外国企业如何保护商业秘密
长昊商业秘密律师
 
一、如强保害意识、严守商业秘密
美国的公司是世界上最大的电子计算机公司,在生产电子计算机和半导体的电子工业领域中,处于世界领先地位。面对外国间谍的猖狂活动,公司采取一系列反谍保密措施,提高员工的保密意识。走进公司,迎面是全体职工视为座右铭的醒目标语“谨言慎行”、“口不慎而沉船”。新员工进厂的宣誓书上写着不在任何场所谈论技术秘密在职人员参加一切活动,均不准触及秘密情况对方如果问及,要明确拒绝无法回避时,宁可退席。在公司内部,一切秘密设施都由专人管理。另外,还设有专职安全保密管理人员,日夜监督保密情况。
不轻露口风在商战中是极其重要的。“本田精工”现已独占了手表零件的供应市场,但是其董事长本田秀亲在接受访问时,还是小心翼翼。他经常对部下说“干我们这行,嘴巴守紧一点,比什么都重要。”他还说“我们的工厂一向不给人看。一方面,只要是专家,一看就会知道厂中的诀窍另一方面,保密也是我们能提供给买主的一个销售特点。”的确,向“本田精工”求购零件的买主,都不必担心会在零件采购单上,泄露自己正在制造新产品的秘密。
美国斯诺敦公司总裁桑德拉·斯诺敦女士在她的《全球优势—你的公司如何在世界市场取胜》一书中,论述了参与国际贸易应遵循的若干基本原则,其中一条就是提高警惕性。她认为,安全问题是每个外销人员面临的最严重的问题之一。为此,国外有些企业像战争时期制定“口令”一样制定自己独特的秘密联络方式。最常见的是书信、电话、电报的“密语”。如用蔬菜名代替与你单位发生关系的公司企业用蔬菜价格的倍数代表商品价格用天气变化代表行情用水果名称代表人名等等。这不是草木皆兵,而是有备无患。因为一点点的疏忽就可能贻害无穷。而我国许多外销人员却往往不注意这些简单得不能再简单的“注意事项”,从而给经济间谍以可乘之机。
二、严梅保睿制魔、如强保密措施
许多国家从经济发展中感到,商业秘密就是财富,他们十分重视企业商业秘密的保护,且制度严格,措施严密。突出表现在以下几个方面：
1.门卫管理措施。
除了应登记及佩带出入识别证外,通常要由被访者亲自将来访者带入公司,不允许来访者任意走动接待部门设置电视屏幕监视系统对人口及各主要通道,实行控制管理接待人员配有无线电话,可随时做内外联络有些公司要求来访者在接待柜台由快速摄影机当场拍照后将相片附在证上,精确度要求极高有些公司甚至在来访者人内及结束离开时,检查来访者所携带的物品和文件资料有些公司则以精密仪器或光照射等高新技术方式检验。
2.内部监控措施。
专业处理商业秘密案件的广东长昊律师事务所律师邱戈龙提出，企业内部除了设有全套防盗系统外,对各个不同部门也有全天候电视或电眼监控系统,对于公司重要管制区域或重要机房重地,则以磁卡及密码双重操纵方式,有卡无码或有码无卡的均不得人内,有时甚至以指纹、语言辨别系统,来限定仅有高层人员或经手人员才有权进人的地方此外,企业内部设有完全电脑化机房,里面的高科技仪器及设备由专职人员每天监视整个公司,包括入口接待、资讯中心、收发单位、管制区域及敏感地带、重要人员办公室、影印复制部门、重要机器设备、资料文件处理中心、档案室、库房、地下室、停车场等,都要进行仔细检查。
3.信息管理措施。
外国许多企业对内部电脑系统设立侦测监视的方法,同时在电脑内设下管制,要进人特别系统应有识别代号和密码,密码每周或每月更换,对任何非经授权即想进人电脑的查询者,不但会被拒绝并留下记录,而且可测出是哪部电脑或终端机进人的,以追查可疑者。对于企业内部使用的作业系统也做了预防措施,防止外人以网络连线将公司机密取走或加以复制、毁损。
在应用软件开发方面,特别是设计开发制定程序时,公司特别注意信息安全,不将公司机密载入或储进某个人档案中造成泄密,并避免在设计时被人动手脚。
4.特殊记载措施。
有些高技术公司的机要文件采用特殊用纸及墨水,使秘密文件无法用一般影印机复印。有些企业甚至用自创的特定语言密码记载文件内容,来避免其商业秘密被窃。
生产制造企业生产产品要依赖各种原材料、零部件等,因此要与外界的原料、零件供应企业发生经常性的业务联系。企业的采购者有可能被供货企业有目的地诱导出各种原料的用途、数量、产品供应对象等商业秘密。为弥补这一漏洞,有些企业或其职工在采购重要物资时,经常以假名或匿名从事交易行为,以避免采购者受到人情或者其他不利因素的干扰,避免外部供应企业知悉商业秘密所有人及其如何使用此类物资等企业秘密。
5.匿名采购。
生产制造企业生产产品要依赖各种原材料、零部件等,因此要与外界的原料、零件供应企业发生经常性的业务联系。企业的采购者有可能被供货企业有目的地诱导出各种原料的用途、数量、产品供应对象等商业秘密。为弥补这一漏洞,有些企业或其职工在采购重要物资时,经常以假名或匿名从事交易行为,以避免采购者受到人情或者其他不利因素的干扰,避免外部供应企业知悉商业秘密所有人及其如何使用此类物资等企业秘密。
6.职业训练及离职处理。
工业间谍往往以企业内部职工为刺探商业秘密的对象,因此国外企业十分重视其内部职工的管理及训练。职工人厂时,向其灌输保密观念,并针对不同部门,定期召开讨论会,了解哪些信息是新开发的,应纳人商业秘密,哪些项目是需要重点保护的,使职工了解哪些是本公司的重要知识产权,哪些最易被外界取得,以便在外人来厂参观、询问或对外洽谈业务时保持高度警惕。职工离职时,除应办理交接手续外,还被告知应维护公司的商业秘密不得加以使用。有些企业还发函给职工跳槽去的公司,给予礼貌性的替告。同时要求离职人员将自己持有的文件及储存于各种媒体的信息予以销毁,或返还公司。
7.反诱因条款。
公司制度包括人事、福利制度等不良,往往是职工不满或离职的主要原因,职工对公司不满,甚至离职而另创公司,更是企业秘密外泄或遭到侵权使用的主要原因。因此,先进国家的雇佣合同中,常常制定反诱因条款而确立合理的福利制度及人事升迁渠道,并依此作为雇佣条件纳人劳动合同,以谋求劳资关系的和谐,降低职工尤其是高级职员的离职率或减少其泄密的可能性。
8.商业秘密授权前的考虑。
(1)在商业秘密授权的情况下,授权人不仅应获得被授权人保密及采取适当保密措施的书面承诺,更应要求被授权人与各个受雇人签订保密合同,并事先议定商业秘密违约外泄,被授权人应付的赔偿额。
(2)在洽谈公司购并或技术授权的情况下,拟购并或可能被授权的一方,通常有机会派遣专家到他方的工厂或就其生产技术做进一步了解与评估。在此之前,双方的权利、义务应预先规定,以免后患。如交易失败,则一方如何主张其并未使用他方的商业秘密,因此仍可在相同技术领域继续竞争另外,他方如何确保其技术秘密不因外泄而被擅用这都需要在事先予以考虑并做出相应的约定与限制。
(3)在将商业秘密授权给他人之前,秘密所有人应谨慎拟定合同,详细界定该项秘密的范围及被授权人应遵守的义务。实际中就曾发生过被授权后立即称该商业秘密的一部分他早已知道,应剔除在合同之外,出现了扯不清的麻烦,打不完的官司。
国外企业强烈的保密意识,严密的保密制度和完备的保密措施,很值得我们认真学习与借鉴。