张宏超律师     市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，据不完全统计，全国每年订立合同大约40亿份，法院每年受理的案件中涉及合同纠纷的多达350万件，可见合同管理在现代企业经营管理中的重要。因此，能否实施有效管理把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。那么，如何进行合同管理呢？
    基于本人十余年企业法务、企业法律顾问、律师执业的经验，特总结了现代企业对合同进行管理的点点滴滴，以期对经营和管理企业的朋友有所启发!
    “管理”一词从管理学角度理解。“管”体现了管理活动所谓“硬”的一面，它代表了管理者的权力和占有的资源。其核心是控制，管的目标是盈利。而“理”体现了管理活动所谓“软”的一面，它代表了管理者的影响力和观念，“理”的核心是做事，目标是做事。从这样理解的角度我们给合同管理下个定义：“合同管理”是指企业管理者对其所撑控和拥有的关于合同的资源进行控制。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是—种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，它涉及大量的法律专业问题。
    一、合同管理的主体及其权责
    合同管理作为企业日常经营活动中管理工作的一部分，是一个经常性，动态的工作。举一个例子:A公司作为加工订单企业与某公司签订了一批产品销售合同，那么A公司可能先要采购相应的原村料，然后组织生产部门进行生产，业务部门发货，而收款可能还需要财务部门协助。所以合同管理是企业内部各职能部门共同的工作，需要各个部门相互的协作、共同来管理。只不过每个部门在某类合同管理工作中可能由于企业的管理分工，其部门职责或侧重点不同罢了。因而我们说合同管理的主体应该是现代企业内各个职能部门，把合同管理工作认为是某部门的职责范围的观点是极其片面的。其各自的职责因其职能和合同的种类不同而有所差别，一份合同从其签订到合同履行、监督、合同的保管、甚至于发生纠纷后的解决，在各个阶段必须有相应的部门承担管理工作，我将在下面论述中详细介绍。
    合同一般情况下应该由相关部门或会同法务部门（法律顾问）起草、法务部门审核、最后还应该有主管经理或总经理的审查批准，这样才可签订使其生效，真正做到无风险或风险最低。公司规模较小的可以不设法务部门，但至少应聘请一名执业律师作为法律顾问来承担这方面的审核工作，我认为这是必须的。本人认为，每一个企业都需要有法律顾问，尤其是现代企业。产、供、销、人、财、物，任何一个环节都会有法律来规定。中小型的企业业主们每天处理的几乎都是这些方面的问题。除非这位业主出身律师或者根本就不屑与律师交往，否则，企业内应设法务部门或聘请律师作为法律顾问。我的许多客户现在都有一个习惯，在签订协议前都会给我一个副本，让我审核下，一些项目，他们也希望我参与谈判。
    对于合同书的档案管理，最好找专业的档案管理专业的人员来完成，因为档案管理不是简单的保管，它可能需要统计、分析，以期在企业决策时能提供相应的数据资料。
    通过以上讲述，我们认为合同应在各个部门相互的协作、共同来管理的前提下由企业法务（法律顾问部门）统一归口进行管理。
    二、合同签订的管理
    首先是签订合同前的准备工作，合同在签订前有许多准备工作要做，诸如市场分额、销售情况、竞争对手的相关情况等相关的数据分析，合同他方的资信状况等等，这些情况在签订合同前尽可能做到心中有数，使企业顺利签订合同。在具体操作上可以委托专业的市场调研人员或机构对相关问题做专业调查，可以委托律师等相关机构对对方的资信作出调查和评估。
    对于一些重大的合同，在签订前可能涉及谈判，这便要求企业组成谈判小组或团队和对手进行谈话，谈判小组顾问及公司相关主管经理或总经理应该是必要的参加人选。当然，对方谈判团队的组成人员，谈判分工及其相关人员的兴趣爱好等尽可能的做了解，对后面将要进行的谈判将会有积极的作用。
    其次，是合同条款的起草，合同草案的条款一般情况下由业务部门根据公司内的具体情况草拟，必要时可以与法务人员或公司法律顾问共同草拟，使将来签订的合同最大限度的适应公司内部的经营特点。
    再次，由法务人员或公司顾问律师对起草好的合同进行审核，主要从法律角度进行，以发现纠正合同条款中的法律漏洞，措词不太准确的情况等，以便合同双方更好的履行。避免约定不明确或没有约定等问题。尽量想得周到，订的具体。
    最后是主管经理对审核过的合同审查批准。这里我们应当注意，对一些公司内部的格式业务合同，我建议还是按照上述的程式严格审查，对合同履行中出现的问题，业务部门、法务部门等相关人员应及时提请修改，以减少法律风险。

 三、合同履行的管理
    当事人之所以要订立合同，是为了实现一定的合同目的。合同订立后能否很好履行，关系到合同目的能否实现，也关系到合同当事人的合法权益能否得到维护。站在诚信经营的角度当事人应当按照约定全面履行自己的义务。而作为合同一方和企业，如合同在订立时对有关问题没有约定或约定的不太明确，履行过程中应当及时发现及时加以补救，不要因此而妨碍合同的履行。若出现这种情况尽可能由双方协议补充，不能达成补救协议的，如果不能确定，按照《合同法》、合同有关条款或交易习惯确定。
    合同在订立后履行过程中一方的经营状况有时会发生一些变化，不能很好的按原约定履行，这时可以与对方友好协商。协商不成时，可以按法律规定采取相应的措施。如果当事人互负债务，没有先后履行顺序的，应当同时履行，一方在对方履行之前有权拒绝其履行要求，在对方履行债务不符合约定时，在权拒绝其相应的履行要求。有先后履行顺序的，先履行一方未履行的后履行一方有权拒绝其履行要求，先履行一方履行债务不符合约定的，后履行一方有权拒绝其相应的履行要求。例如：合同约定在什么时间同时交货和支付价款，如果一方没在这个时间交货，对方有权拒绝对方要其支付价款的要求，这样可以防止付款后收不到货。
    还有一种情况即《合同法》规定的不安抗辩权问题，当事人互负债务，合同约定有先后履行顺序的，先履行债务的当事人应当先履行。但是，如果应当先履行债务的当事人，有证据证明对方有丧失或可能丧失履行债务能力的情形时，可以中止履行，只需依法通知其即可。对方提供适当担保时，应当恢复履行。当然，行使不安抗辩权是要按一定的程序来办。
    上述种种规定 ，就要求企业在履行合同过程中时刻关注与履行合同相关的因素，特别是合同他方的经营、履约状况。以其防止或减少相应的法律风险，有些企业在其内部针对自身的经营特点专门设置履约监督部。本人曾对一家有相当规模的某房地产公司作过调查研究，该公司的这种机构设置或者说这种管理模式有一定的积极作用。当然，不是所有的公司都要设置履约监督机构，可以根据公司的具体情况专门人员来进行这方面的工作。
    在合同履行过程中，有时由于某些因素的改变，存在债权人没有正当理由拒绝受领标的物或者查找不到债权人而无法履行，为了保护债务人的合法权益。《合同法》规定了提存制度。即债务人由于债权人的原因而无法向其交付合同的标的时，将该标的物提交给提存机关而消灭债务的制度。当然，如果标的物不适于提存或提存费用过高的，债务人依法可以拍卖或变卖标的物，提存所提的价款。
    对于不适于提存的物品。如易燃易爆物品需人照料或需的特殊设备的物品，债务人可以申请法院拍卖或按市场价变卖，而提存其价金。
    四、合同异动时的应对及发生合同纠纷的解决
    合同在履行过程中出现异常情况，首先需要公司有关人员能及时发现，如果没有相关监督履约人员及采取有效措施，那么合同目的就可能无法实现，以前的工作可能就付诸东流，白做了。例如：A公司与B公司订立货物买卖合同，A公司交付了货物，B公司应当履行向A公司支付货款的义务。另一方面C公司又欠B公司货款，均已到期，如果C公司不向B公司支付货款，就可能影响B公司向A公司支付货款，也就是现在大量存在的所谓三角债。在这种情况下，B公司应积极向C公司追索到期应当支付的货款 ，以便向A公司支付货款。如果B公司怠于行使向C公司追索到期应付货款，很明显，B公司的这种作法可能对A公司造成损害。A公司应该怎么办？为此，A公司可以请求人民法院以自己的名义向C公司行使债权。A公司享有的这种权利便是《合同法》规定的代位权。当然，代位权的行使范围以债权人的债权为限，债权人行使代位权的必要费用，由债务人负担。
    再看下面一案例：甲公司欠乙公司钱无力偿还，但甲公司还有其他财产如汽等，本来可以用这些财产抵债，但甲公司将这些财产以明显不合理的低价卖给丙公司或无偿送给丙公司;丙公司也知道这种情况，那么乙公司可以请求人民法院撤销甲公司的行为。乙公司享有的这种权利便是《合同法》规定的撤销权。
    以上两种权利及前面我在合同履行管理中所讲的抗辩权等权利，均是应对合同出现异常情况，所要采取的有效措施的法律依据。因此，合同管理工作需要动态化进行，在整个合同订立、履行过程中，外部环境在不断发展变化。特别是在履行过程，我们不仅需要注意到我方公司的履行情况，而且要随时密切关注合同对方的经营状况，以采取积极有效的应对措施。
    当然，合同管理过程中出现异常情况呈多样化，而且有时出现的异常情况也是多种异常情况并存的，这就要求对合同管理工作应当常态化、相关信息共享化、采取措施及时有效化等。
    如果合同出现异常情况，管理工作不到位采取措施不力，从而发生合同纠纷，应该如何解决？总体上来讲，解决合同纠纷的途经很多，诸如谈判协商、斡旋调解、仲裁、诉讼等。下面将分别论述：
    首先，来说说谈判协商，谈判与协商往往密切相连，在协商的基础上谈判，在谈判的过程中不断协商。在社会主义市场经济中，合同作为主体的一种交易方式，因为合同发生纠纷，只有在合同当事人之间达成真正达成一致，才能使合同纠纷得到彻底解决，而协商的方法，正是建立在双方和平解决纠纷的诚意和愿望之上，由于协商方法，谈判问题的范围等方面存在很大的灵活性，双方可能会充分考虑以前及将来业务合作、在某一领域内的市场地位等因素，会使纠纷双方对合同纠纷问题得到完全一致的合理解决，具有较大的灵活性与合理性。易于沟通思想而趋于一致。当然，谈判与协商也需要注意技巧和方法。
    其次，斡旋调解。当发生合同纠纷后，完全可以由合适的第三方以各种有助于促成当事人进行直接谈判的行动、导致纠纷双方通过谈判协商解决合同纠纷。许多公司在某一行业或领一地区由于其优良的产品品质、诚信的经营形象与许多单位、企业、个人建立了伙伴合作关系，发生合同纠纷后，完全可以邀请双方信赖或接受的第三方就双方发生的合同纠纷进行介入斡旋、调解，以期解决合同纠纷。
    再来说说仲裁。仲裁是当事人在自愿基础上达成协议，将纠纷提交非司法机关的仲裁机构来审理，由仲裁机构作出对争议双方圴有约束力的裁决的一种解决纠纷的方式。仲裁是一种解决财产权益纠纷的民间性裁判制度，其具有自愿性灵活性、快捷性等特点，另外 ，仲裁也因为其经济性和独立性等特点，越来越多的合同纠纷当事人通过仲裁解决了纠纷。
    最后来说说民事诉讼，所谓民事诉讼是指通过司法程序解决民事纠纷。由于民事诉讼具有所解决纠纷的私权性、公权性、严格的规范性、强制性、程序性等特点，所以与上述解决纠纷方式有着诸多的不同。还有就是刑事诉讼，有些合同在签订、履行过程中有涉嫌犯罪的情形，我们可以借助刑事诉讼程序的特点达到解决合同纠纷的目的。
    因此，合同关系自始至终是一种法律关系，所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位、动态的管理。
五.其他几类合同的管理
    1.  劳动合同
    恩格斯曾经指出：“资本和劳动的关系，时我们全部现代社会体系所围绕旋转的轴心”。1994年7月全国人大常委会通过的《中华人民共和国劳动法》确立了我国的劳动合同制度。2007年6月29日《中华人民共和国劳动合同法》正式颁布。该法对劳动合同的适用范围、合同的订立、履行和变更、解除和终止、建立平等协商的集体合同制度、对实施劳动合同制度的监督以及法律责任等方面都作出了大幅调整，为妥善调整劳动关系提供了详细的、可供操作的规范，注重对劳动者合法权益的多重保护。
     《中华人民共和国劳动合同法》正式颁布实施后，企业相关人力资源管理和开发部门、法务（企业法律顾问）、相关主管领导一起参与，及时对相关劳动合同进行清理、修改；确保企业劳动合同合法，并且与企业人力资源管理的要求相适应。
    大多数企业都有一套招聘、上岗、培训等劳动力资源管理与开发的较为成熟的流程制度。劳动合同的管理，就需要从这些流程的各个环节上，依据相关法律设计一套与之相对应的有效的管理措施。以便更合法高效的完成企业劳动合同管理工作。
    另外，对劳动合同进行管理，还涉及到企业管理规章制度、相关社会保险制度的贯彻实施等内容。我们将选择时机详细讲解，这里不再多讲。
    2.  其它的合同的管理
    对于这方面的合同，相关人员及法务（法律顾问）等应及时依法审查完善合同，依据合同双方的具体情况对合同条款作出审查修改。确保约定明确、全面，能够操作和履行。
    合作发展合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同、金额巨大的购销合同等。由于这些合同涉及到企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响，因此，在签订合同过程中，一定要把这些合同挑出来，做为合同的重点审核和管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都应有法律顾问部门的主要人员的参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。但总的来讲，对于此类合同，我认为还是严格按照上面讲的管理方式和内容进行较为妥善。
    六、合同管理中应注意几个问题
    1.对企业公章或合同章的保管。
     2.对企业职工合同签订授权的管理与控制。
     3.对企业的被解聘主要负责人的防范。