办公总务管理系统——会议管理制度
办公总务管理系统——会议管理制度
1．以积极的心态看待会议在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
2．要有明确的会议目的开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。
3．精选参加会议的人员会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
4．会前要有议程要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。
5．会前要作准备参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。
6．公开称赞、私下批评会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。
7．开放心胸，容纳意见会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
8．设定时间，准时开始、准时结束要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。
9．认真做好会议记录一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。
10．事后追踪要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议 决议都能完成
部门经理会议规程
第一条目的 部门经理会议作为总裁的辅助机构，审议、决议公司内外重要或重大事项。
第二条 制定与废除 本规程的制定、修改与废除的决定权在总裁。
第三条 会议成员构成 部门经理会议成员由总裁、副总裁、总裁助理、董事会秘书、部门经理和室主任构成。在总裁认为有必要的情况下，可以要求部门经理以下级别人员参加，听取他们的意见。
第四条 会议召开 部门经理会议分两种，一是例会，二是临时会议。例会每周一上午9时在总裁办公室召开；如果例会日适逢节假日，或遇不测事件不能如期召开，则改定在适宜的日子召开。临时会议由总 裁认定必要的时候召开。
第五条 会议主持 会议由总裁召集并主持召开，总裁因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。
第六条 审议事项审议事项如下：1 方针与计划事项(1)经营上重要的方针与计划。(2)经营计划与经营方针的实施方案要点和对策。(3)总裁认为特别有必要审议的其他事项。2 机构与制度事项(1)业务组织机构与业务规定、规程的制定、修改与废除。
(2)与子公司的业务关系、财产关系和人事关系的决策事项。(3)各部门在业务上重要的报告、请示与联络事项。(4)总裁认为特别必要的其他事项。3 财务事项(1)一项10万元以上固定资产(无形资产)的获取、处理、租赁、借贷以及重要的改造 事项。(2)一项金额在100万元以上的长期资金(两年以上)的借入以及债务保证事项。(3)一项金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项。(4)对一方进行20万元以上的投资事项。(5)对一方进行20万元以上的贷款事项。(6)融资与集资事项。(7)重要的对外担保事项。(8)一项美元1万、日元100万外币买卖事项。(9)不良债权的处置事项。(10)总裁认为有特别必要审议的其他事项。4 项目经营事项(1)重要的项目经营机会与风险事项。(2)项目决策事项。(3)项目的实施与监控事项。(4)大宗交易事项。(5)一项价值30万元人民币索赔事项。(6)重要交易关系的建立与解除事项。(7)营销渠道的选择事项。(8)营销策略的选择事项。(9)营销价格的决定、修改事项。(10)总裁认为有特别必要审议的其他事项。
5 办公事务事项(1)重要的人事任免、调动和赏罚事项。(2)干部职工的晋升、提薪、奖金、津贴以及考核评价事项。(3)人事招聘、录用事项。(4)专家顾问的外聘事项。(5)一项金额10万元以上的赔偿事项。(6)一项金额5万元以上的办公事务开支事项。(7)一项金额5万元以上的聘金、会费、交际费开支事项。(8)一项金额3万元以上的招待接待费、差旅费开支事项。(9)重要的涉外、公关事项。(10)契约与诉讼事项。(11)总裁认为有必要审议的其他事项。6 本规定以外的事项，除总裁认为有必要提交部门经理审议，决策权限归总裁所有。
第七条 决议 部门经理会议审议与决议，完全在总裁的决策基础上进行。
第八条 决议执行 部门经理会议一经形成决议，由相关部门经理或室主任负责执行，及时贯彻落实决议内容与精神。总裁以下的全体职工必须按决议内容与精神执行。决议内容与精神的变更权在总裁。
第九条 会议事务 部门经理会议事务由董事会秘书全权负责。1 会议议题的资料整理与准备2 会议议程安排。3 会议记录与纪要整理。4 会议议决草案起草。5 会议文件的保管。6 对会议决议实施情况进行调查，及时向总裁报告。
第十条实施报告部门经理或室主任，有义务和责任在适宜时候，将决议实施过程、情况与结果，向总裁报告。
第十一条 附则1．在董事会秘书因故不能负责会议事务的情况下，由总裁自办公室成员中指定一名代理。2．本规定自××××年××月××日起实施。
会议管理要领
(一)提高会议成效的要领
1.要严格遵守会议的开始时间。
2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4.在会议进行中要注意如下事项：
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?
5.应当引导在预定时间内做出结论。
6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
(二)会议禁忌事项
1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)
2.不可从头到尾沉默到底。
3.不可取用不正确的资料。
4.不要尽谈些期待性的预测。
5.不可做人身攻击。
6.不可打断他人的发言。
7.不可不懂装懂，胡言乱语。
8.不要谈到抽象论或观念论。
9.不可对发言者吹毛求疵。
10.不要中途离席。
提高会议成效的要领
1.要严格遵守会议的开始时间。
2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4.在会议进行中要注意如下事项：
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?
5.应当引导在预定时间内做出结论。
6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
