首先要看双方合同对此有无约定。至于书面形式，要看金额差别多大了，心理上能承受多少成本，一般情况下问题说清楚就可以了。

写清楚事实情况即可

写明具体情况就可以了；

如需变更合同应当按照原合同约定办理，一般需双方同意并签订补充协议。如因对方不同意导致无法施工可解除合同并主张赔偿。

关键是证据，处理过类似的工程纠纷案件，有法律问题可致电或持相关材料面谈具体解决方案。有实际困难可风险代理。