根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》，我部组织制定了《能源部电力高等学校档案分类办法》(试行)，现印发你们。各电管局、电力局及归口管理单位所属的职大、中专等其它学校可参照执行。
　　试行中如有问题，请各单位及时告部办公厅和教育司。
目 次
高等学校档案分类规则高等学校档案分类表
(一)简表
(二)详表高等学校档案案卷构成格式高等学校档案案卷目录和文件
目录的构成格式
(一)案卷目录
(二)文件目录《电力高等学校档案分类办法》使用说明
高等学校档案分类规则
为实现电力高校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，促进高校档案工作的综合整体建设，充分发挥高校档案的作用，更好地为高校及社会各项工作服务，特制定本规则。
　　1.主题内容
　　本规则规定了高校档案分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同裁体的标识等。

　　2.适用范围
　　本规则适用于各类高等学校建国后形成的全部档案的实体分类、编号、排架和检索。其它类型的学校亦可参照使用。

　　3.分类原则
　　分类原则是以高校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，便于组织档案馆(室)藏，利于科学管理和开发利用。

　　4.类目设置
　　《高等学校档案分类表》中设置了一、二两级类目，个别二级类目下设置了三级类目。
　　4.1一级类目的设置，根据高校的主要职能活动，在分类表中设置了十一个类目。即党群工作、行政管理、教学工作、科学技术研究工作、基本建设工作、设备仪器工作、产品工作、出版工作、外事工作、财会工作和干部职工档案。
　　4.2二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点分别按职能、问题、项目等设置。
　　4.2.1党群工作类和行政管理类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。
　　4.2.2教学类和外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。
　　4.2.3科研类、基建类、设备类、产品类、出版类的二级类目依据文件材料的形成规律和成套性特点设置。
　　4.2.4人档类的二级类目按人员类型设置。
　　4.3三级类目的设置，一般情况下不设三级类目，仅在需要列到具体项目的二级类目下设三级类目。即科研类、基建类、设备类、产品类目下的“项目类”、出版类目下的“校内刊物类”及人档类目下的全部二级类目。凡分类表中类目号上加“□”的二级类目，均表示需设置三级类目。
　　三级类目的名称依据各学校完成的具体项目的名称、出版刊物的名称和增加人员的名称而定。
　　4.4类目后的基本范围是用以确定类目的外延，不是案卷标题，在组卷时需按规定拟定案卷题名。

　　5.类目标识
　　5.1高校档案分类表的类目统一用阿拉伯数字标识。
　　完成的项目数量自行确定。
　　5.2一、二、三级类目标识符号直接连写构成类目号，即分类表中的类目号。

　　6.档号的编制
　　6.1档号由四部分组成，即全宗号、年度号、类目号、案卷号；
　　6.2全宗号，即各学校所排全宗顺序号，用两位阿拉伯数字标识;
　　6.3年度号，用四位年度数字标识。
　　6.4类目号，即分类表中的类目号，分至二级类目的填写至二级类目号，分至三级类目的填写至三级类目号。
　　6.5案卷号，分类的最下位类内排定的案卷顺序号，设至二级类目的在二级类目下排案卷号，设至三级类目的则在三级类目下排案卷号……。
　　案卷号用三位阿拉伯数字标识。
　　6.6件号，即卷内目录中的文件顺序号，一般采用两位阿拉伯数字标识。

　　7.档案的排架一般要按档号进行排架，如库房和柜架条件允许，也可按类目一年代纵向排架。

　　8.不同裁体档案的分类和标识
　　8.1其它裁体档案和纸质裁体档案按分类规则统一分类编号组卷，不再另行设置类目，不同裁体的档案在案卷号后边加裁体标识符号。
　　8.2反映同一内容的不同裁体档案要在各自卷内目录的备注栏中注明。
　　8.3标识符号
　　纸质档案不加标识符号。
　　底图至A
　　照片至B
　　录音带至C
　　录像带至D
　　影片至E
　　唱片至F
　　幻灯片至G
　　磁盘至H
　　光盘至J
　　缩微片至K

高等学校档案分类表
(一)简表
(二)详表
高等学校档案案卷的构成格式
《高校档案案卷构成格式》是根据中华人民共和国国家标准《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》及其它有关标准，结合高校档案特点，配合分类原则和分类表的使用而编制的。
　　

    第一条  　　主题内容
　　本标准规定了高校档案卷盒格式、卷内目录格式、卷内备考表的格式、其它载体档案装具格式及其制成材料的要求。
　　

    第二条  　　术语
　　1.案内：由互相联系的若干文件组成的一种档案保管单位。
　　2.卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。
　　3.卷内备考表：说明案卷内文件状况的表格。
　　4.档号档案的编号。包括：全宗号、年度号、类目号、案卷顺序号(案卷号)、与文件顺序号(件号)。
　　全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
　　年度号：标识年度数字的符号。
　　类目号：标识类目的符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序，即分类表中的类目号。
　　案卷号：类目内案卷的顺序编号，即分类的最下位类内，每一案卷的顺序号，在同一个类目内不允许出现重复的案卷号。
　　件号：案卷内文件的顺序编号，在同一案卷内不允许出现重复的文件号。
　　

    第三条  　　案卷卷盒格式
　　1.卷盒尺寸及制成材料卷盒采用310mm×220mm(长×宽)、厚度尺寸分别为10、15、20、30、40mm五种。卷盒制成材料采用牛皮纸双裱板压制。
　　2.案卷封面项目
　　案卷封面采用案卷外封面和内封面两种形式，外封面印制在卷盒的正表面，内封面排列在卷内目录之前，外、内封面样式相同。
　　封面项目包括：档号、档案馆(室)号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。
　　3.封面项目填写方法
　　档号：填写全宗号、年度号、类目号、案卷号。
　　档案馆(室)号：填写国家给定的本档案馆(室)的编号。
　　缩微号：填写缩微时给定本案卷的编号。
　　案卷题名：案卷题名即案卷标题。管理性质的文件材料组成的案卷，应简明准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种；科技项目性质的文件材料组成的案卷，应简明准确揭示卷内科技文件材料的内容，主要包
括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
　　编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
　　编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。
　　保管期限：填写其划定的保管期限。
　　密级：填写依据保密规定划定的密级。
　　4.案卷脊背项目包括档号、案卷题名。
　　档号位置分为四段分别填写档号的四个部分即全宗号、年度号、类目号、案卷号。
　　案卷题名填写和封面相同，如写不下可缩写或不写。
　　

    第四条  　　卷内文件目录格式
　　1.目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(即长×宽297mm×210mm)或国内通用16开型(即长×宽260mm×185mm)，用70g以上白色书写纸。
　　2.卷内目录项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
　　3.卷内文件目录填写方法
　　顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号亦即件号，即档号中的文件号，用阿拉伯数字从1起依次标注。
　　文号：文件制发机关的发文字号或图样的图号，设备、产品、机件的代号。
　　责任者：文件材料的编制部门或主要责任者。
　　题名：即文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“()”号。
　　日期：文件形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年月的数字右下角加“·”。
　　页号：每份文件材料首页上标注的页号，最后一份的文件起、止号都要填上。
　　备注：留待对卷内文件作说明之用。
　　

    第五条  　　卷内备考表格式
　　1.卷内备考表尺寸及制成材料同卷内目录。
　　2.卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
　　3.卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。
　　4.卷内备考表的填写
　　本卷情况说明：填写卷内文件的件数、页数及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
　　立卷人：由责任立卷者签名。
　　检查人：由案卷质量审核者签名。
　　立卷时间：填写完成的立卷日期。
　　

    第六条  　　案卷各部分的排列及页号编写
　　1.卷盒内各部分排列为：内封面至卷内目录至文件至备考表。
　　盒内材料可采用装订和不装订两种形式。
　　2.卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在右上角或右下角，双面书写的文件材料正面在右上角或右下角，背面在左上角或左下角编写页号。
　　3.案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。
　　

    第七条  　　其它裁体档案组卷
　　1.其它裁体档案原则上也要组卷，卷盒、卷内文件目录、备考表与纸质相同。
　　2.底图一个工程为一卷，或按部分分为若干卷，照样填写卷内文件目录和备考表，底图放入底图柜内不装订。
　　3.照片按统一分类单独组卷。照片、底片和说明用照片芯页固定，芯页尺寸为297×210mm插袋式，芯页正面放照片和说明，背面放照片相对应的底片。
　　4.录音带、录像带每盒为一卷，可放入卷盒内。
　　5.影片、唱片、每盘为一卷，单存入盒内。
　　6.磁盘、光盘按统一分类单独组卷放入卷盒内。
　　7.幻灯片和照片同样组卷。
　　8.缩微按原件的卷次组卷编号加标识符号。
　　高等学校档案案卷目录和文件目录的构成格式案卷目录和文件目录是查找利用档案最基本的必备的检索工具，是编制其它检索工具的重要依据，是登记与统计档案的工具，是检查档案安全保管状况的重要手段，每个档案馆(室)必须编制案卷目录和文件目录。
　　(一)案 卷 目 录
　　案卷目录由封皮、序言、目次、案卷目录表和备考表组成，用纸幅面采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)，封皮除外。
　　规定案卷目录号使用档号中的年度号，一般每年编制一本，如每年案卷比较多需要编制若干册，这就需要在案卷目录号后边注明第几册。
　　1.封皮
　　(1)封面
　　封面项目包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位、形成案卷目录的时间。
　　“全宗号”填写案卷封面档号中的全宗号。
　　“案卷目录号”填写案卷封面档号中的年度号，规定案卷目录号即为年度数字号，如果案卷较多一年需要装订若干册案卷目录则需在案卷目录号的后边注明第几册。
　　“目录名称”每年装订一册案卷目录应写为××××年案卷目录，如每年装订若干册应写为××××年××类案卷目录。
　　“编制单位”填写立档单位。
　　如果案卷目录编制成若干套，还应注明第×套。
　　“形成时间”填写形成案卷目录的时间。
　　(2)脊背
脊背应标明第×号全宗和第××××案卷目录第×册。
　　2.序言(又称为案卷目录说明)
　　在案卷目录的开始，对案卷数量，分类和立卷原则、档案整理情况、存在问题作简要说明。有的案卷目录说明还需扼要地介绍档案产生的历史背景、机构变迁以及档案管理方法的改进等。
　　3.目次
　　根据目录内分类排列情况，分别写明各个类的名称及其所在页码，它是案卷目录的目录(索引)。
　　4.案卷目录表
　　案卷目录表项目包括：案卷号、题名、年度、件数、页数、保管期限、箱号、备注。
　　“案卷号”是案卷在目录中排列的顺序号，填写档号中的类目号和卷号。
　　“题名”填写案卷题名。
　　“年度”填写案卷起止日期。
　　“件数”填写卷内共有文件份数。
　　“页数”填写卷内共有页数。
　　“保管期限”填写案卷保管期限。
　　“箱号”填写案卷所放箱号。
　　“备注”填写案卷有些情况的补充说明。
　　5.备考表
　　用以标明案卷目录的页数和案卷数以及在编制或使用过程中需要说明的问题。案卷目录备考表项目包括：本目录共有页数、案卷数、案卷情况说明、编制人、编制日期。
　　“案卷情况说明”需要填写在编制或使用案卷目录过程中需要说明的问题。
　　(二)文 件 目 录
　　文件目录由封皮、案卷目录表、文件目录表、备考表组成。文件目录一般每年按一级类目分别编制十一本目录，如某个一级类目的案卷比较多也可编制若干本文件目录。
　　1.封皮
　　(1)封面
　　封面项目包括：全宗号、年度号、一级类目号、文件目录名称、编制单位、编制日期。
　　“文件目录名称”应写明全宗、年度、类目名称。
　　(2)脊背
　　“脊背”应写为第×号全宗××××年××类文件目录(第×册)。
　　2.案卷目录表
　　案卷目录表在文件目录中作目录使用，可使用案卷目录中的案卷目录表的复制件，需要在案卷目录表的备注栏中填写页号即填写该卷卷内文件目录在文件目录中的页号。
　　3.文件目录表
　　使用案卷中的卷内文件目录表的复制件。
　　4.备考表
　　文件目录备考表是用以标明文件目录的页数，文件数以及在编制或使用过程中需要说明的问题。
　　备考表中的项目包括：文件目录页数、文件数、文件情况说明、编制人、编制日期。
　　“文件情况说明”需要填写在编制或使用文件目录过程中需要说明的问题。
《电力高等学校档案分类办法》使 用 说 明
　　一、《电力高等学校档案分类办法》由分类规则、分类表、案卷构成格式、案卷目录和文件目录构成格式几部分组成。
　　1.“分类规则”规定了高校档案的分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号的编制和载体的标识，要了解和掌握分类办法必须要阅读和掌握分类规则，只有掌握分类规则才能使用分类表。
　　2.“分类表”由简表和详表组成。简表是反映分类表的基本概貌。详表是简表的进一步扩展，它标出了一级类目、二级类目、类目名称及类目号，并给出了二级类目的具体归档范围即基本范围。有的二级类目需要设置三级类目，在二级类目标识符号(类目号)号上加“□”符号的表示需要设置三级类目。使用者根据分类规则直接用分类详表进行归档、分类、编目。
　　3.“案卷构成格式”是为了配合分类原则和分类表的使用，统一电力高校档案案卷构成格式而编制的。它规定了高校档案卷盒格式、卷内目录格式、卷内备考表格式和其它载体档案装具构成格式及其制成材料，今后再印制和订作这些物件时一律按此标准执行。
　　4.“案卷目录和文件目录的构成格式”是配合分类规则、分类表和案卷构成格式的使用，编制最基本必备检索工具而制定的，它是编制案卷目录和文件目录最简便易行的一种。
　　
　　二、分类表的扩展和与上位类集中的原则及方法
　　1.分类表一般设置到二级类目，个别二级类目下设置了三级类目。
　　各校可根据该校档案实际情况对分类表中的类目进行扩展细分，即扩展类目的级数，可将分类表中的类目扩展为三级、四级……；同一级类目可扩充类目数，如情况特殊的学校，有些档案确实难以归入规定的十一大类中去，就可以将一级类目增至十二、十三、……大类，二级类目、三级类目类同；各类目的基本范围亦可根据学校具体情况进行扩充。无论是类级的扩展、类目的扩充、还是基本范围的增加都要遵循：“下位类目概念的外延之和等于被细分的上位类目的概念的外延，同位类目概念的内涵应当是互相排斥的，同位类目不得出现交叉和重复。”
　　2.如有的类目下档案较少，难以分类组卷，可直接采用其上位类分类组卷。有些学校每年完成的科研项目、基建项目、生产的产品、增加的设备数量比较少，出版的期刊种类不多就可以不设置三级类目，直接在二级类目中依次排列当年完成的项目和出版刊物的种类；有些规模比较小的本科、专科和中等专业学校，每年形成的档案很少，可以直接采用一级类目对档案进行分类、编号、排架和编目，一级类目下直接排案卷顺序号。
　　
　　三、关于三级类目的设置
　　分类表中要求在科研类、基建类、设备类、产品类二级类目的“项目类”，出版类二级类目的“校内刊物类”，人档类全部二级类目下设置三级类目。
　　1.“0403科研项目类”的三级类目是按当年完成科研项目的名称依次排列三级类目，三级类目下根据该项目各个阶段和档案内容排列案卷顺序号。
　　2.“0502基建项目类”的三级类目是按当年完成基本建设项目的名称依次排列三级类目，三级类目下根据工程的不同阶段和档案内容排案卷顺序号。
　　3.“0602设备项目类”的三级类目是根据当年增置设备的名称依次排列三级类目，三级类目下按文件内容和形成的不同阶段排案卷顺序号。
　　4.“0702产品类”的三级类目是按当年生产产品的名称依次排列三级类目，三级类目下按产品生产的不同阶段和内容排案卷顺序号。
　　5.“0804校内刊物类”的三级类目是按当年本学校自己编辑出版的期刊种类的名称依次排列三级类目，三级类目下按该种刊物出版时间排案卷顺序号。
　　6.“人档类的二级类目”的三级类目设置：“名人档案”是按当年确定为名人的姓名排列三级类目；“逝世人员档案”按当年逝世人员姓名排列三级类目；“离退休人员档案”按当年离退休人员的姓名排三级类目；“在职干部、在职工人、临时工、其它人员档案”的三级类目按当年调入学校的人员姓名排列三级类目；三级类目下按每个人的档案内容排列案卷顺序号。
　　
　　四、立卷原则与要求
　　1.文件材料立卷归档首先要区分全宗；然后确定年度，按照项目或文件材料的最后完成时间确定归档年度；再根据档案内容确定其类目；最后才能按照立卷要求立卷。
　　2.档案立卷要按照文件的历史联系和工作规律，还要便于查找利用，也要考虑文件不同价值(保管期限)和利于拟写案卷标题等。
　　
　　五、关于馆(室)藏组织及案卷排列
　　由于采用“分级断号开放型”编号方法，不但给类目的扩展留有充分的余地，也给补卷、消毁带来方便，同时还可采用多种排架方法。
　　1.按照档号进行排架，即全宗一年度一大类一属类一案卷进行排列组织馆(室)藏。
　　全宗一90年一01、02、03、04(大类)…
　　　　　　一91年一01、02、03、04(大类)…
　　　　　　一92年一01、02、03、04(大类)…
　　这种方法是完全按档号进行排架组织馆(室)藏，这一方法条理清楚一目了然，符合要求，不留空档，能充分利用库房面积和档案柜架，并便　于查找利用，一般要求使用这种方法。
　　2.在全宗内按大类分开，每个大类再按年度依次排列。
　　即全宗一01(大类)一90年、91年、92年 ……
　　　　　　　　一02(大类)一90年、91年、92年　……
　　　　　　　　一03(大类)一90年、91年、92年　……
　　3.案卷要在最下位类排列案卷顺序号，在同一最下位类中一般按永久、长期、短期次序排列案卷顺序号。
　　高校学生层次比较多，形成的档案要在同一最下位类目中按博士后、博士生、硕士生、本科生、专科生等次序依次排列案卷顺序号，在同一层次内按日校生、函授生、夜大生等次序排列。
　　
　　六、档案内容交叉问题的处理
　　类目设置尽量避免档案内容交叉情况的出现，但文件材料仍有相互交叉的情况，遇此情况时，一般要根据档案产生者及其内容来确定其归属。
　　1.党委系统、工会、共青团、妇联、学生会在其活动中形成的档案归入党群工作类，在教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会管理工作中形成的文件材料各入其类，其它行政管理形成的文件材料归入行政管理类。
　　2.在外事活动中形成的文件材料又具有其它内容的档案一般归入外事类。
　　3.本学校人员编著的教材，经正式出版社出版的，考虑各校习惯归入教学类中的0308教材类。
　　4.出版类中的0802出版社书稿类是特为有出版社的学校设置的，其范围是属本出版社出版的其它单位人员编著的出版物。本校人员编著的出版物归入相应类目。这样就同没有出版社的学校类目所含内容一致。

　　七、其它载体档案的管理
　　1.对于档案库房条件较好的学校，其它载体档案和纸质档案一起组卷集中统一排架管理(底图需单独在底图柜中存放保管)。
　　2.对于档案库房条件较差的学校，要将特殊载体档案单独设库进行管理。对于单独管理的特殊载体档案，为便于查找利用需再编制单独的检索目录，并在案卷脊背最下边的横线下编一顺序号(按年编顺序号)。