黑龙江省哈尔滨市人民政府办公厅关于进一步规范和统一公文格式的通知
各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局，各有关单位：
为进一步规范和加强公文处理工作，确保市政府系统文件格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》和《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》（以下简称《实施细则》）等有关规定，结合我市公文处理工作实际，现就进一步规范和统一公文格式有关事宜通知如下：
一、关于公文版面尺寸
公文采用A4型用纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码，详见附件1）。
二、各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局文件格式
（一）文件式公文格式
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
1．下行文（发文字号为“发”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm，即至公文用纸上边缘距离为62mm。各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局的发文机关标识字体使用小标宋体字，用红色标识，用字规格为19mm×13mm（高×宽）。宽度可根据发文机关字数增多进行适当缩减（下同）。
（2）发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排布发文字号，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（长156mm，距发文机关标识下边缘32mm，详见附件2）。
（3）下行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
2．上行文（发文字号为“呈”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即距公文用纸上边缘117mm（详见附件3）。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。上行文的发文机关标识字体、颜色及规格同下行文标准。
（2）上行文红色反线位置同下行文标准。
（3）上行文需同时在红色反线上4mm（即发文机关标识下空2行）位置左空1字标识“发文字号”，右空1字标识“签发人”。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（4）上行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（二）信函式公文格式
1．发文字号为“函、综”类的平行、下行公文。发文机关标识用全称，后不加“文件”二字（详见附件4）。
2．发文机关标识上边缘至上页边距离为30mm，用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），发文机关标识下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线均为170mm。每页排22行，每行排28个字。首页不显示页码。首页最后一行（第22行）文字下边缘至文武线的距离为6mm。发文机关标识及双线均印红色。
3．发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
4．信函式公文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（三）各区、县（市）人民政府令格式
1．由发文机关全称加“令”组成（详见附件5）。
2．政府令标识用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），其上边缘至版心上边缘距离为20mm（即距公文用纸上边缘为57mm），下边缘空2行居中标识令号（令号用黑体字，前加“第”字即“第××号”）；令号下空2行标识正文；正文下空2行标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；在签发人签名章下空2行右空2字标识成文日期。
3．版记中的格式要素标识与“文件式”、“信函式”公文相同，只有一栏不同，即政府令不分主送、抄送，而用“已发”形式。
三、关于页面和页码设置
（一）关于页面设置
在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：
1．页边距。上：选择“3．4厘米”，下：选择“3．2厘米”，左：选择“2．8厘米”，右：选择“2．6厘米”。
2．纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。
3．版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1．5厘米”，页脚：选择“2．6厘米”。
4．文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1―30）选择“28”；提示（1―46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。
点击“确定”完成操作。
（二）关于页码设置
1．在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“对齐方式”栏目下，选择“外侧”（如为信函式的平行文，则需在完成上述操作情况下，继续点击取消“首页显示页码”）→“确定”。
2．在Word文档中文编辑状态下选中第2页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→将光标置于数字“2”前→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→按“空格”键→将光标置于数字“2”后→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
3．空白页和空白页以后的页码不标识页码。取消步骤如下：
将光标置于文件空白页前最后一页的最后一行或最后一个字符后→在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“分隔符”→在“分节符类型”栏目下，选择“下一页”→“确定”。
在Word文档中文编辑状态下点击空白页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→在“页眉和页脚”对话框中点击“链接到前一个”→选中空白页页码→按“Backspace”或“Delete”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
各地区、各部门和各单位要认真进行自检自查，严格按照国家和省、市有关规定，进一步规范公文格式。市政府办公厅将不定期对此项工作进行检查，对公文格式不规范的地区、部门和单位，将在全市予以通报。 哈尔滨市人民政府办公厅
二○○八年九月二十六日
为进一步规范和加强公文处理工作，确保市政府系统文件格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》和《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》（以下简称《实施细则》）等有关规定，结合我市公文处理工作实际，现就进一步规范和统一公文格式有关事宜通知如下：
一、关于公文版面尺寸
公文采用A4型用纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码，详见附件1）。
二、各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局文件格式
（一）文件式公文格式
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
1．下行文（发文字号为“发”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm，即至公文用纸上边缘距离为62mm。各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局的发文机关标识字体使用小标宋体字，用红色标识，用字规格为19mm×13mm（高×宽）。宽度可根据发文机关字数增多进行适当缩减（下同）。
（2）发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排布发文字号，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（长156mm，距发文机关标识下边缘32mm，详见附件2）。
（3）下行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
2．上行文（发文字号为“呈”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即距公文用纸上边缘117mm（详见附件3）。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。上行文的发文机关标识字体、颜色及规格同下行文标准。
（2）上行文红色反线位置同下行文标准。
（3）上行文需同时在红色反线上4mm（即发文机关标识下空2行）位置左空1字标识“发文字号”，右空1字标识“签发人”。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（4）上行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（二）信函式公文格式
1．发文字号为“函、综”类的平行、下行公文。发文机关标识用全称，后不加“文件”二字（详见附件4）。
2．发文机关标识上边缘至上页边距离为30mm，用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），发文机关标识下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线均为170mm。每页排22行，每行排28个字。首页不显示页码。首页最后一行（第22行）文字下边缘至文武线的距离为6mm。发文机关标识及双线均印红色。
3．发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
4．信函式公文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（三）各区、县（市）人民政府令格式
1．由发文机关全称加“令”组成（详见附件5）。
2．政府令标识用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），其上边缘至版心上边缘距离为20mm（即距公文用纸上边缘为57mm），下边缘空2行居中标识令号（令号用黑体字，前加“第”字即“第××号”）；令号下空2行标识正文；正文下空2行标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；在签发人签名章下空2行右空2字标识成文日期。
3．版记中的格式要素标识与“文件式”、“信函式”公文相同，只有一栏不同，即政府令不分主送、抄送，而用“已发”形式。
三、关于页面和页码设置
（一）关于页面设置
在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：
1．页边距。上：选择“3．4厘米”，下：选择“3．2厘米”，左：选择“2．8厘米”，右：选择“2．6厘米”。
2．纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。
3．版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1．5厘米”，页脚：选择“2．6厘米”。
4．文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1―30）选择“28”；提示（1―46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。
点击“确定”完成操作。
（二）关于页码设置
1．在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“对齐方式”栏目下，选择“外侧”（如为信函式的平行文，则需在完成上述操作情况下，继续点击取消“首页显示页码”）→“确定”。
2．在Word文档中文编辑状态下选中第2页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→将光标置于数字“2”前→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→按“空格”键→将光标置于数字“2”后→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
3．空白页和空白页以后的页码不标识页码。取消步骤如下：
将光标置于文件空白页前最后一页的最后一行或最后一个字符后→在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“分隔符”→在“分节符类型”栏目下，选择“下一页”→“确定”。
在Word文档中文编辑状态下点击空白页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→在“页眉和页脚”对话框中点击“链接到前一个”→选中空白页页码→按“Backspace”或“Delete”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
各地区、各部门和各单位要认真进行自检自查，严格按照国家和省、市有关规定，进一步规范公文格式。市政府办公厅将不定期对此项工作进行检查，对公文格式不规范的地区、部门和单位，将在全市予以通报。 哈尔滨市人民政府办公厅
二○○八年九月二十六日
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