催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。


　　（1）标题和编号


　　如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号


　　（2）催款和欠款单位的名称和账号


　　催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。


　　（3）催收内容


　　这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。


　　（4）处理意见


　　催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：


　　①要求欠款户说明拖欠的原因。


　　②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。


　　③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。


　　（5）落款


　　写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。