论市场经济下的企业档案与商业秘密保护工作
长昊商业秘密律师
 
摘要：本文论述了企业转轨进入市场经济后，企业档案与商业秘密的关系，提出了如何解决企业档案特别是负载商业秘密的档案的保密工作。
关键词：企业档案、商业秘密、保密、工作
1.企业档案与商业秘密的关系
企业的商业秘密，实际上是指企业的技术和经营信息，是人们在生产经营活动中对自然力的应用，对组织、经营、管理所取得的成果。而这些信息大部是分以文字、磁盘、录像带、照片等形式记录下来的，它的存在形式和物质形态正是企业档案，也就是说企业档案是商业秘密的负载。
现代企业要想在社会主义市场经济条件下立于不败之地，必须用于属于自己的专利技术和秘密，生产出独树一帜的品质优良的产品，必须定制一套科学有效的营销策略，拥有自己的客户市场。因此，商业秘密在企业发展中起着愈来愈重要的作用。为了保护合法用有商业秘密的企业经济利益，禁止不正当竞争，维护正常的社会主义经济秋序，广东长昊商业秘密律师邱戈龙认为，由国家对商业秘密进行专门立法也越来越迫切。
2.企业档案保密工作尤其商业秘密保护工作中存在的问题
2．1档案工作的失误成为商业秘密流失的重要渠道之一
至今，仍有一些国营企业不能适应市场竞争所带来的种种变化，不重视档案工作，甚至不能划定自己的商业秘密，使经过几代人辛辛苦苦研制开发的新产品被同行窃密，造成重大经济损失后，却不能用法律武器来保护自己的权益。因此，要加强企业档案的保密工作，首先要划定商业秘密的范围，明确相关人员的保密权利和义务。对于国有企业来说，商业秘密无外乎是本企业的科技信息和经营信息。企业在发展，开发设计的科技产品会越来越多，把载有产品研制试验的关键技术信息及销售状况的文字、照片、光盘等及时归档，堵塞由于工作疏忽而泄密的漏洞，是一个关键性问题。
2．2缺乏系统的商业秘密保护办法
在我国对商业秘密现有的司法条文可以散见于《反不正当竞争法》、《经济合同法》、《劳动法》等有关条款。商业秘密属保护知识产权范畴的一个概念，随着知识产权保护意识的增强，将自己开发研制的新产品、新技术作为商业秘密保护的做法越来越普遍，有关商业秘密诉讼的案件也日趋增加。在《反不正当竞争法》里，虽然明确规定了商业秘密的定义和范围以及构成商业秘密必须同时具备的四个条件，但由于缺乏具体条款，实施起来有很大难度。其中市场经济中人才的流动是无法阻止的，尤其是参与了本企业高科技研制开发的人员流动，可能会或多或少地泄露该企业的科技信息。另外，经营销售人员的踏槽，也会将本企业的一部分固定客户带走。诸如此类，都是无法避免的事实。虽然商业秘密的保密性要求“不为公众所知悉”，但商业秘密对于某些特定的人来说都是公开的。例如一项新科技新成果，在开发单位内部，对于研制、生产、管理、经营、档案人员是不可能保密的，在企业商业秘密的产生及认定，确定涉密人员权利与义务以及员工保守商业秘密，特别是对外接待保密等重大问题上还缺乏全面统一的具体规范。
2．3机读档案管理不善
众所周知，档案是具有保密性质的，归档的光盘不外借，以拷贝或网上传输的形式提供利用，查阅电子文件要有一定的权限，查阅人员只能查自己权限之内的电子文件。但利用人员私自拷贝文件，利用高科技之便，利用计算机网络窃密。
2．4企业档案定密难
企业秘密事项以科技成果为重点，科技成果的定密依据是国家保密局、国家科委科技成果司1989年编发的《科技成果密级评价方法》。在社会主义市场经济条件下，企业秘密中商业秘密的比重越来越大，但目前国家还没有确定商业秘密的统一法定程序，没有商业秘密及其密级范围、保密期限的具体规定，所以企业商业秘密的确定、管理、依法保护等工作更是难于开展。
3.现阶段做好企业档案及商业秘密保护工作的几点建议
在我国由于科技档案管理工作的失误造成本单位商业秘密泄露的事件不少。因此，要对科技档案人员进行教育，使他们认识到，商业秘密是关系企业兴衰和员工切身利益的问题，档案是企业的无形资产，是无可估价的宝贵财富，必须把企业档案管理好、利用好，防止泄密。
要完善企业档案与科技资料的管理制度，明确规定各部门领导、科技人员、档案人员及相关人员的保密职责，制定适合本企业的保密制度，强化保密工作奖惩措施，对泄密、窃密等损害企业利益的行为要坚决进行惩处，决不姑息迁就。对复制文件与档案，要制订允许复制的范围，要采取特别措施，防止他人利用计算机获取商业秘密，例如光盘、磁盘档案，除本企业科技开发人员可以在档案人员配合下，在档案阅览室利用外，一律不予外借他人。要制定商业秘密保护措施，合理界定商业秘密；制定商业秘密规章制度，制定系统、完善、有效而合理合法的商业秘密“厂规厂法”并教育员工严格遵守执行，形成健全的商业秘密管理体制；建立科技人员档案，记录科技人员参与科技项目情况；与本单位重大科技项目参与人员签订保护商业秘密的书面保密合同，明确规定该合同人员的保密职责与义务以及在若干年内不得流动、不得对外泄露等具体事项，使之具有法律效力。
加强《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》及知识产权保护方面的各种法规的宣传和普法教育，特别是对企业领导干部的普法教育，进一步提高全民的档案及保密意识，处理好商业秘密与科技交流的关系。