为了满足在市局级进行数据集中以主基层税务机关实现电子申报、征管和稽查数据共享、市局级管理层监控和管理的需要，省局已对湖南征管4.30进行技术升级，完成《湖南税收征收管理系统4.40》(简称'湖南征管4.40')的开发工作，能够达到市局级监控、管理的需要和基层税收征管、稽查事务处理的业务要求。为了使湖南征管4.40版软件2003年起在全省范围内稳步推广运行，省局要求，运用湖南征管4.30版进行税收征管的各基层国税机关，在2003年1月31日前，对湖南征管4.30版数据进行一次清理。现将有关清理工作要求通知如下：
　　一、各级领导要高度重视此项基础工作
   湖南征管4.30版数据清理工作各级领导要高度重视，由市、州局征管部门牵头组织部署，信息中心配合做好数据清理工作，各基层国税机关相关部门参入实施。清理过程中，要求各部门之间密切配合，集中时间，统一步骤。

　　二、数据清理前的准备工作
   1、对基础数据资料，包括税务登记(开业登记、停复业登记、变更登记、注销登记)、认定管理、税种登记、税额调整、发票代码、发票名称、发票使用种类、发票认定、征收台账结转数据、计会结转数据和发票结数据进行清理，打印相关清册备查，为清查后的数据核对和补录作好准备。
   2、必须对湖南征管4.30版的基础资料库进行整理，整理之前，必在将湖南征管数据及将基础资料数据进行备份。

　　三、数据清理的主要工作
   1、代码清理，主要包括可以变化的自定义代码，其基本原则是代码定义骗号必须连续且从1编起，保证所有使用到代码保存信息的表必须在代码上参照一致。需要清理的代码有：
   操作页代码(czydmk)
   银行代码(code)，使用银行代码的表有(swdjb，gryhk等)
   管理员代码(code)，使用管理员代码的表有(swdjb等)
   科所代码(code)，使用乡镇代码的表有(swdjb等)
   发票代码(fpcode)，发票种类代码、发票代码编码必须遵守省局的统一规定。
   2、对湖南征管4.30版中的基本资料库进行清理，原则是数据不能有重复，关键数据不能空，逻辑关系不能错。包括：税务登记表、INT03表、税种登记表、税额调整表、一般纳税人认定表、停歇业表、变更注销表、非正常户认定表、发票代码表、发票名称表和发票认定表等，确保数据的真实性、准确性；并要求税务所基础资料库与县(分)局包含该所的基资料库的数据一致，确保县(分)局数据的完整性。
   3、认真核对税务登记表中的'生产经营范围'、'注册类型'、'行业'、'隶属关系'等数据，要与实际相符；表中'银行'、'管理员'、'科所'、'乡镇街道'等信息保存的是代码，要保证在code中有对应代码；以及表中'名称'、'法人'、'经营地址'、'登记日期'、'一般纳税人标志'、'变更注册标志'等关键信息。核对税税种登记表中的'预算款'、'预算项'、'项目编码'、'预算级次'、'纳税期限'、'鉴定日期'等信息填列的准备性，并核实是否有同一税种登记的重复登记现象；税号在swdjb中是否有，为后续的计会统核算的准确打下基础。
   4、清理出来的数据，对由于逻辑错误和征管软件缺陷产生的不规范数据进行修改，对不能判断的，交相关业务部门确认，不能简单的作删除。对相关业务部门确认的数据，提出处处意见，对相同的数据记录，不影响计会核算的数据可以删除，但对影响计会核算的数据不能删除，只能按照数据库的键值要求修改。
   5、对2003年1月1日起的期初数据，包括征收台账结转数据、计会结数据发票结转数据原则要求重新输入，保证数据的准确性。
   6、为了确保数据预清理工作的质量，各基层国税机关应严格把好数据清理关，将数据清理工作的质量与岗位责任制考核紧密结合起来，确保湖南征管4.40版数据的完整、准确、真实。