为了贯彻执行《交通部因公出国(境)和邀请外国人员来华的管理规定》，更好地搞好外宾接待工作，促进部机关外事工作的精神文明建设，提高工作效率，使部机关外事工作规范化、程序化和条理化，特制订本工作程序和具体要求。
　　应邀来访的接待和安排
　　一、邀请外国代表团或人员来访
　　(一)邀请外国正部级代表团来访，由部国际合作司负责办理上报国务院的请示件(送外交部，文头仍然报国务院)；邀请副部级代表团来访，由部国际合作司负责办理部函，征求外交部意见。邀请司(局)级代表团或人员来访，由主办司局办理请示件报部领导审批，请示件须会签部国际合作司；邀请处级以下人员来访，由主办司局办理函件送部国际合作司审批。
　　(二)经批准后，对部级代表团或人员，由部国际合作司分别以部长或副部长或交通部的名义向其发出邀请函和签证通知表(邀请外国副部长及以上代表团访华，须以适当方式通知我驻该国使馆和该国驻华使领馆)；对局级或以下代表团或人员，由有关司局填写签证通知表后报部国际合作司审核签发。
　　(三)邀请请示件报批前，应与对方有关部门或通过双方使馆联系，尽可能商定代表团访华日期、日程、来访人员名单、会谈主要提纲、是否需要参观考察等相关事项。
　　(四)安排接待方案，向各有关单位发接待通知。副部级以上的，以部国际合作司办理部文；司局级的，由接待单位办理司函。
　　(五)凡对方要求或我主动安排代表团拜见我国家领导人的，由国际合作司另行请示件上报国务院审批。
　　(六)会谈方案，部级团组或部领导出面的，由部国际合作司负责，会同有关司局共同拟订；事务级团组会谈方案，涉及多个司局的，由国际合作司组织协调拟定；只涉及一个业务司局的，由业务司局负责拟定，会签国际合作司后报主管部领导审批。
　　(七)接待部级代表团，由国际合作司负责组织和安排部级代表团的接待工作，包括机场迎送并办理机场有关手续。事务级代表团由接待单位负责。
　　二、具体要求
　　(一)请示件
　　1.上报国务院的请示件或征求外交部意见的函应阐明邀请的起因、目的、时间和费用等。
　　2.上报国务院请国家领导人会见的请示应提出具体会见的领导人、建议的会见时间、中外方参加人员名单，并附上对方部长简历等。
　　(二)邀请函
　　1.邀请函内容应包括目的、时间、人员和费用等。
　　2.通过双方使馆或直接与对方联系商定代表团来华的具体日程和特殊要求事项等。
　　(三)接待通知
　　1.接待通知应明确代表团来访目的、会见、拜会、参观、游览、宴请、费用、吃住行要求和礼遇、出入境礼遇、新闻报道、机场迎送和安全保卫等有关事宜。
　　2.接待通知应附有日程安排和代表团名单(中外文)。
　　3.接待通知的主送单位应为部直属或双重领导单位。如拜会或参观其它部委、省、市或有关单位，接待通知应抄送这些单位。接待省、部级代表团的通知还应抄送公安部、省市外办。
　　4.联系落实拜会在京有关单位和参观游览等事宜。确定陪同人员(翻译人员一般情况下由被拜访单位提供)，如代表团在京有参观游览活动，要确定陪同人员。
　　5.联系落实去外地拜会和参观游览等事宜，确定陪同人员(包括翻译人员)。
　　6.部领导出面会见或会谈，需要新闻报道和照相时，须事先联系落实。
　　7.通知部公安局，联系落实安全保卫和用警车等事宜。
　　(四)会谈方案
　　1.根据来访代表团的要求，要有针对性地做好会谈方案。包括：
　　1)对方提出的问题和可能涉及的问题；
　　2)我方对外口径及对策。
　　2.为主谈人提供我方和对方相关方面的背景资料；
　　3.接待外国部级代表团或部领导出面接见的团组，会谈方案由部国际合作司负责，会同有关司局拟定后报部领导核批，有关司局和有关企事业单位负责提供必要的素材；事务级团组，会谈方案由业务司局拟定，会签国际合作司后(涉及多个司局的，由国际合作司组织协调)报主管部领导审批；处级以下团组或人员的会谈方案，由有关司局负责审核，国际合作司审批。凡涉及秘密事项，应报部保密办审核。
　　(五)机场迎送
　　1.部级代表团来访，一般情况下由部国际合作司领导前往机场迎送；特殊情况，请一位副部长前往机场迎送。其他代表团或人员来访，由有关司局负责前往机场迎送。
　　2.部级代表团来访，应通知对方驻华使馆前往机场迎送。
　　(六)会见或会谈
　　1.确定参加会见的人员；
　　2.确定翻译人员和记录人员(如借用外单位翻译，应提前提供有关资料)；
　　3.确定会见时间和地点，预订外宾室；
　　4.通知部公安局保卫处开南门，安排有关人员到南门迎送客人；
　　5.部领导会见或会谈，提前一天通知交通报记者并提供外事活动的有关情况；
　　6.部领导会见或会谈，在外宾室内摆放好双方国旗；
　　7.准备好礼品和其他有关事项。
　　8.交通国际合作事务中心负责事先检查外宾室的设备，包括空调、暖气、音响、钟表等，准备茶水、饮料或咖啡等。
　　(七)国家领导人会见
　　1.为国家领导人准备参考资料；
　　2.与中南海警卫处或人民大会堂管理局等联系商定会见地点，并根据具体要求办理相关事宜；
　　3.确定翻译人员，如借用翻译，应提前联系好并提供有关资料，介绍有关情况；
　　4.联系新华社、中央电视台等单位，以便摄影和准备新闻报道。
　　(八)宴请活动
　　1.确定宴请人数和人员；
　　2.定餐和发请柬；
　　3.填写桌签、排座次；
　　4.必要时应备好礼品。
　　(九)接待计划确定后，接待单位商交通国际合作事务中心做接待预算并报国际合作司领导审批，接待过程中要严格按计划和预算办，要节约办外事，接待的人员要注意服装整洁，礼貌待人，遵守外事纪律。

　　临时来部拜会团组的接待和安排
　　一、拜会部领导
　　(一)外单位接待的代表团要求拜会我部领导，应将要求拜会的函件或电话记录送司领导阅示后呈部领导批示；拟见部领导如改请别的部领导出面见，应及时送呈该位部领导批示；
　　(二)部领导同意后，与对方联系确定具体时间；
　　(三)准备接待方案(方案式样附后)和会谈方案(要求与“应邀来访的接待和安排”中的会谈方案相同)；
　　(四)确定陪见人员和翻译；
　　(五)预定外宾室，准备好礼品，通知摄影(如需要)；如有要求，预定工作餐或安排宴请；
　　(六)通知部公安局保卫处开南门，有关人员到南门迎送代表团。
　　二、拜会局级及以下人员
　　(一)将要求拜会的函件或电话记录送司领导批示；
　　(二)根据司领导的批示，将有关函件或电话记录转送有关司局；
　　(三)有关司局确定是否见，如同意，与对方联系确定会见时间，准备接待方案等；
　　(四)由有关司局预订外宾室，通知部公安局保卫处开南门，派有关人员到南门迎送。
　　会谈记录
　　接待外宾后，如有重要情况，应按照《交通部因公出国(境)和邀请外国人员来华的管理规定》的有关要求，整理会见外宾记录并报有关领导和抄国际合作司(会见外宾记录格式附后)。