一、依据：依本府九十二年十二月二十三日第一二四九次市政会议市长裁示事项办理。
二、目的：为落实推动无纸化环保政策及电子化政府的目标，特订定本规定。
三、实施对象：市政会议出(列)席人员。
四、接口设备及软件：
(一)目前市政大楼十二楼演示文稿室已架设AccessPoint(无线网络接取点)，与会人员可自行携带手提式计算机(以下称计算机)与会，毋须打印相关会议资料。
(二)会议中使用计算机时，请将音量调整为静音状态，以避免产生干扰。
(三)软件：
1.nternetExplorer浏览器启用6.0(含)以上版本。
2.Office2000以上版本。
3.Dynadocreader软件(最新版)。
4.Acrobatreader软件(最新版)。
五、作业规定：
(一)市政会议提案分为报告案及讨论案，报告案经机关首长批准后即可利用市政会议专用电子信箱(dmicity@mail.taipei.gov.tw)传输，讨论案则须签报市府核准；各机关报告、讨论之要点及注意事项等行政命令之提案，应先签请秘书长指派参事、技监或顾问召集相关单位先行审查后，再提会讨论；另各机关提送讨论案时，除传输提案资料外，请并同传真签核公文影本乙份，传真号码为2720-8666，并于空白处加注「请排订○年○月○日市政会议议程」字样与提案承办人姓名及联络电话。
(二)各机关提案最迟请于每周五中午12时前，利用市政会议专用电子信箱传输，以利排入隔周当次议程，若未依限送达者，则列入下次会议议程；各机关倘有临时重大或急迫性议案，不及编入当次议程，而拟于当次提案者，应报请秘书长同意后，始得补列为临时提案，请事先与秘书处第四组联系(27256126至6129)，并至迟于会前一日下午4时前送达电子文件；倘会前周一版议程上网后，各机关遇有更正或补充资料，请送达纸本及电子文件，以利更新行政管理知识网之议程。
(三)有关新闻处提送之一周重要舆情摘要报告及研考会提送之历次市政会议市长裁指示事项追踪办理情形等会议资料，亦请于会前一日下午4时前送达电子文件，如不克送达，则循往例于当日会前备妥书面资料，俾利现场分发。
(四)各机关首长若不克亲自出席或拟于中途离席，请径上行政管理信息网／我的会议／会议行程，点选「填写请假单」，以转呈市长核阅后登记存查。
(五)目前市政会议电子化作业已透过「行政管理信息网／我的会议」系统(以下称本系统)线上处理，相关电子化作业方式如下：
1.会议通知采由左而右横行格式制作，议程经签准后，即由秘书处第四组上传至本系统，各机关市政会议联系管理人可于会前一日登入个人e-mail帐号及密码接收议程，下载并于会前确认更新会议资料电子文件，置于计算机桌面，俾便首长开档阅览，以免会议中临时上网发生困扰。倘市政会议遇停开、顺延，则暂停接收。
另基于市政会议资料会前不公开原则，请各与会机关收受议程讯息后，妥慎保管。
2.为求提案格式统一，请至本系统《下载专区／我要下载／市政会议相关讯息》下载报告案及讨论案格式版本(详如附表1、2)。
3.各提案机关除传送电子邮件外，并请送达7份书面资料。另提案附件无法转换电子文件者或成册书面资料，仍请依规定时限送达书面资料，逢第4周请送75份，余各周请送55份，俾于会前一日交换送达各出(列)席人员。
4.提案之附件档案请以Word或Excel彩色档案格式呈现，应尽量汇整理成一个档案，并预先以彩色字体标示重点，俾利阅览会议资料。
5.各机关以电子邮件传输市政会议议程时，请于信件内注明提案机关、承办人姓名及联络电话。
6.市政会议纪录奉核后即透过本系统转入电子公布栏发布，提供与会者及机关同仁查阅，不另行文。另各机关因业务需要，须进一步查询市政会议议程及纪录讯息，请自行至行政管理知识网(//km.taipei.gov.tw/)中的《会议纪录》或至《市府网站／市府简介／市政专栏／市政会议纪录》查阅。
7.市政会议指示事项将透过本系统转请研考会予以列管，相关机关填送「列管案件执行情形报告表」后，利用汇整回报功能产生「指示事项执行情形报告表」，列入议程送请出(列)席人员参考。
8.提案资料格式：
(1)软件使用现有MSWord97、MSExcel97以上版本。
(2)字号：使用现有之标楷体字型打印，字体大小为18点，约每页33行，每行24个字。
(3)边界设定值：上下左右边界各留2.5公分，并于页尾置中处加注页码。
(4)纸张及版面：统一使用Ａ4再生纸或模造纸双面打印；版面以直式横书为原则，惟因特殊需求者，得调整为横式横书；左侧装订。
(5)制作提案时，请勿使用自造字或特殊符号，以免产生乱码，并避免独字成行、独行成页，遇有畸零字数或单行时，宜尽可能紧凑。
(6)提案资料遇分项条列时，各项顺序之数字及符号，依「台北市政府文书处理实施要点」及相关规定办理，并参酌下列三项原则及用法说明：
◎原则：
(1)层次无小括号者加顿号「、」。
(2)层次系统另列缩格采「阶梯次」(暂定10层)。
(3)次行缩段名、项次之下书写。
◎用法说明：
一、中文数字全型：一、二、三、四、五、六、七、八、…(一)中文数字全型加半型小括号：(一)(二)(三)(四)(五)…1.阿拉伯数字全型：1、2、3、4、5、6、7、…
(1)阿拉伯数字全型加半型小括号：(1)(2)(3)…甲、天干全型：甲、乙、丙、丁、戊、己、…(甲)天干全型加半型小括号：(甲)(乙)(丙)(丁)…子、地支全型：子、丑、寅、卯、辰、…(子)地支全型加半型小括号：(子)(丑)(寅)(卯)…Ａ、英文字母大写全型：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、…(Ａ)英文字母大写全型加半型小括弧：(Ａ)(Ｂ)(Ｃ)(Ｄ)…
六、为节省会议时间及提高决策品质，各机关提送市政会议之附件，应掌握精简不繁原则，以减轻阅读资料之负担。
七、如遇重大停电、计算机严重当机事件或其它重大事故，无法进行电子传输作业时，会议资料则改采人工操作方式办理。
八、本规定如有未尽事宜，得依需要随时修订之。
