归档文件档案是在本站工作活动中形成的具有查考、保存价值的各类文件、各种载体的档案材料，它反映出我站为市政建设服务的历史真实面貌和记录，为使之更好地为本站各部门各项工作服务，特制定此办法。
　　一、归档范围
　　凡在本单位工作活动中形成的具有查考、保存价值的文件、电报、电话记录、出版物原稿和印本、印模、簿册、图表等，均应在办理完毕后集中立卷归档保存。
　　（一）上级文件的归档范围
　　1．上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
　　2．上级颁发的属于本站主要业务并要执行的文件，以及普发的非本站主要业务但需要贯彻执行的法规性文件。
　　3．上级领导、人大代表视察、检查本站工作时的重要指示、讲话等材料。
　　4．代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
　　5．上级转发本站的文件（包括报纸、刊物、转载等）
　　（二）本站文件的归档范围
　　1．党务工作文件
　　（1）党支部综合文件
　　（2）党支部（扩大）会议记录、纪要
　　（3）党支部工作计划、总结、汇报材料、工作条例、实施细则
　　（4）党支部思想政治工作方针、目标、考核细则
　　（5）党支部领导在党员、干部、职工大会上的讲话材料
　　（6）向上级党委的请示和上级的批复，干部任免
　　（7）领导班子学习记录、纪要
　　2．组织工作文件
　　（1）组织工作计划、总结材料
　　（2）干部考核方案、通知
　　（3）评选优秀党支部、优秀党员材料
　　（4）支部改选的请示报告与批复
　　（5）党组织、党员、干部情况统计报表
　　（6）领导班子调整和党政干部任免报告、批复
　　（7）职改工作文件（包括评审和聘任等系列文件）
　　（8）干部离退休报告、规定、通知和批复，干部调配方案、规定、商调函
　　（9）党员名册和干部名册
　　（10）干部调动介绍信存根
　　（11）党员组织关系转移介绍信存根
　　3．宣传工作文件
　　（1）宣传工作计划、总结、安排、汇报材料、通知
　　（2）经验介绍材料
　　（3）职工思想政治工作反映
　　4．纪检、监察文件
　　（1）纪检、监察工作计划、总结、统计报表、监察条例、工作条例、实施细则
　　（2）纪检、监察工作汇报材料
　　（3）党员违反纪律的调查报告、处理决定和批复
　　（4）来信来访、落实政策、案件调查处理结果材料
　　5．办公室文件
　　（1）站领导在重要会议上的讲话材料
　　（2）站颁布的各项规定、决定和规章制度
　　（3）站向上级机关的各种请示、报告和批复及往来函件
　　（4）站简报、大事记
　　（5）省、市报刊有关站情况报导和剪辑
　　（6）秘书、保密、档案、信访、行政工作制度、办法、工作计划、汇报、总结、经验介绍材料
　　（7）档案综合管理升级、验收文件
　　（8）档案基本情况统计报表
　　（9）计划生育暂行规定、工作要点、计划、总结、统计报表、处分、处理通报、决定等
　　（10）固定资产的清查、管理文件
　　6．劳资人事管理工作文件
　　（1）上级机关对劳资工作的指示、通知、计划
　　（2）站向上级人事、劳资部门的各种请示、报告和上级的指示、批复
　　（3）站内干部、职工花名册、干部统计报表、人数增减及工资情况统计报表
　　（4）有关奖惩的决定、通知
　　（5）各类包干承包方案责任制的请示、批复
　　（6）干部、职工调资、升级、定级、转正、考核文件
　　（7）干部、职工退休报告、规定、批复、通知
　　（8）干部、职工调配方案、规定、商调函、调动介绍信存根
　　（9）干部、职工教育，培训方案、技术标准、考核规定、办法及培训名单、成绩
　　（10）各科室职责范围和岗位责任制
　　7．财务文件
　　（1）财务管理制度及各项费用开支规定
　　（2）财务收支、决算、计划、报告、批复通知
　　（3）站内各种设备的购置计划、请示与批复
　　（4）财务工作计划、总结、汇报、分析文件材料
　　（5）上级对本部门有关财务工作的指示、规定
　　（6）向上级部门的请示、报告、批复
　　（7）有关资金、银行借贷款的请求、批复、协议、合同函件
　　8．保卫、安全、综合治理工作文件
　　（1）保卫、安全检查、综合治理工作计划、总结、安排
　　（2）综合治理工作汇报和意见材料以及统计报表
　　（3）保卫、安全、综合治理工作规定、办法、通知
　　（4）干部、职工违反治安条例的处理、决定及通报材料
　　（5）内部治安情况反映
　　（6）民兵、国防教育方面文件材料
　　9．工会文件
　　（1）职代会、工会会员代表大会、先代会文件（上级关于工会委员分工的批复）
　　（2）先进集体、先进工作者名单
　　（3）各项竞赛、评比活动安排、方案、总结及开展文体活动的文件材料
　　（4）工会工作计划、总结
　　10．团支部文件
　　（1）局团委关于团支部的批复
　　（2）团支部向上级机关的请示、报告、汇报和批复
　　（3）改选团支部的请示及批复
　　（4）团员违反纪律的处分决定和通报
　　（5）评选优秀团支部、团员的材料
　　（6）较大型的团组织活动资料、情况汇报以及有关的统计数字
　　（7）团员组织关系转移介绍信
　　（8）团支部工作计划和总结
　　二、归档要求
　　1．归档的文件材料必须完整，并准确反映我站各项工作管理活动的真实内容和历史过程，必须层次分明，符合其形成规律。
　　2．打印的文件必须文字清晰，禁止用原珠笔、铅笔起草和批改文件，需要归档保存的文件不用复写纸打印。
　　3．归档的文件应符合办文程序（拟稿、签发、印章齐全）
　　4．正文和底稿、文件和附件材料（原件与复印件、请示与批复、正文与附件）应一并归档。
　　5．移交档案资料时，必须填写移交清单一式两份，经核对清楚后，双方在清单上签字，各留一份存查。
　　6．归档份数：各种发出的文件一式两份,各种报表、呈批表一式两份。
　　三、归档时间
　　1．凡经办公室收发的文件由文书负责收集积累，初步分类整理后，于次年三月向综合档案室移交。
　　2．各科室自行收发、产生的重要归档文件，由指定兼职档案员负责收集积累并初步分类整理，经本科室领导审定后，于次年三月向综合档案室移交。
　　3．一项工作（一个会议、一个问题、一个案件）已办理完毕，一星期内由有关部门将形成的文件材料移交综合档案室归档。