市本级各出口企业：
根据财政部、国家税务总局《关于调整纺织品服装等部分商品出口退税率的通知》（财税［2008］111号）文件精神，规定从2008年8月1日起对部分商品调整出口退税率。并且规定对涉及取消出口退税的商品，经备案的出口合同，凡符合条件的，准予按调整前的退税率执行，同时对出口合同备案工作提出了要求。现结合我市出口退（免）税管理实际，将出口合同备案有关事项通知如下：
一、备案范围：除来料加工复出口业务外，其他贸易方式申报出口退税的出口业务，且该业务下的出口商品是属于财税［2008］111号文件规定取消退税率的，均适用于通知规定的出口合同备案办法。
二、备案时间：出口企业必须在2008年8月15日前到我局办理出口合同备案。超过上述时间不再受理出口企业的出口合同备案申请。
三、出口时间：经备案的出口合同，凡在2009年1月1日之前（以《出口货物报关单》“出口退税专用”上海关注明的出口日期为准）报关出口的，且实际出口货物与备案出口合同中出口企业、外商、出口商品名称等内容相符的，准予按调整前的退税率执行。逾期未能备案的、备案合同项下出口企业、外商、出口商品名称等其中一项内容发生变化的、以及2008年12月31日以后报关出口的，一律按调整后的出口退税率执行。
四、备案方式：
1、对出口合同备案采取纸质合同和主要相关内容电子数据一并备案的方式。电子备案通过申报系统录入并生成电子数据：生产企业出口退税申报系统7.0版本、外贸企业出口退税申报系统9.0版。操作方法详见“出口合同备案电子申报操作说明”（请在本通知附件下载）。
2、电子备案重点项目录入要求：出口企业的备案电子数据是作为电子底帐，收齐单证时必须与电子底帐比对一致才能审核通过。因此，要求出口企业务必录入准确。特别是出口合同号、出口合同项号、代理合同协议号、出口商品代码、出口商品名称、计量单位、出口数量、出口金额等务必录入准确，录入要求详见“出口合同备案电子申报操作说明”（请在本通知附件下载）。
五、备案提供的资料：
（一）出口合同原件和复印件（应注明与原件相符，并有出口企业负责人签字）；
出口合同是指，按《中华人民共和国合同法》第十一条规定签订的书面形式合同，并应同时满足下列条件：
1、2008年8月1日前签订；
2、合同签订日期、出口企业、外商、出口商品名称、单价、数量、金额、合同协议号等内容明确；
3、经出口企业和外商双方签字确认或盖章，以数据电文方式签订的书面形式合同，必须由出口企业打印并由企业负责人签字确认或盖章；
4、合同内容真实有效。
（二）通过出口退税申报系统录入并生成的电子数据（优盘）；
（三）通过出口退税申报系统打印《出口合同备案申请表》（一份）；
（四）通过出口退税申报系统打印《出口合同备案受理回执》（两份）；
（五）代理出口协议（属于委托代理出口的需提供，一律由委托方进行备案）。
要求打印纸张类型统一为A4纸，若出口企业只能打印A3或B4纸的，企业必须将打印出的A3或B4纸报表缩小复印成A4大小再申报。
六、合同备案其他要求：
1、合同一经备案，一律不得修改。
2、出口合同为外文的，企业还应附送中文译本，并声明与原外文合同相符。
3、出口企业将出口合同报税务机关备案后，如在2008年8月1日至2008年12月31日期间实际出口货物金额、数量超出备案合同的备案金额、数量，超出部分按调整后的出口退税率计算办理退税。
4、出口企业采取涂改、伪造合同，倒签合同日期等各种手段牟取非法利益的，一经发现，税务机关不予退税，已退税款或多退税款予以追回，并按照有关法律法规规定予以处罚。
七、单证申报要求：
1、备案企业需在出口退税申报明细表该笔出口退（免）税申报的备注栏内填写“HTBA”字样（合同备案的拼音字头，字体大写）。
2、外贸企业在申报办理退税时必须单独装订、申报，不得与其他单证混合申报。生产企业在申报系统进行“收齐出口单证明细录入”操作时，按已备案和未备案的顺序做收齐，纸质单证必须按此顺序单独装订成两本，在封面上标明“已备案”或“未备案”。
3、申报时必须提供原备案合同复印件，并与对应单证一并装订成册。
出口合同备案工作涉及广大出口企业的切身利益，要求出口企业务必重视此次备案工作，认真学习财税［2008］111号和本通知的精神，仔细对照财税［2008］111号文件当中的附件2《取消退税率商品清单》。若涉及相关商品出口的，请按本通知要求收集好相关材料，在2008年8月15日前准确完成出口合同备案工作。请将备案材料和相关电子数据报送到嘉兴市国税局进出口税收管理处925办公室。
出口企业在备案过程若有疑问的，请拔打嘉兴市国税局进出口处咨询电话：82320191。
嘉兴市国税局
二OO八年八月一日
附件：1、外贸企业出口合同备案电子申报操作说明（略）
2、生产企业出口合同备案电子申报操作说明（略）
