体商定移交时间。
附：基建技改档案接收的文件材料
一、依据性文件
(一)已批准项目的建议书、可行性研究报告、计划任务书、设计任务书；
(二)招标规范书、投标建议书、评标报告的批准文件；
(三)土地征用批准文件及红线图；
(四)各种合同书、协议书。
二、基础性文件
(一)选线、选址报告及批复；
(二)地质勘探、地质测绘、水文气象材料；
(三)供水、供电及市政配套有关的协议、合同。
三、设计方面的文件
设计鉴定、评价及审批文件。
四、施工中形成的文件
(一)施工执照、开工报告；
(二)图纸会审纪要；
(三)隐蔽工程检查验收记录、图表、照片等；
(四)单项工程质量检查、评定记录。
五、竣工验收方面的文件
(一)工程质量鉴定文件；
(二)工程质量重大事故、重大缺陷及遗留问题的处理意见；
(三)全套竣工图；
(四)工程总结报告、竣工报告及验收文件；
(五)工程决算及审批文件；
(六)工程现场声像材料。
六、设备及管线安装施工文件
(一)施工安装记录，安装质量检查、评定、事故处理报告；
(二)隐蔽工程检查验收记录；
(三)系统调试、试验记录；
(四)设备安装竣工图；
(五)管线工程总平面图；
(六)管线特殊处理图；
(七)管线标高、位置、坡度测量记录；
(八)中间交工验收记录证明、工程质量评定；
(九)竣工报告、竣工验收文件。
七、引进项目中的涉外文件
(一)询价、报价、投标文件；
(二)合同、合同附件；
(三)谈判协议、议定书；
(四)谈判过程中外商提交的材料；
(五)出国考察报告及收集来的有关材料；
(六)国外各设计阶段文件；
(七)各设计阶段审查议定书；
(八)国外设备存储、运输材料；
(九)国外设备材料检验材料；
(十)开箱检验记录，商检及索赔材料；
(十一)国外设备、材料防腐、保护措施材料；
(十二)国外技术人员现场提供的材料；
(十三)人员出国培训材料。
附：科研档案接收的文件材料
一、准备阶段形成的文件
(一)项目的审批文件、任务书；
(二)可行性研究方案及批准文件；
(三)技术合同书、协议书、委托书；
(四)开题报告。
二、总结鉴定验收阶段形成的文件
(一)课题成果报告或论文、专著；
(二)经济效益和社会效益证明材料；
(三)决算材料；
(四)成果鉴定意见书、鉴定会议纪要、课题成果批准书、鉴定会参加人员名单。
三、成果和奖励申报阶段形成的文件
(一)成果和奖励申报材料及审批文件；
(二)专利申请及登记、审批文件。
附：产品档案接收的文件材料
一、产品开发决策文件
(一)可行性研究报告及批复；
(二)试制任务书。
二、产品研制鉴定文件
(一)设计任务书；
(二)设计方案及设计文件；
(三)鉴定、审查报告，鉴定小组名单；
(四)鉴定书，生产合格证，定级定型意见。
三、产品生产文件
(一)全套定型图纸和文件；
(二)全部工艺文件；
(三)技术经济指标；
(四)产品改进文件；
(五)包装全套图样及技术文件。
