作者：杨建明（民二庭）
来源：嘉兴市中级人民法院
为了帮助企业获得更加安全稳定的发展，预防和降低企业经营与管理中的法律风险，通过对近几年涉企案件中所反映出的企业经营与治理过程中存在的各类问题，结合近期我院在联系企业活动中所了解的情况，就企业在经营管理过程中应当注意的事项提出以下建议和提示，供企业参考。
一订立合同时的注意事项提示一：请签署完备的书面合同经济形势变化导致部分企业不能正常履约，少数企业会利用企业之间合同手续上的欠缺逃避违约责任。完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。建议您尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。

提示二：请妥善保管合同相关证明资料受经济形势变化影响，在合同履行过程中双方变更合同内容，包括数量、价款、交货、付款期限等现象较多，但为避免纷争，    建议您妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验   收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。

提示三：请完善公章保管、使用制度建议您完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益的行为。在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。
提示四：请细化业务人员的签约授权企业业务人员对外签约时需要授权。建议您在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以避免不必要的争议。业务完成后建议您尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。
提示五：请务必通知客户相关业务人员的离职情况企业业务人员离开您的企业后，建议您在与其办理交接手续的同时，向该业务人员负责联系的客户发送书面通知，告知客户业务人员离职情况。
提示六：请在一年内行使撤销权如果您认为客户在与您签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者您事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，您可以请求法院撤销合同。但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则您将失去请求法院撤销合同的权利。当然，您在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。
提示七：请注意“订金”、“保证金”不等于 “定金”您在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金，由于“定金”具有特定法律含义，请您务必注明“定金”字样。您如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容，法院将无法将其作为定金看待。
提示八：保证担保请明确相关意思表示如果您的业务需要对方提供保证担保的，在与相关客户签署保证合同时请务必表述由保证人为债务的履行提供保证担保的明确意思，避免使用由对方“负责解决”、“负责协调”等含义模糊的表述，否则法院将无法认定保证合同成立。

您也可能为了业务需要向他人提供保证担保。无论您是债权人还是保证人，建议您在签署保证合同时写明保证期间起止点。如果您与对方约定的保证期间长于两年，法律将视保证期间为两年。如果没有明确约定，法律将视保证期间为主债务履行期届满之日起六个月。虽然选择“连带保证”还是“一般保证”取决于您与客户之间的谈判磋商，但保证合同中务必写明“连带保证”或者“一般保证”字样。如果没有明确约定，法院将认为是连带责任保证。
如果您是债权人，采取“一般保证”方式的保证合同所担保的债务到期后没有偿还的，请务必在保证期间内向债务人和保证人提起诉讼或者仲裁。采取“连带保证”方式的保证合同担保的债务到期后没有偿还的，请务必在保证期间内以可以证明的有效方式向保证人明确要求其立即履行担保义务。如果您没有在保证期间内行使您的权利，保证人将免除对您的担保责任。
提示九：抵押担保请办理登记如果您的业务需要对方提供抵押担保的，建议您在签署抵押合同时立即与您的客户到有关登记机关办理登记手续。仅有抵押合同而没有办理登记手续将可能使您的权益丧失实现的基础。不必要的拖延和耽搁将可能使您的权利劣后于在您之前办理登记手续的其他企业。如果您的客户在签署抵押合同后拖延、拒绝协助您办理抵押登记手续的，建议您尽快向法院起诉请求法院帮助您强制办理登记手续。
提示十：质押担保请确保交付质物如果您的业务需要对方提供质押担保的，建议您在签署合同时立即与您的客户办理质押担保物或者权利凭证的交接手续。仅仅签署质押合同而没有实际占有质押物的，法院将无法保护您实现质押权的请求。
二合同履行过程中的注意事项提示十一： 请按约履行合同义务依法成立的合同受法律保护。企业和客户之间订立的合同如果不存在违反法律、行政法规的强制性规定、损害社会公共利益等情形，即为受法律保护的有效合同，双方有义务严格遵循约定，全面履行合同。无论是单位改变名称、企业股权易手，还是法定代表人、负责人、经办人变更，都不能成为不履行合同的理由，这也是维系您和企业商业信誉的重要保证。

提示十二：请积极寻求利益最大化的纠纷解决方法经济形势的变化往往导致货物市场价格发生剧烈波动。建议您不要轻易选择主动违约、解除合同、或者提起诉讼等方式解决，与您的客户平等协商、寻找双方都能接受的解决方案更加有利于减少损失。即便是在诉讼程序之中，接受法院主持下的调解将也更加有助于企业利益的保护。不主动寻求和解一味等待裁决不一定最符合您的利益。

提示十三：请尽量通过银行结算当您在确定付款方式时，无论您是付款方还是收款方，除了金额较小的交易外，请尽量通过银行结算，现金结算可能会给您带来不必要的麻烦。
提示十四：请注意及时验收货物、提出异议购进货物是企业经营的日常业务，请您注意及时验收货物，发现货物不符合合同约定的，请务必在法律规定或者合同约定的期限内尽快以书面方式向对方明确提出异议。不必要的拖延耽搁，将可能导致您丧失索赔权。
提示十五：请不要泄露商业秘密您在磋商、履行合同过程中，经常不可避免地接触到交易伙伴的商业信息甚至是商业秘密，请在磋商、履行合同乃至履行完毕后务必不要泄露或者使用这些信息，否则将可能承担相应责任。
提示十六：请适当行使不安抗辩权在合同履行过程中，如果您有确切证据证明对方经营状况严重恶化、转移财产或者抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的，您可以及时通知对方中止履行您依照合同约定应当先履行的义务，等待对方提供适当担保。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，您可以解除合同。
提示十七：请按期提出解除合同的异议一旦您的客户通知您解除合同而您对此存在异议，如果合同中约定了异议期限，请您务必在约定期限内向对方以书面方式提出。您如果在约定期限届满后才提出异议并向法院起诉的，法院将无法支持；如果合同中没有约定异议期间，请您务必在解除合同通知到达之日起三个月内向法院起诉，否则法院将不能支持您对合同解除的异议。
提示十八：请履行减损义务如果您的客户违约，不管是什么理由，您都应该及时采取措施，防止损失扩大，由此产生的合理费用将由违约方承担。如果您消极对待、放任损失的扩大，对于扩大的损失法院将无法予以保护。
提示十九：请注意诉讼时效的相关规定客户拖欠货款现象在企业经营过程中时有发生，请您注意法律关于诉讼时效的规定，向法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为两年。您也可能出于维系与客户关系等因素不愿意在两年内采取提起诉讼、仲裁等激烈措施，为了保护您的权利不至于因为时间流逝而丧失，您可以在诉讼时效期间届满前以向对方发送信件或者数据电文等可以证明您主张权利的有效方式进行处理。您的信件中务必要有催请尽快支付拖欠货款的内容。
三企业治理方面的注意事项提示二十：请保证注册资本的真实与充足企业注册资本的真实与充足不仅有利于保护您的客户利益，更与企业及股东的切身利益密切相关。企业注册资本虚假、或者在经营过程中被抽逃，将使企业股东丧失有限责任制度的保护而可能被卷入债权人提起的诉讼中。

提示二十一：请关注您的合作伙伴是否履行了投资义务您在与他人共同对外投资设立企业时，请您务必关注您的合作伙伴是否履行了投资义务，这不仅关系到您所投资的企业的利益，更关系到您的切身利益。如果您的合作伙伴没有履行投资义务，在企业对外负债的情况下，您可能要就您的合作伙伴的过错向债权人承担责任，尽管您在对外承担责任后可以向您的合作伙伴追讨，但这无疑将增加您的风险。
提示二十二：请务必亲自签署重要法律文件设立公司时的登记手续较为繁杂，请您务必亲自签署公司章程等法律文件，否则一旦发生纷争，他人代签名行为会给你造成极大麻烦，甚至可能对公司股权归属造成不测因素。
提示二十三：请尽量避免隐名投资隐名投资虽然不被法律完全禁止，但蕴藏较大法律风险，法律对隐名投资人的股东资格认定标准要求非常严格，建议您不选择以隐名方式与他人共同设立公司。
提示二十四：收购股权后请尽快办理变更登记如果您向他人收购公司股权，收购合同生效后请务必尽快办理企业工商登记变更手续，否则您将面临无法真正获得股权的风险。
提示二十五：请慎重制定公司章程公司章程是公司最重要的法律文件之一，对公司、股东、董事、监事、高级管理人员具有约束力，一旦发生争议，将成为法院判断各方权利义务关系的主要依据。建议您在参与制定公司章程时务必仔细衡量，慎重签署。
提示二十六：请依法履行高管的忠实义务和勤勉义务公司的控股股东、董事、监事、高级管理人员对公司负有忠实义务和勤勉义务。请您务必遵守公司法及其他法律法规中的规定。违反这些规定将可能导致向企业承担损害赔偿责任。
提示二十七：请依法保障中小股东的权利经济环境变化形势下，更加需要全体股东同舟共济，齐心协力。中小股东与控股股东同样是企业的投资者，请您善待中小股东，尊重他们的参与权、表决权，保障他们的知情权，保护他们的利润分配权等各种股东权。
提示二十八：请遵循章程召集股东会、董事会公司的投资者之间产生分歧十分正常，建议您遵循公司章程规定的程序解决争议。召开股东会前，请您务必按照公司章程规定的期限、方式与内容通知股东，如果您没有妥当地履行通知义务，所形成的股东会、董事会决议可能将被法院撤销。
提示二十九：分歧产生，磋商先行建议您更多地以磋商的方法化解公司内部分歧。公司内部争议容易导致公司治理出现僵局，不仅可能将公司以及股东卷入诉讼，消耗公司的人力、物力，在极端情况下可能导致公司解散。
提示三十：请按期履行清算义务企业投资设立的有限责任公司可能因种种因素需要结束营业。请您务必注意按期履行投资者的清算义务。怠于履行清算义务导致公司财产贬值、流失、毁损或者公司帐册、重要文件等灭失的，股东将面临直接承担子公司全部债务的风险。