各县(市)区依法治市办、政府法制办、档案局，各有关单位：
　 为进一步贯彻档案法规，有效解决制约我市档案工作健康开展、加快发展的关键问题，全面提高各级档案部门的管理水平和服务能力，更好地发挥档案工作在建设创新型城市，扩大对外开放，优化政务环境，构建和谐太原，实现中部率先崛起中的基础作用，进一步做好迎接山西省人大今年6月份将对我市进行档案行政执法检查的前期准备工作，在市人大、市政协的直接参与和监督指导下，市档案局、市依法治市办、市政府法制办联合对全市部分县(市)区、机关、企事业单位和乡镇、农村贯彻落实档案法规的情况进行了重点抽查。现将有关情况通报如下：
　　一、基本情况
　　今年的检查既是对全市各有关单位贯彻落实《档案法》、《山西省档案管理条例》、《太原市档案管理条例》(以下简称“一法两例”)情况的执法检查，也是为迎接省人大检查进行的前期准备工作。在各部门、各单位自查的基础上，市依法治市办、政府法制办、档案局组成联合检查组， 4月26日至4月28日，对39个单位进行了重点抽查，针对存在的问题，给30个单位下发了执法检查建议书，提出改进工作建议80余条，收到了较好的效果。主要有以下几个特点：(一)实行联合检查，具有权威性。此次检查是在各单位进行自查的基础上，由市依法治市办、政府法制办、档案局联合行文，共同组织，并由市人大教科文卫委和市政协法制委进行全程监督指导，确保了执法的力度和程序的合法，具有较强的权威性。(二)严格按照标准，具有操作性。这次检查是严格按照《太原市档案执法监督检查工作实施细则》的规定组织进行的，检查的内容和标准，完全按照省档案局关于各地市开展自查工作的具体要求，并进行了细化，实行了量化考核，便于各单位对照标准展开自查，也便于检查组进行考核和发现问题。(三)采用法定形式，具有规范性。今年的检查我们主要采取了两种法定形式：一是进行实地检查，主要程序是听取汇报、实地察看、抽检案卷、现场交流和反馈意见。二是检查书面报告。主要程序是开展电话调查， 查阅书面报告、 统计基础数据、 提出改进建议。 这两种形式及其程序
　　都符合国家有关规定，保证了执法检查的规范、有序。(四)选择重点单位，具有代表性。这次抽查的重点是省政府9号文件的贯彻落实和涉农部门档案的规范管理情况，并为迎接省人大检查做好前期准备。按此要求，我们对8个综合档案馆、20个机关、6个企事业单位、2个乡镇和3个行政村共39个单位进行了实地检查，其中，涉农部门33个，占检查单位的85%，具有较强的针对性。

　　二、主要成绩
　　通过检查我们认为，近年来，在各级党委、政府的正确领导和人大、政协的监督指导下，各级各类档案部门认真贯彻档案法规，努力改善基础设施，积极提高管理水平，主动服务工作大局，全市的档案工作呈现出整体推进的良好态势，取得了新的进步。主要体现在：
　　(一)各级政府依法加强了对档案工作的领导，省政府9号文件精神的贯彻落实取得了新进展
　　在各级党委、政府的重视、关心以及各级人事、编制、财政、规划、发改等部门的支持和配合下，我市贯彻落实省政府9号文件要求的五项内容的工作，取得了新的进展。各县(市)区按照档案法规的规定和省政府的要求，把档案工作列入了当地国民经济和社会发展“十一五”规划，纳入了党委和政府的议事日程，市档案馆、清徐县、古交市档案馆新馆建设列入了本级政府“十一五”规划；市、县两级11个档案局(馆)的管理体制受到各级政府、编制和人事部门的重视，已全部由市、县两级编办行文确认；档案人员的保健津贴全部落实到位，落实率达100%； 2005年度的档案专项保护经费，除小店区和阳曲县外(到位1万元)， 市、县两级9个档案馆已按实有馆藏数量以多种方式拨付到位，落实率达81%，小店区落实工作现已取得重大进展；2005年度馆库功能建设费，杏花岭区、迎泽区、草坪区、古交市足额到位，娄烦县到位6万元，晋源区到位1万元， 落实率40%。
　　(二)各级领导的档案意识和档案法制意识进一步增强，档案工作的整体水平得到了新的提高
　　随着依法行政的逐步深入，各级机关、团体、企事业单位的领导的档案意识和档案法制意识普遍提高，依法管理档案工作的自觉性有所增强。各级领导从档案工作的实际情况出发，关心、支持本单位的档案工作，尽力解决档案工作中遇到的困难和问题，为档案工作健康开展提供了保障。杏花岭区、阳曲县进行了旧档案馆的置换工作，档案管理条件大幅改善；市民政、劳动、卫生等部门领导重视，措施有力，加强投入，依法管理，本单位和所属系统的档案工作取得了较快发展；市交通运输管理局投资17万元购置了密集架，从单位起步开始就把档案工作作为提高管理水平、优化政务环境的突破口，提高了档案工作整体水平。
　　(三)各级档案部门落实了档案安全责任制，档案实体安全和机密安全保护工作得到新加强
　　各档案馆(室)都把档案的安全作为头等大事来抓，通过建立健全制度，加强借阅审核、落实消防责任、配置安全设施，强化监督检查来贯彻档案安全保护的法规。各级档案馆配置了安全报警设备；市档案馆实行了八小时以外双人值班和安全月检查制度，进行了消防演练；各基层单位档案室大都落实了安全责任，配置了“三铁一器”，档案安全防护问题日益受到关注和重视，依法得到了加强。
　　(四)各级各类档案部门不断提高现代化管理水平，在档案工作服务大局、服务群众方面推出了新举措
　　各级档案馆和基层档案部门，紧紧围绕全市的各项工作大局，积极开发档案信息资源，为领导决策、科研技改、企业维权、编史修志等提供了及时有效的服务。全市11个国家综合档案馆全部建成了现行文件利用中心，积极为公众提供党和政府有关政策、法规的查阅服务，拓展了档案服务的新领域。各级国家综合档案馆，主动进行馆藏档案的编研开发工作，普遍采用了开放式服务、预约式服务、针对性服务等多种方式，实行了一个窗口受理、限时办结的服务内容，市档案馆积极建设绿色档案信息中心，把群众最关心的知青、招工、调动等方面50余万件档案运用现代媒介进行管理，极大地提高了服务效率。市劳动局所属劳动保障中心、劳务市场、市工商局等单位大力推进档案现代化管理，积极探索档案信息服务的新路子。各级档案部门积极主动向本单位、社会和公众提供档案信息，有效提高了档案工作的社会影响力。

　　三、主要问题
　　通过检查，我们认识到，尽管近年来我市的档案工作得到了较快发展，取得了明显成绩，但按照建设创新型城市和“逢冠必夺、逢一必争”的要求，仍存在一些薄弱环节，亟待改进和加强，主要是：
　　(一)省政府9号文件精神没有全部落实到位
　　在落实省政府9号文件工作中，市、县两级都未严格按照规定执行。市、县两级国家综合档案馆的档案保护专项经费除尖草坪区、古交市外，市档案馆和其他8个县、区都未列入同级财政预算，2006年市档案馆保护费到位15万元，10县区全部未到位；档案馆馆库功能建设费2006年市、县两级都未得到落实。各县(市)区的管理体制虽由同级编办下文确认，除市档案局、尖草坪区档案局、迎泽区档案局实行了行政人员、事业人员分类管理外，其余8个县(市)区档案人员还未实行参照公务员管理。作为今年省人大执法检查的主要内容，省政府9号文件要求的5项内容，还没有全部落实到处。
　　(二)档案依法管理存在薄弱环节
　　这次检查的部分单位存在不同程度的薄弱环节。市民营经济园区、市商贸资产经营公司因机构改制等多种因素，没有建立健全档案工作和档案管理制度，档案仍处于资料管理阶段；市林业局、市水务局、市文化局、市科协、市饮食服务总公司等部门因办公场所紧张等种种原因，没有将各门类的档案交档案室集中管理，一些专业、声像等档案仍保存在部门和个人手中，存在安全隐患，也影响了国家综合档案馆进馆档案的完整性。
　　(三)各级国家综合档案馆馆舍条件严重滞后
　　按照国家对档案馆建筑设计规范的标准和要求，我市11个市、县没有一座符合国家规范的档案馆，而且大多数都已饱和，平均有近八个年度，已到进馆法定期限的近20万卷档案无法接收进馆。市档案馆虽是独立建筑，但库容小，面积在全国省会城市中仅列倒数第三位。万柏林区、尖草坪区、清徐县、迎泽区、晋源区档案馆库房都设在政府办公楼内，存在阅览室面积小，设施简陋的问题，无法建立爱国主义基地，严重影响了档案馆基本功能的发挥。
　　(四)各级档案部门现代化管理程度差距明显
　　我市各级各类档案部门的基础设施配置极度落后，影响了档案的现代化管理和档案信息服务的效率。全市10个县级国家综合档案馆配置的计算机、光盘刻录仪和电子扫描设备，仅能维持日常办公所需，缺乏足够数量的现代化设施，应用于库房管理、电子查阅和网络服务；档案管理、利用，仍旧停留在传统的手工管理阶段。没有温、湿度控制设备，没有缩微和裱糊设备，缺乏安全防护设施，全市综合档案馆没有一家符合省档案局新颁布的考核标准要求；机关、企事业单位档案室的基础设施配置也存在极大差距，有些基层档案室已迈向现代化管理阶段，而有些还停留在设施缺乏、柜架破烂、不敷使用的状态。
　　(五)档案队伍的稳定性有待于进一步提高
　　国家劳动人事部1987年颁布了档案部门“以卷定编”的机构人员设置原则，我市十个县(市、区)档案局(馆)共设人员编制76人，实有人数66人，平均7.6人，档案工作人员的数量与档案的数量未能形成合法的比例。一些机关、团体和企事业单位也普遍存在档案人员少，兼职多，工作重，变动快的现象，并缺少相应的待遇，影响了档案人员的工作积极性和档案队伍的稳定性。

　　四、整改建议
　　(一)建议各级党委、政府进一步加强对档案工作的领导，统筹档案事业的全面、协调和可持续发展
　　档案事业是一项社会公益事业，离开党和政府的坚强领导，缺少公共财政的大力支撑，就难以取得较快的发展。为迎接省人大的执法检查，建议市委、市政府把档案工作列入重要议事日程，列入对县(市)区和各单位领导的考核内容；协调发改、规划、土地、财政等部门，对全市市县两级国家综合档案馆新馆建设做出统一部署，给予政策支持，全面改善我市档案馆库建设在全省滞后的局面；适当增加对档案事业的经费投入，责成市财政局及各县(市)区按照省政府9号文件的要求，将档案保护费列入同级财政预算并解决好档案馆馆库功能建设费的问题。
　　(二)建议各级编制、人事、财政等有关部门，配合档案部门解决发展中遇到的困难和问题
　　建议人事、编制部门按照国家劳动人事部“以卷定编”的精神，确保配足、配齐档案局(馆)的人员编制；按照《参照<中华人民共和国公务员法>管理的单位审批办法》的规定，切实保障市、县两级档案局(馆)实行参照公务员管理，落实人员待遇，保障档案行政执法的实施；参照纪检、计生、老干部等行业的做法，确实保障市级机关、团体、企业事业单位的档案工作人员享受科级待遇，参照省政府9号文件的规定，给基层单位档案工作人员以适当的、在有毒有害环境下工作的保健津贴，体现以人为本的理念和党和政府对档案人员的人文关怀，保持档案队伍的相对稳定，为我市档案事业率先发展奠定人才基础。
　　建议市财政局及各县(市)区财政部门按照省政府9号文件的规定将档案保护费列入财政预算，尽快将2006年的经费拨付到位。建议市发改委和各县(市)区发改部门按照省政府9号文件的规定，将各级国家综合档案馆2006年度的馆库功能建设费尽快拨付到位。
　　(三)建议各级机关、团体、企事业单位进一步增强依法管理档案工作的自觉性，认真做好迎接省人大抽查的准备工作，市教育局、市城建局、市民政局、市劳动局、市卫生局、市科技局、市农业局等涉农单位按照省委、省政府两办和市委、市政府两办《关于进一步加强农业农村档案工作的意见》的要求，年内完成目标管理重新认定工作，并对系统所属部门目标管理重新认定工作做出安排和计划。
　　(四)检查刚刚结束，市交通运输管理局、市文化局、市供销社、市计生委、市信访局、市中小企业局、市饮食服务总公司等单位领导重视，措施得力，已积极针对本部门的实际情况展开了卓有成效的整改工作。希望其他各有关单位按照档案执法检查组提出的执法建议，认真进行整改。
　　对拒不整改、在省人大执法检查中影响全市形象的单位和部门，市委、市政府将严格问责。
二00六年五月十二日