酒店行政秘书职务说明书
中文职称：行政秘书 部门名称：行政人事部 直属上司：行政人事 部经理直属下级： 职务概述 负责行政人事部行政方面的一切事务，包括文书往来、会议记录、资料存档、及监督各部门的行政工作，确保与各部门主管之间的沟通讯速传达，使之能准确地、有效地运作，与各部门主管保持紧密联系，直接受行政人事部经理指派任务并协助行政人事部经理处理行政人事部的日常事务。 职责范围 1．与各部门保持良好沟通，加强合作。 2．协助行政人事部经理起草文件和处理往来文书。 3．设立“机密文件”档案，负责存档及查阅，档案包含境外职、外省职及本地职人员之人事档案。 4．与董事会或相关人员保持密切联系，安排传送酒店与董事会之往来文件，确保与董事会之间的文书畅通。 5．制定行政人事部之全年开支预算，包括文具、文仪器材、交通费及杂项等。 6．安排行政人员的差旅、公干。 7．负责行政方面的档案处理工作，保持完整有效的档案系统。 8．负责及控制管理办公室内电脑档案编排及储存。 9．与各部门配合办理酒店之各项注册登记、许可证及牌照等申请。 10．出席定期之行政会议和编写会议记录。 11．开阅日常之往来文件及信件，呈送执行总经理审批或致送各部门。 12．阅读文章及报刊，负责资料的剪切处理。 13．负责调派及控制行政层人员行政用车。 14．负责接待或替执行总经理接待来访人员。 15．负责大型会议的筹备工作。 16．根据工作程序，制订内部适用的表格，以统一记录，加快效率。 17．负责跟催办公设备的维修及保养等工作。 16．完成上级交办的其它各项工作。
责任人签名：_____________
