各市、州、县（市、区）档案局、经委、工商联：
　　为鼓励、支持和引导民营企业建立健全档案工作，促进全省民营企业的健康发展，根据国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会档函〔２００６〕２６号“关于印发《关于促进民营企业档案工作发展的意见》的通知”精神，湖南省档案局、湖南省经济委员会、湖南省工商业联合会共同制定了《湖南省民营企业档案管理暂行办法》（附后），现印发给你们，并对贯彻落实这个《办法》提出如下意见：
　　一、充分认识做好民营企业档案工作的重要性和紧迫性
　　（一）建立健全民营企业档案工作是建立社会主义市场经济体制的必然要求。非公有制经济是我国市场经济的重要组成部分，是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制经济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，是我省社会就业的主要渠道，是国家税收的重要来源，也是全省新世纪经济发展的一个新增长点，做好民营企业档案工作将对全省民营企业健康持续发展产生积极影响。积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案工作为社会主义市场经济体制服务的一项重要内容。
　　（二）建立健全民营企业档案工作是民营企业自身发展的内在需要。民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文字、图表、音像等形式的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。近些年来，我省民营经济发展迅速，已经撑起了湖南经济的半壁江山。但在其自身发展过程中，许多民营企业都面临着体制创新、科技创新和管理创新的问题。档案工作是民营企业科技创新与管理创新的基础性工作，建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有非常重要的作用。
　　（三）做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。过去，由于一些民营企业档案工作没有及时跟上，导致企业基础信息和数据保存不齐全、不完整。一方面影响到民营企业进一步向着规范、制度、诚信发展；另一方面也因缺乏真实、可靠的信息和数据依据进而使政府有关部门的管理和服务不到位。各有关部门和工商联要充分认识档案工作在规范非公有制经济发展中的重要作用，加强协作，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，健全档案工作，完善基础管理，更好地为民营企业健康发展服务。
　　二、进一步加强对民营企业档案工作的服务和指导
　　（四）各有关部门要把促进民营企业档案工作纳入各自的职责范围。各级档案行政管理部门、中小企业管理部门和工商联要贯彻落实党和国家关于促进非公有制经济发展的方针政策，把推动民营企业建立健全档案工作列入议事日程，为民营企业创造平等竞争的法律环境、政策环境和市场环境。各级档案行政管理部门要利用电视、电台、报刊等多种形式，向民营企业广泛宣传国家有关档案工作的法律、法规和标准规范，遵循效益、适用和自主的工作原则，热忱为民营企业服务，推动民营企业档案工作实现制度化、规范化管理；各级中小企业管理部门在积极鼓励民营企业提高自身素质，改善经营管理水平，完善公司法人治理结构和企业组织制度的同时，要提出建立健全档案管理的要求，引导民营企业建立档案工作，承担好保护档案的义务；各级工商联要主动发挥党联系非公有制经济人士的桥梁纽带作用和政府管理非公有制经济的助手作用，为民营企业提供交流、研讨档案工作的平台，并把建立健全档案工作列入对民营企业经营者培训和对民营企业发展进行指导的内容。
　　（五）逐步建立适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系。各级档案行政管理部门要不断创新为民营企业档案工作服务机制，加强统筹规划，拓宽服务渠道，突出服务主题，研究制定符合民营企业档案工作实际的有关业务标准、规范和操作指南，主动为民营企业提供档案法律和业务咨询、档案整理、代存代管、档案数字化处理、档案技术服务及档案人员推荐、培训等服务，适时引导建立档案业务协作组织，提供互相交流和学习的机会，逐步建立适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系，满足民营企业对档案工作的需求。
　　（六）加强对民营企业档案工作的分类指导。各级档案行政管理部门要坚持自主管理、因企制宜、分类指导的原则，对民营企业档案工作予以指导。民营企业数量庞大，且生产经营规模和管理模式不同，档案工作发展水平也不平衡。各级档案行政管理部门要针对不同行业、不同规模和不同发展水平的民营企业，采取相应的指导方式，循序渐进，分层次提出要求，逐步引向规范。当前，各地要把那些投资规模大、技术含量高、管理水平高，对经济社会发展的贡献率大和列入地方重点扶持的民营企业作为重点服务对象。省、市（州）、县（区）三级档案行政管理部门应分别对年销售收入５０００万元、１０００万元、５００万元以上民营企业档案工作进行摸底调研，做到情况清楚，方法指导到位。各地要注意树立和培养典型，宣传和推广典型经验，搞好示范带动。与此同时，各级档案行政管理部门还要加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管。
　　（七）切实加强在民营企业档案工作服务上的部门配合与协调。各级档案行政管理部门、民营企业管理部门、工商联以及有关行业组织应加强领导和指导，密切配合，相互支持，针对民营企业的特点，深入调查研究，不断总结经验，探索适应市场经济要求、符合民营企业实际、有效促进民营经济健康发展的企业档案管理模式。
　　三、不断提高民营企业档案工作水平
　　（八）建立健全民营企业档案管理体制。民营企业应按照《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和《企业档案管理规定》的要求，加强企业档案管理，确保档案真实有效。要因地制宜，建立健全内部管理机构，明确专兼职档案人员，要把档案信息资源的积累、保管和利用纳入企业生产、经营和管理的各个环节。在保证档案齐全、完整和准确，便于有效利用的前提下，档案管理方式可采取集中统一管理、分级管理或寄存等多种形式。倡导企业实行档案、图书、情报、资料等信息资源一体化管理。大型民营企业可以建立档案资料馆或企业信息中心。
　　（九）建立健全民营企业档案管理制度。民营企业档案机构应执行国家颁布的档案业务建设标准、规范，并依据有关规定建立健全各类档案的收集、整理、移交、保管、统计、保密和利用等制度和档案人员岗位责任制，要明确本企业文件材料归档范围、归档时间与归档要求及整理方法，使企业档案管理规范有序。要把档案工作制度纳入企业管理的各项制度中，并与企业的考核机制有效地结合起来，通过各种有效措施，确保档案归档齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。
　　（十）加强企业档案信息资源建设。民营企业档案资源建设，应突出自身特色，注意强化对资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面文件材料的收集和积累。要注意建立健全企业职工档案，加强本企业职工的履历、鉴定、工资、考核、技能评定、奖励和处分等方面文件材料的收集和保管。要注意不断完善企业职工养老保险、医疗保险、工伤保险和住房公积金等方面的档案，并及时将相关信息传递到有关部门。
　　（十一）积极推进民营企业档案管理规范化和现代化。民营企业要根据自身条件不断加大对档案工作的投入，配置必要的设备，采用现代信息技术，做到企业档案信息化建设与本企业信息化建设一并规划、同步实施，切实加强对企业电子文件的归档管理，逐步建立与企业信息化建设水平相适应的企业档案信息化管理系统。民营企业可参照湖南省地方标准《企事业单位档案工作规范化管理》（ＤＢ４３／Ｔ２６３―２００５），开展民营企业档案工作规范化管理活动，不断提高民营企业档案工作的管理水平。
　　（十二）加大企业档案信息资源开发力度。民营企业档案部门应围绕企业的生产、经营和管理等各项工作，通过编研、展览、开办网站等多种方式，深层次开发档案信息资源，主动提供利用，为企业增强竞争能力、提高经济效益、维护合法权益提供有效服务。
湖南省档案局
湖南省经济委员会
湖南省工商业联合会
二○○六年十月十四日