各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局：
　　根据省委、省人民政府的决定，全省正在开展撤并乡镇工作。为了合理处置撤并乡镇的档案，确保档案的齐全完整，根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》的有关规定，特作如下通知：
　　一、各地区行政公署，各市、县人民政府要加强对档案处置工作的领导，各县(市)资产处理移交小组要吸收县档案行政管理部门的负责人参加，并将档案的处置工作纳入资产处理移交小组的工作范围，统筹规划，统一安排。同时，要做好撤并乡镇工作自身产生的文件材料的收集、整理和归档工作。
　　省、地(市)、县档案行政管理部门要加大对撤并乡镇档案处置工作的监督力度，加强管理，确保档案的齐全完整和系统。

　　二、各撤并乡镇要将档案的处置做为财产清查移交工作的一项重要内容，加强领导。乡镇档案人员要认真、及时做好档案文件材料的收集整理工作，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁应归档的文件、材料。造成档案损失的要依照《档案法》和《山西省档案管理条例》的规定，追究领导和有关人员的法律责任。

　　三、要合理处置档案的归属与流向。被撤销乡镇的档案全部向县档案馆移交。新建制乡镇要及时建立健全档案管理机构，确定档案人员，建立和完善各项规章制度，其档案可延续新建制乡镇驻地的原乡镇档案全宗进行管理。县直有关部门派驻乡镇各所、站的文书档案、会计档案等门类的档案可向其主管部门移交。其中土地管理、户籍管理、计划生育管理、婚姻管理等专业档案，实行成建制撤并的可移交给新建制乡镇的相关所、站管理；个别乡镇被分割划归几个新建制乡镇的，可以村为单位向划入的新建制乡镇的相关所、站移交。

　　四、撤并乡镇档案的移交工作要在资产处理移交小组和县档案行政管理部门的监督之下进行，要严格办理交接手续，编制移交目录，认真填写《档案移交登记表》，交接双方签字后，一式三份，由交接双方和县档案馆各保存一份。

　　五、各县(市)人民政府要为档案的移交进馆提供必要的物质条件和专项经费，确保撤并乡镇档案移交进馆工作的顺利进行。
山西省人民政府办公厅
二00一年一月十八日