第一：报送材料： 
物业管理区域内已交付业主的专有部分达到建筑物总面积50%以上，建设单位应及时告知（入住率告知书）物业所在地街道办事处、乡镇人民政府，并报送筹备首次业主大会会议所需资料，一般包括六项材料：（一）物业管理区域证明；（二）房屋及建筑物面积清册；（三）业主名册；（四）建筑规划总平面图；（五）交付使用共用设施设备的证明；（六）物业服务用房配置证明；鉴于北京市相关指导规则规定了建设单位向筹备组移交相关资料的义务，此处的移交可做适当变通，街道办事处、乡镇政府可根据实际情况予以掌握。 
    第二：推荐召集人，召集业主提出成立申请 
建设单位推荐业主代表作为临时召集人，召集占总人数5%以上或者专有部分占建筑物总面积5%以上的业主向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府提出书面申请成立业主大会；这里的标准有两个，既可以是占总人数5%以上也可以是专有部分占建筑物总面积5%以上的业主，而且该权利也可以由业主自发行使。 
有点需要注意，该申请是向街道办事处、乡镇人民政府提出，而不是向居委会提出，新办法没有赋予居委会权利，而且强调街道办事处、乡镇人民政府在业主大会和业主委员会成立和活动中的职责是“协助、指导和监督”。 
    第三：街道办事处、乡镇人民政府组织成立首次业主大会会议筹备组 
时间：自接到申请之日起60日内 
组成：由业主代表、建设单位代表等组成，具体组成可结合各小区实际情况确定。其中有表决权的筹备组成员人数应为单数，而且非建设单位的业主代表人数不得低于筹备组中具有表决权成员人数的三分之二。 
组长：由街道办事处、乡镇人民政府指定。北京市住建委即将出台的指导规则提倡街道办事处、乡镇人民政府指定具有专业知识和服务能力的律师担任筹备组组长。组长不具有表决权。 
    第四：筹备组公告及成立（一次公告：筹备组公告） 
筹备组应当将成员名单、分工、联系方式等内容以书面形式在物业管理区域内显示位置公告。筹备组自公告之日起成立。 
    第五：报送材料 
建设单位应当自筹备组成立之日起7日内向筹备组提供业主名册、业主专有部分面积、建筑物总面积等资料，其中的业主名册、面积清册是比较重要的资料，是决定业主大会业主表决权的重要依据，需注意一点，此处是建设单位向筹备组报送材料。 
    第六：录入信息 
根据北京市住建委指导规则的规定，建设单位还应按照有关规定将相关信息录入公共决策平台，该平台由北京市住建委推出，将逐步在北京市范围内的小区内推行使用。 
    第七：开展筹备工作并公告（二次公告：筹备内容公告） 
　　筹备工作： 
（一）制订首次业主大会会议召开方案，确定会议召开的时间、地点、形式、议题及表决规则； 
（二）拟定管理规约草案、业主大会议事规则草案； 
管理规约、业主大会议事规则的拟定工作非常重要，这是小区业主行为的基本准则，也是决定小区管理及议事的重要参照。但目前来讲，建设单位、物业企业及业主对管理规约、议事规则的重视程度普遍不高，这些属于新兴事务，配套法律法规还不健全，很容易出现发生纠纷无法可依的情况，这时，管理规约和议事规则就显得尤为重要。如果运用的好，管理规约、议事规则将是平衡各方利益，减少和预防纠纷的重要保障。北京市住建委将会出台相应的示范文本，建议各小区以示范文本为基础，参照近几年发生的小区物业纠纷类型，结合小区实际情况进行制定。 
鉴于相关规定对管理规约、议事规则应当规定的内容比较清楚，在此不做赘述，仅提比较重要的几点： 
 业主表决权限制；（同上） 
建设部指导规则和北京市拟出台的指导规则均规定了业主大会可以在管理规约和议事规则中对有损害业主共同权益行为业主的被选举权、表决权行使予以限制，并应向街道办事处、乡镇人民政府予以说明。何为有损业主共同权益的行为，管理规约、议事规则可以做出细化规定，不应一刀切。 
 未表决业主的投票权数计算 
在表决时，未参与表决业主的投票权数是否可计入已表决的多数票，由管理规约或者业主大会议事规则规定。很多小区，并不是所有业主都能积极行使表决权，有的是业主公共决策意识不够，有的是因为居住的大多数是租户，业主较难联系等等原因，小区决议本来就很困难，在没有特殊规定的情况下，一般都不会将未参与表决业主的投票权数计入已表决的多数票，这无疑会进一步增加表决难度，建议在管理规约或业主大会议事规则中提前约定清楚。 
 以幢、单元、楼层进行表决 
有些大中型小区，每召开一次业主大会是非常繁琐的，周期会非常的长，直接影响到了小区公共事务决策和管理的效率。有关幢、单元、楼层内业主的有关事宜不一定非要通过业主大会，而由幢、单元、楼层业主自行表决，更具合理性和可操作性，具体的议事方式、程序应在议事规则中提前规定。 
 分期开发的业主委员会委员的增补办法 
分期开发的小区，业主大会议事规则中应有这部分内容的体现。 
    （三）确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的表决权数； 
    （四）确定首次业主大会会议上的业主委员会委员候选人产生办法及确认候选人名单，制订业主委员会委员选举办法； 
业主委员会委员条件：由业主担任，具体条件如下： 
委员条件：具有完全民事行为能力； 遵守管理规约、业主大会议事规则；未被业主大会依约限制被选举权的行使； 热心公益事业，责任心强，公正廉洁；具有一定组织能力；具备必要的工作时间；管理规约、业主大会议事规则规定的其他条件。 
主任条件：具有丰富的工作经验和良好的群众基础；熟悉物业管理相关法律、法规、规章和政策；年龄原则上不超过65周岁，身体健康；经连选连任、工作规范、成效突出的可适当放宽。 
特别委员：业主是法人或者其他组织的，可以授权自然人参加业主委员会委员的选举。一个物业管理区域内，一个自然人只能代表一个法人或者其他组织。 

    （五）首次业主大会会议的其他筹备工作。 
公告：筹备组应自成立之日起60日内完成上述工作并公告。 
公告形式：书面 
公告地点：物业管理区域内显著位置 
公示期间：7日，这期间业主可以提出建议或意见，筹备组应当记录 
修改确认期：公示期满后7日内，结合业主提出的建议或意见进行修改，确定拟提交表决的内容。 
筹备组表决： 
 每人享有一票表决权，筹备组作出决定应当经筹备组中拥有表决权的过半数成员同意（组长没有表决权）； 
 成员进行表决时应当在决议上签字，注明同意、反对或者弃权。持保留意见的成员不签字的，不影响决议的效力。 
 筹备组应当对会议进行书面记录，筹备组组长应当对表决及会议记录予以签字确认； 
 筹备组的业主代表不能委托代理人参加会议； 
筹备费用：筹备相关费用是由建设单位承担的，包括参会人员开支、场地费用、材料费用等等，这项不能免除，建设单位应将费用支出列明并予以保留，做为已尽该项义务的证明。 
筹备时间：筹备组应当自成立之日起3个月内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。 

    第八：首次业主大会召开前公告（三次公告：会前公告） 
公告时间：首次业主大会召开前，公告期不少于15日 
公告内容：首次业主大会会议议题和需要业主表决的内容 
公告形式：书面 
公告位置：物业管理区域内显著位置 

    第九：首次业主大会正式召开 
    表决内容： 
（一）基本内容： 
 管理规约（草案）； 
 业主大会议事规则（草案）； 
 业主委员会委员。 
（二）特别内容： 
除了基本内容外，可以根据小区实际情况通过一些其他决议。因为每召开一次业主大会是比较繁琐的，增加表决项，提高表决效率是非常有必要的。如有的小区业主大会的执行机构不仅要设立业主委员会，还要设立监事会，而监事会委员需要由业主大会选举产生，如果在首次业主大会没有选举，还需要再次召开业主大会表决，非常麻烦。 
 监事会的设置及组成 
 专项维修资金的应急支取预案 
 业主大会登记 
 自治小区的自行管理方案、应急保障措施 
 根据小区实际情况需要表决的其他内容 

    表决形式： 
 集体讨论 
 书面征求意见 
 通过业主决定共同事项公共决策平台 

投票期限：投票期限最长不得超过45日，遇特殊情况，筹备组可以向街道办事处、乡镇人民政府申请延长15日。 

表决通过：除特别内容里“专项维修资金应急支取预案”需专有部分面积占建筑物总面积三分之二的业主且占总人数三分之二的业主同意外，其它表决内容需专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意： 

    第十：业主大会正式成立 
业主大会自首次业主大会会议表决通过管理规约、业主大会议事规则，并选举产生业主委员会之日起成立。 
　　 
    十一：表决结果公告（四次公告：会后公告） 
公告时间：自首次业主大会会议作出决定之日起3日内公告 
公告时间：不少于7日 

    十二：会后备案、刻章、登记 
（一）业主委员会备案 
1、办理备案：业主委员会自选举产生之日起30日内，向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案 
2、提交材料： 
 筹备组出具并由组长签字的业主大会成立和业主委员会选举情况的报告； 
 业主大会决议； 
 管理规约、业主大会议事规则； 
 业主委员会委员名单。 
3、依法备案：材料齐全的，街道办事处、乡镇人民政府当场予以备案。 
4、依法抄送：街道办事处、乡镇人民政府应在备案后7日内将备案材料抄送区县房屋行政主管部门。 
5、书面通报：街道办事处、乡镇人民政府在抄送同时将有关情况书面通报物业所在地公安派出所、社区居民委员会。 
6、办理刻章：业主委员会凭街道办事处、乡镇人民政府出具的备案证明，向区、县公安分局申请刻制业主委员会印章。 
    （二）业主大会登记 
经业主表决同意，可以办理业主大会登记： 
1、业委会到市房屋行政主管部门办理业主大会登记； 
2、业委会凭登记证明，向区县公安分局申请记刻制业主大会印章 我的补充： 2012-08-03 11:49

首次成立业主大会选举业主委员会工作程序
一、 提出申请。在一个物业管理区域内，物业实际使用的建筑面积达到百分之五十以上的，应有10名以上的业主联名向社区居委会提出书面申请，并提供相关必要的证明材料，要求成立首次业主大会；物业实际使用的建筑面积达到30％以上不足50％，但使用已超过1年的，应有20％的业主联名向社区居委会提出申请，并提供相关必要的证明材料，要求成立首次业主大会。
二、 发出成立筹备组的通知。社区居委会在接到书面报告后5个工作日内，验核材料，确定符合成立业主大会条件后，以社区居委会的名义在物业管理区域张贴公告，向全体业主发出报名参加首次业主大会会议筹备组（以下简称“筹备组”）的通知。筹备组报名时间为5个工作日。
筹备组成员必须是该物业管理区域内的业主，开发建设单位尚有产权的，还必须包括开发建设单位。开发建设单位书面推荐代表参加筹备组（开发建设单位弃权的除外）。
筹备组成员人数宜为5人以上的单数。
筹备组应当在市住建局物业办、镇社区办公室、社区居委会的指导和监督下开展业主大会会议的筹备工作。
筹备组未依法开展工作的，市住建局物业办对选举产生的业主委员会不予备案。
三、 确定筹备组成员。报名截止后3个工作日内，社区居委会对参加筹备组的报名人员进行业主身份验核，并组织全部报名人员召开会议，确定筹备组成员。
如果符合条件的报名人员超过预定人数的，社区居委会应将所有报名人员通知到场，按照不同物业类型的比例，采取随机抽签或投票选举的方式确定筹备组成员。
如果符合条件的报名人员未达到预定人数，则延长报名时间，继续征集业主报名参加（延长期限为5个工作日）。如延长期限过后，仍未达到预定人数的，则暂停指导。
四、 筹备组成员名单公示。社区居委会在物业管理区域公示筹备组成员名单。公示期为3日。
五、 第一次筹备组会议。确定正式的筹备组成员名单后3个工作日内，市住建局物业办会同镇社区办公室、社区居委会及时召开第一次筹备组会议，并安排、布置工作，筹备组推选一名组长负责筹备组工作。筹备组可组建宣传、文书、票务、异议处理等小组开展工作。
六、 筹备组的工作。社区居委会在物业管理区域公告筹备组成员名单，筹备组自公告之日起成立。筹备组负责做好以下筹备工作：
1、 确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容，做好会务准备工作；
业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内持有1/2以上投票权的业主参加。筹备组根据本物业管理区域的实际情况，确定业主大会的召开形式。
2、 参照行政主管部门的示范文本，拟定《业主大会议事规则》（草案）、《管理规约》（草案）；
3、 确认业主身份和业主专有部分建筑面积数及物业管理区域总建筑面积、总业主人数，以幢（栋）等形式建立业主名册；
4、 根据该物业管理区域的实际情况，制定《业主委员会委员选举办法》，并确定表决票和选票的发放、监票、验票、唱票及计票的人员名单；
5、 组织每栋业主选举栋长（可视具体情况而定）；
6、 做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。
七、 业主委员会候选人报名及征求《管理规约（草案）》、《业主大会议事规则（草案》和《业主委员会委员选举办法》的修改意见。以筹备组的名义发出业主委员会候选人报名的通知并发放候选人报名表，通知上应当载明业主委员会候选人报名的条件、方式、领取和递交报名表的时间和地点等事项。
业主委员会候选人报名时间为5日。
筹备组在物业管理区域内征求全体业主对《管理规约（草案）》、《业主大会议事规则（草案）》和《业主委员会委员选举办法》的修改意见。
八、 验核委员候选人的业主身份。筹备组在社区居委会的监督指导下，按照通知中的资格条件要求进行验核（主要验核报名的候选人是否是本物业管理区域内的业主，是否有违反国家法律法规的行为，是否模范履行业主义务等）。
筹备组验核业主委员会候选人报名情况后，应将候选人的报名情况如实报送社区居委会，社区居委会办验核完毕后，由筹备组将候选人报名材料在物业管理区域内公示，公示期为5日。如有业主对候选人的资格提出异议，并有证据证明该候选人不符合候选人条件的，筹备组应在社区居委会的监督指导下予以核实，在正式公布候选人名单之前将核实情况和处理结果书面告知异议者。公示期满后，筹备组确定正式的业主委员会委员候选人，并公布正式候选人名单。
九、 印制选票和表决票，制作投票箱。筹备组应当于业主大会会议召开前，印制好选票和表决票，做好选票和表决票印制数量登记，制作选票和表决票发放签收登记表和投票登记表，并按照投票点的数量制作投票箱。 投票箱只能有一个投票口，且投票入口不得超过2cm×5cm，箱门贴上封条。
十、 发出召开业主大会的通知。筹备组应当于业主大会会议召开15日前将召开业主大会会议通知及以下材料在物业管理区域公布：
1、 业主大会会议议程；
2、 管理规约（草案）；
3、 业主大会议事规则（草案）；
4、 业主委员会正式候选人资格表；
5、 表决票和选票式样；
6、 业主名册及票权数情况；
7、 其他表决事项。
有条件的，可以采用递交书面通知、放入业主信箱内、邮寄或其他方式送达业主。
十一、业主大会的召开。筹备组组建若干发放组及唱票组、计票组、监票组，每组三人以上，由筹备组成员、业主代表组成（委员候选人应回避）。筹备组根据业主大会会议通知上确定的时间、地点和形式，组织召开首次业主大会会议。
（一）采用书面征求意见形式召开业主大会的，按以下程序进行：
1、发放选票和表决票。发放组将选票和表决票送达每户业主，确认业主身份。业主须在选票和表决票发放签收登记表上签字。如收到选票或表决票的是非业主时，应交待非业主及时转交或告知业主。
2、投票。投票采用“流动投票”和“集中投票”相结合的方式进行。
（1）流动投票。选票和表决票发放同时，业主如愿意立即投票，可将填好的票投入到发放组携带的流动票箱内，并在投票登记表上签字。
（2）集中投票。筹备组集中一个时段在管理区域出入口或社区居委会等处设立投票箱。业主将填好的选票或表决票，持业主身份的有效证明到指定的投票箱进行投票。筹备组应当组织人员（候选人应回避）在投票点做好验核业主身份、签收选票或表决票及登记等工作。社区居委会在现场全程监督。
业主因故不能参加投票的，可书面委托代理人代为投票。代理人须出示业主身份有效证明、书面委托书及本人合法的有效证件。
投票的时间超过一天的，在投票当天截止的时间，筹备组在业主代表和市住建局物业办、镇社区办公室、社区居委会见证下对所有的投票箱共同封箱，封好的投票箱放置在社区居委会办公室，任何人不得毁损投票箱。
投票时间不宜超过7日。但投票截止时，回收选票未达到法定票数的，应张贴通知，继续征集未投票业主的意见。
3、计票。投票结束后，在市住建局物业办、镇社区办公室、社区居委会的指导监督下，由监票组、计票组进行公开唱票、验票，统计投票结果。
（二）采用集体讨论（现场大会）的形式召开业主大会的，按以下程序进行：
1、入场登记。由筹备组根据物业产权份额清单对到会的业主核对身份，业主签到登记。非业主、物业使用人参加大会的，需出示业主身份有效证明、书面委托书，以及本人合法的有效证件。
筹备组要确认到会的业主数量符合法定人数和投票权数后才能宣布大会开始。
2、宣布会议议程，介绍委员候选人，宣读《管理规约》、《业主大会议事规则》和《业主委员会委员选举办法》及注意事项。
3、发放选票和表决票。发放组核对业主身份后发放选票和表决票，业主须在选票和表决票发放签收登记表上签字。
4、投票。业主填写好选票和表决票后，自行投放到会场设置的投票箱内。
5、统计投票结果。由唱票组、监票组、计票组现场开箱，公开唱票、验票，统计投票结果。
十二、确定业主委员会委员。根据业主大会投票的结果确定业主委员会委员。获得专有部分占建筑物总面积1/2以上的业主同意且获得占总业主人数1/2以上的业主同意的业主委员会候选人当选为正式的业主委员会委员。
十三、确定《业主大会议事规则》、《管理规约》等表决事项是否通过。对《业主大会议事规则》、《管理规约》等的表决统计，获得专有部分占建筑物总面积1/2以上的业主同意且获得占总业主人数1/2以上的业主同意，《业主大会议事规则》、《管理规约》才能正式通过。
十四、公示选举和表决结果。筹备组将业主大会对业主委员会委员的选举结果和对《业主大会议事规则》、《管理规约》等的表决结果在本物业管理区域内公告。
十五、召开首次业主委员会会议。自公告之日起，筹备组组长应在3日内负责召集业主委员会委员，召开第一次业主委员会会议，选举主任1名、副主任1-2名。
十六、业主委员会备案。业主委员会自选举产生之日起30日内，向市住建局物业办备案。备案须提交下列材料：
1、 业主委员会成立备案申请书；
2、 首次业主大会会议议程；
3、 业主大会会议纪要；
4、 业主委员会委员名单、报名表，产权证明和身份证复印件；
5、 已通过的《业主大会议事规则》、《管理规约》等；
6、 其他材料。
十七、刻制印章。业主委员会取得市住建局物业办的备案证明后，告知镇社区办公室和社区居委会，持备案证及相关证明到公安局指定部门刻制印章。
十八、业主委员会成立通告。印章刻制后3日内，业主委员会应将《业主委员会成立通告》、业主委员会备案证（复印件）、《业主大会议事规则》、《管理规约》在物业管理区域内通告。筹备组自行解散。
十九、资料存档。业主大会选举和表决工作结束后，业主委员会应将涉及选举和表决全过程的书面材料整理存档。有条件的，对重要的工作进行数码拍照留存。
注：1、所有的公示、公布、通告等均应在物业管理区域公告栏或其他显著位置张贴。
2、物业管理区域内人数较多的，可以幢、单元、楼层等为单位，推选出一名业主代表参加业主大会会议。涉及投票选举或表决的，须由业主本人亲自表决签名。