１９９１年，最高法院为了使法院系统档案工作走上正规化，颁布了《人民法院诉讼档案保管期限的规定》（以下简称《规定》）。根据《规定》，全国各级法院鉴定销毁了相当部分已没有保存和利用价值的档案，仅山东省无棣县法院就销毁了５０００余卷的诉讼档案，极大地减轻了库房的压力，节省了大部分的人力、物力和财力，为档案管理走上正规化、科学化发挥了积极的作用。
但是，该《规定》对保管期限划分过于笼统，保管期限过长。诉讼档案的保管期限划分为三个层次：永久、长期和短期。按照《规定》，９５％的民事案件都划为短期卷，短期卷保存的期限是３０年。据笔者１０多年档案管理工作的经验，大部分以撤诉、驳回诉讼请求、调解方式结案的案卷只要经过半年未再起诉的，基本没有什么保存价值，而把它们保存３０年，无疑是一种浪费。
另外，《人民法院诉讼档案保管期限表》有些条款不尽科学、合理，且明显滞后。主要反映在：１．条款之间出现矛盾。如规定了普通刑事案件刑期不满五年的为短期，又规定一般盗窃案件为长期。据笔者统计，起诉来院的刑事案件中，８０％至９０％都是一般盗窃案件，判五年以下的占大多数。２．近年来，国家制定了不少新的法律，刑法等大量实体法都已修改、补充，出现了一大批新类型案件，保管期限表没有列举，已明显滞后。
可见，《规定》已不适应实际工作的需要，而一些人为因素和经济因素同样制约着人民法院档案管理的规范化、现代化和科学化发展的进程。要改变现状，笔者认为，应从下面几点入手：
１．尽快修改和补充《人民法院诉讼档案保管期限表》
应缩短档案保管期限，把鉴定销毁工作作为档案管理的一项经常性的工作，及时剔除无保存价值的材料，保留有利用价值的档案，是减少库存压力的一种有效途径。笔者认为，从目前案件公开审理、增加审判的透明度来看，诉讼档案的机密性已明显弱于文书档案，而文书档案的保管期限为：长期１６至５０年，短期１５年以下。建议诉讼档案保管期限能与文书档案接轨，并把“永久、长期、短期”三个层次划分为多个层次，使一些基本无保存价值的档案划分到更短期限的层次中去，到期销毁。
鉴于大量实体法律都已经修改，新类型案件层出不穷，应该经常性地修改和补充，才能跟上时代发展的步伐。另外，制定档案保管期限表还应考虑到地区间的差异，不要搞“一刀切”，定一些原则即可，具体的细则由各省、自治区高院根据本地区发展状况制定。
２．科学管理诉讼档案
应做到以下两点：一是把好档案入口关。如对检察院复印送来的检察卷宗不能照单全收，归入库房时应当挑选最有查考利用价值或审判庭上认定的证据材料附卷归档。二是档案工作要适应经济建设、社会发展变化，适应审判方式改革。比如，每件案件都要订副卷，这是早几年必须的，现在裁判文书改革了，要求法律文书事实说明更清楚、裁判理由更详细明确，弱化了原来结案报告的功能，有的法院结案报告简化成结案表，已无密可保，再装订副卷已无必要，反而增加页数、卷数，增加库房的压力。笔者认为，档案部门只要定一个原则：“凡不宜对外公开的材料一律订副卷，其余材料是否订副卷由业务庭自行决定”，档案人员验收新归档案卷时把关即可。这样一来可以减少不必要的开支，二来也减轻了库房压力。
３．解放思想，实事求是，适当开放档案
各级法院领导应本着对历史负责、对党和国家负责的工作态度，既要以“慎重、慎重、再慎重”的态度对待每件诉讼档案，又要坚决“消肿”，把已过保管期限而确无保存价值的诉讼档案销毁，以保证库藏档案的质量。在诉讼档案销毁中，我们还要反对急于求成，不按鉴定销毁程序乱销毁的错误行为。档案期限届满即鉴定销毁，不要等库房不够用了再处理，鉴定一批，销毁一批，保持良性循环，减轻库房压力。有条件的单位，对确定为永久卷的重点保管，可采用高科技手段，运用光盘全文扫描保存。
在保密的前提下，适当开放档案，如当事人可凭有效证件，摘阅或复印诉讼档案中有关自己提供的证据材料，提高利用效率，并适当收费，以档养档。
