各区县房地局： 
　　现将《上海市房屋土地资源管理局执法监察案卷建档规范》印发给你们，请参照执行。 
 
 
上海市房屋土地资源管理局 
二○○三年五月十六日 
 
 
上海市房屋土地资源管理局执法监察案卷建档规范 
 
　　一、执法监察案件档案是指经执法监察部门立案后，在执法过程中形成的法律文书及与案件有关的材料。 
　　二、行政违法案件结案后，办案人员应及时按顺序整理案卷，并检查整个卷宗中的法律文书是否齐全、格式是否规范、内容要素是否完备。在检查无误后报分管领导审核，经分管领导同意归档后将整个案卷移交档案工作人员。 
　　三、执法监察案件案卷内容应按下列顺序编排整理： 
　　1、上海市房屋土地资源管理局发文处理单（行政处罚决定书发文处理单）； 
　　2、立案审批表； 
　　3、执法检查告知单（回执）； 
　　4、询问笔录（陈述笔录）； 
　　5、现场调查（勘查）笔录； 
　　6、证据（包括土地测绘报告、各类有关凭证、合同，照片、录像、图片资料等等）； 
　　7、当事人身份证明（单位营业执照或个人身份证复印件或法人代表委托书）； 
　　8、案件调查报告； 
　　9、责令限期改正通知书； 
　　10、行政处罚告知书或行政处罚听证告知书（附公文送达回证）； 
　　11、听证笔录（包括行政处罚听证通知书）； 
　　12、当事人陈述和申辩材料（行政处罚告知后）； 
　　13、行政处罚决定书（附公文送达回证）； 
　　14、罚款催缴通知书； 
　　15、延期（分期）缴纳罚款批准书,含延期（分期）缴纳罚款申请书和发文处理单； 
　　16、强制措施记录（包括行政处罚强制执行申请书）； 
　　17、代收罚（没）款收据（复印件）； 
　　18、违法案件结案审批表； 
　　19、其他有关材料； 
　　20、需保密的举报材料、领导批件、讨论笔录等。如有秘密材料，则整个案卷属秘密（机密）档案。 
　　上述所例内容中，1、2、3、4、6、7、8、10、13、18项是必不可少的内容。其它内容只要案件涉及，也是案件档案必需材料。 
　　四、案卷归档操作规范： 
　　1、封面：用仿宋体逐项打印。标题应包括责任者、问题和文种三部分，做到准确鲜明、简明扼要地反映卷内文件的内容。起止日期按卷内最早和最晚形成的文件日期填写。保管期限为长期，文件份数、页数按实填写。如属涉密档案，需在封面上注明密级。 
　　2、目录：按固定格式逐件打印卷内文件目录。涉密文件在备注栏注明。 
　　3、封底：备考表内填写需要说明的情况，如实填写立卷时间，立卷人在表上签名，领导在“检查人”处签名。 
　　4、页码：用号码机编页号（三位数），有文字页均应一页编一个号，编号位置在文件的右上角，背面编在左上角，图表、照片编在空白处。 
　　5、装订：装订前应拆掉订书钉、大头针等金属物，对无装订线位置的文件要加以裱糊，归档文件统一采用A4纸张，大小不一的纸型要把文件底边和右边对齐，以三孔线装订，结头在背后，装订线不能压住字迹。 
　　五、档案工作人员应集中、系统地保存文件。任何人不得对已经结案归档的案卷材料任意更改、添加或抽取，未经许可，不得擅自外借。 
　　六、档案工作人员于每年第二季度将上一年经整理后的案卷移交档案馆，同时打印移交目录涉密档案在备注栏注明。 
 
 
二○○三年五月十六日