为了进一步提高设计、科研单位档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科研档案管理暂行规定》，参照《企业档案管理升级试行办法》，结合设计、科研单位的特点和本部档案工作情况，特制定本办法。
　　一、档案管理升级工作要求
　　档案管理升级是档案工作进行整体建设，全面提高管理素质的有效途径，也是提高设计、科研管理水平，强化设计、科研工作改革，促进技术进步的一项基本条件和保证措施。因此，设计、科研单位档案管理升级工作，必须进行全面考核，坚持高标准、严要求，扎扎实实地提高设计、科研单位档案管理水平。

　　二、档案管理考核内容和等级标准(见附件一)

　　三、档案管理等级划分
　　设计、科研档案管理分为三个等级。即甲级、乙级和丙级。各等级评定分别以百分计，甲级达标为96分，乙级达标为91分，丙级达标为86分。

　　四、档案管理升级申报程序
　　设计、科研单位档案管理升级以自愿申请为原则，根据申报的等级按照《标准》规定的项目和内容，应做好自检，自检合格后，向上级主管部门申报。申报时必须填好《设计、科研单位档案管理升级登记表》(见附表)和《档案管理升级申请报告》各一式五份。
　　申请报告要有如下内容：
　　1.本单位基本情况简介；
　　2.档案管理升级自检评述；
　　3.归档率、完整率、准确率、查全率、查准率五项考查指标的检查情况和计算方法；
　　4.档案开发利用情况及典型效益材料；
　　5.各种数据对比以近三年档案基本情况为基数。
　　本单位主管领导要认真审查申报材料，并在五份《登记表》上签署详细意见，加盖公章，连同《申请报告》送上级主管部门审查签署意见后，报部或有关部门，同时抄报单位所在省、市档案局。设计、科研单位档案管理一般要求逐级晋升，但确实具备越级条件的单位，报请主管部门批准，也可以破格晋升。

　　五、档案管理升级的考核评定
　　1.考核评定工作的组织
　　部属设计单位和东煤公司所属设计院申报甲级、乙级档案管理时，由部组织考评；申报丙级档案管理时，以主管部门为主，会同所在省(自治区、直辖市)档案局共同组织考评。部直属科研单位申报各级档案管理时，均由部组织考评。部属其它科研单位和东煤公司所属科研单位申报甲级、乙级档案管理时，由部组织考评；申报丙级档案管理时，由主管部门会同所在省(自治区、直辖市)档案局共同组织。
　　在各级档案管理考评时，必须有部级评审员参加。部级评审员由部聘任。
　　2.批准发证
　　各级档案管理均由部批准发证。
　　3.证书的作用。
　　档案管理等级证书是验证设计、科研档案工作效益和衡量档案管理水平的标志。

　　六、档案升级考核评审的步骤和方法
　　步骤：申报单位进行自检后，应呈请上级主管部门进行预检和业务指导，认为符合标准时，报请部或有关部门组织考核评审。
　　方法：根据各单位的申报和审查意见，部或有关部门组织考评小组，对申报单位进行现场考核评定工作。考评小组一般由3～5人组成，最多不超过10人。考核评审时，既要严格掌握标准，又要从实际出发。一般采取听、看、查、问、评的方法进行。听：就是听主管档案工作的院(所)领导和档案部门领导的全面汇报。看：就是现场察看，看库房、设备、规章制度、案卷质量、档案交接验收和管理手续、档案归档控制手段、开发利用情况及统计台帐等。查：根据自检评述，对“五率”进行抽查，检查其是否真正达标。问：在检查过程中对宣传贯彻《档案法》、岗位责任制、工作程序、全面质量管理提出询问。评：根据听、看、查、问的结果，对照《标准》进行综合分析，作出基本评价，确定是否达到申报的等级。

 

　　七、档案管理升级工作的监督检查
　　档案管理等级不是“终身制”。主管部门将定期或不定期对设计、科研单位档案管理升级工作进行检查。发现档案管理低于证书等级时，要求该单位限期整顿，到期仍不合格者，上报发证机关降低或吊销其证书。

　　八、奖励
　　设计、科研单位档案管理获得甲、乙级证书时，应给予主管领导、档案部门和人员表彰奖励。

　　九、本办法未尽事项，解释权属能源部。待国家制定出有关办法后，再行修定。

附：档案管理考核内容和等级标准
标准：甲级
明
领导岗位责任
无领导档案
的条款
案机构的设置
本院、所其他
(室)、科(室)
应
标准：甲级
明
驻地分散、设
管理短期
时，院、所直
案部门应有
的档案、资料
来
标准：甲级
明
院、所发展规划
所年、季度
科研计划
各类档案管理
及纳入院所
执行情况
标准：甲级
明
院各级人员岗
任制及技术
责任制
标准：甲级
明
会议记录
标准：甲级
明
设计、科研工作
划、收发文簿、
注 归档率、完整率和准确率计算方法见后。
　　标准：甲级
明
查近三年来竣
的一项重点工
设计档案，一项
奖的科研档案。
　　附
档案(含底图)
修改、补充、作
制度或规定抽
标准：甲级
明
大纲编制及执
情况检查保管
限的划分合理
况
查若干卷原始
标准：甲级
明
查近三年来各
案的编号及
卡
近三年鉴定，移
案登记簿
标准：甲级
明
理档案的效果
缩微技术成
标管理方法及
果
查库房、阅览
办公室三分
标准：甲级
明
查库房铁门、窗
杆、去湿机、除
器、空调设备、
标准：甲级
明
近三年来统计
或统计台帐
咨询项目介绍
询服务登记，
人员熟悉家
了解利用规
准确答复本单
案，资料存贮
否与本地区，
统进行交流
标准：甲级
明
利用效果登记
利用效果登
标准：甲级
明
率，查准率的
采用抽样检
类档案若干
(份)，平均每卷
时间不超过
钟，调阅单份
不超过三分
标准：乙级
明
领导岗位责
有无领导
工作的条
置的档案机
与本院其
能处(室)、
(室)相适应
于驻地分散，
室管理
档案时，院
档案室应
管的档案、
目录，并进
标准：乙级
明
加
院、所发展规划
所年、季度
科研计划
标准：乙级
明
甲级
注 归档率、完整率和准确率计算方法见后
标准：乙级
明
甲级
标准：乙级
明
查应用计算机
档案的效果
查开展QC管
目标管理方
其效果
查库房、阅览
室、办公室三分
标准：乙级
明
库房的铁门、窗
栏杆、空调设备
计报表
咨询服务登记
借档案登记
编成果
标准：乙级
明
用效果登记
全率，查准率的
定，采取抽样检
查各类档案若
(份)，科技档
均查找时间
过一分钟，文
案单份文件
不超过五分
标准：乙级
明
全率，查准率的
定，采取抽样检
查各类档案若
(份)，科技档
均查找时间
一分钟，文书
单份文件查
超过五分钟
利用者座谈
标准：丙级
明
领导岗位责任
无领导档案
的条款
的档案机构
本院其它职
(室)相适应
加
标准：丙级
明
院、所发展规划
所设计、科
划
议计划表
标准：丙级
明
各级人员岗
任制及技术
档移交单
标准：丙级
明
设计、科研计
收发文簿案
注 归档率、完整率和准确率计算方法见后。
　　标准：丙级
明
查近三年竣工
一项工程设计
案，一项获奖的
查各类档案长
永久卷
标准：丙级
明
查近三年来各
案的编号及
卡
院现代化管理
标管理、QC
等办法
库房、阅览室、
室三分开，声
案专库专柜
温
标准：丙级
明
统计报表
编制的参考资
标准：丙级
明
用效果登记
制的检索工
利用者座谈
归档率、完整率和准确率计算方法
升级考核的归档率、完整率和准确率可参考以下公式计算：
　　归档率是指年度内各部门应归档的项目个数和实际归档的项目个数的百分比，计算公式为：
　　实际归档项数
应归档项数
1 n V
ni＝1 W
其中：V是每个归档项目中实际归档的文件材料数；W是每
档项目中应归档的文件材料数；n是归档项目数。
　　1 n Z
ni＝1 G
其中：Z是指每个归档项目中的准确文件(有控制手段)材料
G是指每个归档项目中的文件材料数；n是归档项目数。