企业对商业秘密的保护,最根本的是要落实自我保护措施。如果不采取保密措施, 那么商业秘密不但极易被外泄,而且被泄露后也难以获得法律救济。实践中一些企业将商业秘密 混同于国家秘密,这样会使一些商业秘密无法纳入而得不到保护。还有一些企业在商业秘密保护观念上,存在对外不对内倾向, 忽视了对本单位员工的商业秘密管理。借鉴国内企业保护商业秘密的成功经验,企业商业秘密的实用保护策略可由以下内容构 成:
一、明确企业商业秘密的内容, 确定商业秘密的等级
企业商业秘密的内容是比较丰富的, 它涉及企业大量的未公开的情报资料。企业对这些情报资料首先要“ 心中有数”。而企业的情报资料并非都属于商业秘密,属于商业秘密部分的也有主次之分、重要与非重要之分, 企业应当对商业秘密进行分类,确定商业秘密的等级。具体地说,可将本企业的商业秘密分为最重要的或者关键性的、核心的商业秘密,重要的商业秘密,一般性的商业秘密和其他商业秘密。历来被企业作为最重要的商业秘密的未申请专利的技术发明、独家生产的产品、工艺流程,以及具有特殊价值的机密情报资料, 重要的商业秘密 如图纸, 商品的具体设计、研究、开发 技术的工作文件, 企业综合性内部注 册, 实验数据, 一般性的商业秘密如财 务、会计、法律及有关保安方面的情报 资料, 销售、采购、政府征购、客户及公 司计划等情报资料。
二、拟定企业商业秘密保护方 案,落实企业商业秘密保护手段
在明确企业商业秘密内容和等级的基础上, 企业应拟定保护商业秘密的方案,并切实落实保护商业秘密的手段。保护方案涉及的实际上是商业秘密的一个完整系统, 包括企业商业秘密保护意识的增强、保密制度的建立、人员的配备、保密措施的落实, 对本企业员工与非本企业员工的约束、商业秘密的利用特别是实施许可时的保密等问题。
结合我国企业实际情况, 广东长昊律师事务所认为企业商业秘密保护方案及保护措施的落实, 包括以下内容:
( 1) 明确企业商业秘密保护的人员, 实施专人负责管理
企业在决策层中应确定主管商业秘密工作的领导人员, 配备专职或兼职人员负责企业商业秘密的管理工作。企业各部门则应确定商业秘密管理责任人员, 以建立健全企业商业秘密监督保护网。在设立知识产权管理部门的企业,商业秘密保护工作则应纳入知识产权管理部门工作范围列。知识产权管理部门应加强对本企业包括商业秘密在内的有关知识产权培训, 提高企业全体员工保护商业秘密的意识。
( 2) 建立完善保护商业秘密的各项规章制度, 使企业商业秘密保密管理规范化、具体化
合理的规章制度可以受到国家法律的保护。建章立制是企业保护商业秘密的制度保障。完善的商业秘密保护规章制度, 本身证明了企业对商业秘密采取了合理保密措施, 也有利于使员工对企业的商业秘密保密义务明示化, 便于员工在实际工作中自觉维护企业利益。
在企业的规章制度特别是关于保密的规章制度时,应将商业秘密作为重要内容加以规范。一般地说, 凡是有可能使商业秘密流失的场合都应有相应的规章制度加以防范。企业保护商业秘密的规章制度应涵盖企业商业秘密范围、商业秘密管理机构和人员、商业秘密保密义务、商业秘密档案管理、商业秘密申报与审查、违反保密义务的处罚等内容。具体而言, 企业可以建立以下商业秘密保护的管理制度: ① 企业商业秘密保护机构与人员职责; ②企业商业秘密认定机构与程序; ③ 废文件、废物处理管理制度; ④商业秘密使用、转让、解密、销毁制度; ⑤企业 对外交流商业秘密审查制度; ⑥对外 发布新产品信息和广告的商业秘密审 查制度; ⑦企业情报档案资料管理制度;⑧企业员工保守商业秘密规定; ⑨ 企业商业秘密投资的审查、保护规定; ⑩商业秘密争议处理制度、保密工作 奖惩制度等。
三、落实商业秘密保护措施
企业商业秘密规章制度最终要体现为商业秘密保护措施的落实。这些措施主要有:(1)建立保密设施, 如保密资料室( 柜) 、保险箱;(2)对生产车间、实验 室、研究室等涉及商业秘密的机构采取隔离措施;(3)处理废弃物;(4)计算机软 件加密;(5)研究开发人员填写研究开发 记录;(6)处理对外交流合作时的散发材料;(7)商业秘密信息的销毁;(8)及时订立保护商业秘密的合同;( 9) 严格限制接触商业秘密人员的范围等。
由于商业秘密受到法律保护的前提条件是企业采取了保密措施, 企业落实上述保密措施具有重要意义。否则一旦泄密,在诉讼中企业将处于被 动地位。
四、与非本企业人员订立商业秘密协议
企业商业秘密不可能都限于企业内部使用, 由于企业经营的需要,有时有必要让外部人员接触，使用本企业的商业秘密。这种情况通常见于企业之间的合作、联营、股份转让、委托开发、科技项目承包、技术服务等场合。从法律上讲, 如果企业出于疏忽而让外部人员掌握了本企业的商业秘密, 没有事先的保密协议约束, 那么该外部人员并不存在保守该企业商业秘密的义务。因此, 当企业外部人员有可能接触本单位商业秘密时, 与其订立保密协议是十分必要的。签订协议事实本身也证明了企业作为商业秘密所有人对商业秘密已采取了合理的保密措施。这不仅可以在法律上约束第三人的行为, 在万一发生商业秘密纠纷时 也处于有利地位。有学者将这类协议的内容要点概括为以下几点:( 1) 准确界定商业秘密的内容;( 2) 明确指出披 露秘密的目的;( 3) 规定商业秘密的披露期限;( 4) 要求对方公司与接触该商业秘密的职工签订个人保密协议;( 5) 对有关机构和个人提出执行保密协议的要求;( 6) 约定违约金;( 7) 要求对方在工作结束后继续承担保密义务。这些内容可以作为企业签订这类协议时参考。
五、在商业秘密实施许可中商业秘密的保密
商业秘密的实用性、价值性等决定了它可以成为许可贸易对象。商业秘密的使用许可同样涉及保密问题。 企业首先要慎重地确定许可贸易对象, 一般地说, 要考虑可能的被许可人的资信状况、经济实力、市场规模, 特别是实施商业秘密的能力。当候选的被许可人确定后, 下一步就是就商业秘密的使用许可进行谈判。就被许可的企业来说, 它当然先要对引进的商业秘密进行评估, 作一些了解才能确定是否购买以及相应的价钱。但这样会让被许可方知悉该商业秘密。一旦谈判没有成功, 许可人将无法禁止对方实施。为此,作为许可方的企业应当在谈判前就要签订保密协议。该协议应当特别明确在没有获得许可方书面同意前, 对方当事人不得将该商业秘密泄露给任何第三方。当然, 企业在谈 判中披露给对方商业秘密的范围应尽 量缩小, 不能 “ 和盘托出” , 特别是其中 的关键性商业秘密。正式达成的商业秘密许可证应明确商业秘密的范围、许可证性质、对方的保密任务、重要概 念界定、技术回授、使用费交付等问 题, 其中特别应体现对商业秘密的充 分保护。
