笔者在为一些用人单位提供劳动用工方面的法律服务时，经常发现HR们因为疏忽或为了节省工作步骤，不要求员工在每月的考勤表和工资单上签字确认，岂不知忽略了这点小细节却容易出现大问题，一旦与劳动者发生了与之相关的劳动争议，双方就会各执一词，而裁判者通常会要求用人单位就相关事实承担举证责任的。




最常见的争议类型就是关于加班费。当劳动者主张加班费时，通常会详细陈述加班的总时长、加班的形式、公休节假日加班还是工作日延时加班等等，有的劳动者还会自行制作明细表格来佐证其诉讼请求。


这时，裁判者一般会要求用人单位出示考勤表和工资单，来核实劳动者是否存在加班情形以及用人单位是否足额发放加班费。如果用人单位提交的是没有经过员工确认的考勤表和工资单，劳动者对这样的证据又不认可时，裁判者很可能判定支持劳动者的请求。


另一类常见的争议是关于年假工资。尤其是在用人单位统筹安排年休假的情况下，考勤记录是证明劳动者已休年假的最直接证明，如果考勤表缺少员工的确认，劳动者又否认休假情况时，用人单位很难提交其他证据证明劳动者已休完年假的事实，那用人单位很可能被判另行支付未休年假工资。


我们先通过几个案例来体会裁判者的审理思路：


【案例一】天津市滨海新区某劳动服务有限公司与冯某劳动争议案（天津市第二中级人民法院（2016）津02民终5025号）


冯某与某天津市某劳动服务公司因未假年假工资发生争议，庭审中冯某声称其未休2015年带薪年假4天，而劳动服务公司提出冯某已休完年假，并提交了考勤记录作为证据，但考勤记录上没有冯某的签字确认。


对此，一审法院认为：原告（某劳动服务公司）主张被告（冯某）已休2015年带薪年休假4天，并提供2015年7月考勤表予以证实，该考勤表为原告公司单方制作，无被告签字确认，且原告未提供其他证据予以佐证，故一审法院对原告提出的被告已休4天年假的主张不予采信。原、被告双方对劳动仲裁裁决的带薪年休假计算方式3601元/月÷21.75天×10天×200%=3311元均无异议，原告应予以给付。


如果该案中的冯某确实休完了带薪年假，但仅是因为HR没有要求员工对考勤表予以签字确认，让公司付出了再次支付年假工资的代价。


【案例二】张某与天津市某物业管理有限公司劳动争议案（天津市第一中级人民法院（2016）津01民终5421号）


张某与天津市某物业管理公司发生劳动争议，要求公司支付2014、2015年度的公休日加班费和2015年度未休年假工资。


庭审中双方所提交的相关证据是：张某提交了两名证人的证人证言，证明其存在公休日加班的情形，物业管理公司否认了张某所述的加班事实，并提交了考勤表以证明张某的工作时间。


综合双方的举证情况，一审法院认定：关于张某所主张的2015年1月1日至2015年12月31日期间共计52天公休日加班情况，张某两名证人均证实张某工作时间是每周工作6天，周六、日期间工作一天。物业公司否认张某存在公休日加班，但其提供的考勤表没有张某签字确认，而证人与物业公司又存在直接利害关系，因此物业公司上述主张法院不予确认，对此物业公司应承担举证不能的法律后果。对于2015年1月1日至2015年12月31日期间共计52天公休日加班的事实，法院予以确定。


关于张某主张物业公司未支付2015年未休年假5天的工资的事实，庭审中物业公司认可张某2015年未休年假5天的事实，但主张在工资中向张某发放了未休年假工资。然而物业公司所主张的工资表，没有张某签字确认，且物业公司亦未能提供与张某约定工资组成的相关证据，因此对于物业公司主张在平时工资中分解发放未休年假工资的情况，法院不予认定。最终判定物业公司应向张某支付加班费和未休年假工资共计9000余元。


【案例三】黄某与天津某装饰材料有限公司劳动争议案（天津市第二中级人民法院（2016）津02民终1489号）


黄某是天津某装饰公司的员工，2015年6月份黄某与公司发生劳动争议，其中两项诉讼请求为：1、支付2013年8月至2015年5月期间的法定节假日加班工资8041元；2、支付2013年8月至2015年5月期间休息日加班费45000元。


庭审中，公司与黄某就黄某的工作时间有争议，并各自提交了一份考勤表。综合双方的证据情况，原审法院认定：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据予以证实，未能提供证据或证据不足，由负有举证责任的一方承担举证不能的不利后果。


本案中，原告（黄某）、被告（某装饰公司）就原告的上班时间各执一词，双方各提交一份考勤记录。经审查，被告提交的考勤记录无原告签字，原告对此也表示否认，无法确认其真实性，故不予认可。原告提交的工作联系单证明其休息日加班费的主张，尽管被告对此真实性不予认可，但被告并未就其主张提供其他证据佐证，也未对工作联系单上的公章申请鉴定。


据此，依据庭审中原告提交的工作联系单认定原告存在休息日每周加班一天，法定节假日（除春节假期外）加班的情况。最终支持了黄某的关于加班费的诉请。装饰公司不服原审法院的判决提出上诉，后仍被天津市第二中级人民法裁定维持原判。


近些年来，笔者也代理过好几起与上述案例情况类似的案件。因用人单位所出示的劳动者考勤表、工资单上无劳动者签字，劳动者不予认可，法院遂判决用人单位败诉的情况时有发生。


为此用人单位普遍觉得冤枉，为什么单位说的都是事实，怎么还输了呢？而员工开庭时甚至一份证据都不交，最终还胜诉了呢？


道理是这样的，在一般民事案件中，依据“谁主张，谁举证”的证据规则，原告对自己提出的请求和事实，应当提供相应证据予以证明。然而考虑到在劳动者与用人单位发生的劳动争议中，往往劳动者在证据取得方面处于劣势，所以在劳动争议案件由用人单位负举证责任。同时明确规定，只要员工能证明用人单位实施了考勤制度的，劳动者的考勤记录、工资单都由用人单位负责提供。而就工资表与考勤记录而言，一般是由用人单位单方记录或掌握，存在伪造或篡改的可能性，故原则上应由劳动者签字确认，方有利于劳动者一方权益的维护。


当用人单位为抗辩劳动者的支付工资（加班工资、未休年假工资等）请求，仅能提供未经劳动者签字的工资表和考勤表等单一证据的，如劳动者一方否认，无法被裁判者直接采信，是无法有效抗辩劳动者请求的。


例如，在上述冯某的案例中，冯某称自己未休4天年假，劳动服务公司称冯某已休，双方各执一词。这时，法庭不需要冯某举证证明自己未休年假，而要求公司出示冯某已经休完年假的证据，否则将承担不利后果。对此公司提交了冯某的考勤表予以证明，然而由于该考勤表为公司自行制作，上面既无冯某签字，又不被冯某认可，法院依照证据规则认定其为无效证据，据此采信了冯某未休年假的主张。


而在上述张某的案例中，张某称物业管理公司没发放未休年假工资，而公司提交了工资单作为已发放了年假工资的证据，但工资单上没有张某的签字，张某又不认可其领取的工资中包含了年假工资，所以判定公司再行支付张某未休4天年假的工资。
    
其实，关于用人单位的考勤管理和工资支付问题，国家劳动部人事和社会保障部和许多地方政府已经做出了较为详细的规定。例如，劳动部《工资支付暂行规定》第七条规定，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。


《江苏省工资支付条例》第十七条规定，用人单位应当书面记录支付劳动者工资的应发项目及数额、实发数额、支付日期、支付周期、依法扣除项目及数额、领取者姓名等内容。用人单位应当建立劳动考勤制度，书面记录劳动者的出勤情况，每月与劳动者核对并由劳动者签字。用人单位保存劳动考勤记录不得少于二年。


《吉林省企业工资支付暂行规定》第十条规定，企业应编制工资支付表，并至少保存两年备查。工资支付表应包括劳动者姓名、支付工资时间、应支付工资项目和数额、扣减项目和数额、实际支付的工资数额及领取工资者的签名等事项。


《江西省企业工资支付暂行规定》第十四条规定，用人单位支付工资应当制发工资支付表。工资支付表应当载明支付单位名称、支付时间、支付对象的姓名、应发和扣减的项目、金额、员工签名或者其工资账号等事项，并依法保存两年以上备查。


综合上面的分析，笔者对各企事业用人单位提出建议，一要严格遵守相关法律法规的规定，二要建立健全关于考勤管理和工资支付的各项规章制度，包括劳动者定期对工资单、考勤表的签字确认制度，明确加班审批制度和流程等等。


规章制度完备后，用人单位还需要注意进行相关文件、表单的收集和归档，采用OA管理系统和采用电子打卡考勤的用人单位要注意留存相应的纸质的书面资料，以及要求劳动者本人签名确认，以免在可能发生的劳动纠纷中承担举证不能的不利后果。HR们也千万不要图省事，免得小疏漏引发大麻烦哈。