规章制度合法有效的必备要件及其风险防范
规章制度合法有效的必备条件及其风险防范
企业规章制度是指用人单位为加强劳动管理，在本单位实施的保障劳动者依法享有劳动权利和履行劳动义务的行为准则。这种行为准则对单位的全体人员都具有约束力。按照《劳动合同法》的规定，企业制定劳动规章制度应该遵守法定程序。
企业规章制度的必要性体现在以下几方面：1.依法治理企业，建立现代化企业制度的需要(单位内部的“法律”)；2.规范企业和员工行为，提高工作效率的需要；3.规范管理,提高管理效率；增强企业竞争力的需要；4.防范劳动争议，解决劳动纠纷的需要。
一、合法有效的规章制度必须具备的条件
（一）制定程序的民主性
法律依据：《劳动合同法》第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定”；第四款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
企业规章制度的制定是企业的一种内部“立法”行为，这是法律赋予企业的一项重大权利，用以体现和贯彻企业的管理意志。但是，企业规章制度必须按照法律规定的程序来制定。
根据《劳动合同法》的规定，企业职工民主参与需要从以下几个方面加以考虑：
现代企业是以民主管理为基础的，它强调全员管理，充分调动广大职工的积极性，从而提高内部管理水平，增强企业经营决策的准确性和透明度。而且，劳动规章制度只有在吸收和体现职工一方的意志，或者得到职工认同的情况下，才能确保很好地实施。按照《劳动合同法》和有关法律、法规及最高法院司法解释的规定，制定企业规章制度应通过以下程序：
1.规章制度草案的拟定。企业一方根据自身情况拟定规章制度草案，当然，该草案在内容上及制定主体上也应符合法律要求，并力求做到内容合理。为保证规章制度的优质高效，拟定之事可以委托律师、相关专业人员去完成或双方协作完成。
2.规章制度草案的讨论修改。草案拟定之后，企业一方便可以着手组织召开职工代表大会或全体职工大会，将草案提交会议讨论。经过职工讨论之后，企业将职工意见汇总，对草案进行修改。召开会议之时，企业应作成会议记录，并要求与会职工代表或职工本人签名确认。
3.规章制度草案的协商程序。企业就修改后的规章制度草案与工会或职工代表进行协商。在此程序中，应当注意，有工会组织的企业，应首选工会作为协商相对方，没有工会组织的，则可以采取由职工推举代表的方式进入协商程序。另外，对协商程序企业一方也须作成书面材料，由参与协商方签名确认。
（二）规章制度的公示性
企业内部规章制度的适用对象是本企业的全体职工和本企业行政的各个组成部分，所以它必须为企业的所有成员所知悉。《劳动合同法》对此已有明确规定；《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条也规定，用人单位根据《劳动法》第四条的规定：“通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理案件的依据”。
企业对规章制度进行公示的时候，要注意保留已经公示的证据。通常，以下方法可以达到这样的效果：
1.企业组织职工学习规章制度内容，并将规制制度的具体内容、涉及事项等作成职工学习记录的形式，由职工签名确认所学内容、事项，并确认“已经阅读”并且承诺“遵守”；
2.将规章制度制成员工手册形式，人手一本，并由职工签名确认已受领该手册。
3.将规章制度内容作为劳动合同附件，由劳动者保存一份。
4.在厂区将规章制度内容公告，并且将公告的现场进行拍照、录像等方式的记录备案，并可由厂区的治安、物业管理等人员见证
至于规章制度的修改，采取的做法基本上同上面所述。对于企业新招聘的员工，可以采取上述公示方式中适当的方式让该员工获知规章制度的内容。
（三）规章制度的内容合法性
企业在实际操作中，对于规章制度内容的设置要注意如下几个方面：
1.合法合理：就是要符合《劳动合同法》第四条的规定，这是企业规章制度能够被法律认可的大前提。不得违反法律法规强制性规定，如最低工资标准，休息休假规定，工资发放，劳动安全卫生保护等；
2.具有可操作性：不具有可操作性的条款对企业来说没有比有更好，比如很多企业规定：“员工不遵守执行领导合理指示的视为一般违纪”，何谓“合理”？各有各的说法，实际可操作性极弱。企业一旦按照此条款操作，往往引发劳动争议。因此，规章制度的条款需要可操作性强的表述。
3.完备性：尽可能多地考虑生产经营、员工管理中可能发生的情况，避免发生情况后“无法可依”。
4.逻辑性：特别是在奖惩制度中，对于大错不犯小错不断的员工，采用逻辑递进的惩罚模式，能够较好地达到治病救人的效果。
二、规章制度违反法律法规给用人单位带来的法律风险
劳动规章制度违反法律、法规，包括内容违法、制定程序违法、公示程序违法。不合法的劳动规章制度，用人单位要承担相应的法律责任。
1.在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。
根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定，规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”，“公示”三个条件，才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。不合法的劳动规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。
2.要承担给劳动者造成损害的赔偿责任。
按照《劳动合同法》第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
3.劳动者可以随时解除劳动合同。
根据《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位还需要支付经济补偿金。
三、规章制度举证的技巧和方法
以上分析可以看出，劳动规章制度的制定和公示，有一个举证责任的问题。那么，怎样来做好劳动规章制度制定和公示的证据保留工作呢？
1.劳动规章制度制定和修改应严格履行“民主程序”，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的相关书面证据。
从法律规定看，劳动规章制度的制定、修改流程为：职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定→公示告知。为此，用人单位在制定和修改规章制度时，必须进行平等协商程序，并务必要留好记录，保存好相关证据，如会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录等。因为一旦劳资双方在劳动规章制度效力问题上发生争议，用人单位需要举证证明其规章制度是经过平等协商程序且曾向劳动者公示、告知，如果用人单位不事先保留相应证据，就无法证明相应的内容。
2.严格履行“公示程序”，在规章制度公示或告知时选择易于举证的公示或告知方式，并保留已公示或告知的书面证据。
规章制度是否向劳动者公示直接决定用人单位在劳动争议案件中的胜败，按照最高人民法院司法解释及劳动合同法的规定，规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示，用人单位也往往无法提供已经公示的证据，很多单位本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里，员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件，但是员工称不知道有这个制度，单位也无法证明曾向员工公示的证据，最终导致案件败诉。
规章制度如何公示才更有利于今后在仲裁庭或法庭举证？
规章制度公示与告知的方法与技巧：
（1）员工手册发放（要有员工签领确认）；
（2）内部培训法（注意一定要包括：培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到）；
（3）劳动合同约定法；
（4）考试法（开卷或闭卷，保留试卷）；
（5）传阅法（保留员工签名）；
（6）入职登记表声明条款（保存有员工签名的登记表）；
（7）意见征询法（保留员工意见的签名和书面资料）。
