玉林市人民政府办公室关于修订玉林市人民政府办公室纸质公文处理暂行办法的通知
第一章 总 则
第一条 为使市人民政府办公室纸质公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号)和《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》(桂政发(2001)23号)以及《玉林市人民政府工作规则》(玉政发(2004)9号)，制定本办法。
关联法规：国务院行政法规（1）条 地方政府规章（1）条
第二条 纸质公文处理工作是市人民政府办公室的一项重要职能。所有从事纸质公文处理工作的人员，要忠于职守，廉洁正派，学习和掌握有关专业知识。要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，力戒主观主义、形式主义。
第三条 纸质公文处理必须做到准确、及时、安全。要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的公文，必须在规定的时限内完成；一般公文必须在10个工作日内办理完毕。
第四条 各承办纸质公文处理的科(室)，要增强全局观念，互相支持，主动配合，反对彼此推诿、扯皮，以确保纸质公文处理的时效和质量。
第五条 要广泛使用电子公文行文，纸质公文发文要严格控制。下列公文使用纸质公文：
(一)涉密的公文，即秘密、机密、绝密公文；
(二)向市人民政府申请经费的公文；
(三)人事任免的公文；
(四)尚未纳入OA系统发文单位报送的公文；
(五)电子公文带有不方便进行电子化处理的附件(如图纸等)的公文。
第二章 接收纸质公文
第六条 送市人民政府及市人民政府办公室的纸质公文(含电报、请柬等)，均由第一秘书科负责签收、拆封(署名信件除外)，并按规定编号、登记。
机要文件及上级正式文件由市人民政府办公室保密室负责签收、登记、发送。
第七条 以下各类文件应纳入市人民政府办公室收文范围：中共中央、自治区党委(含办公厅，下同)文件；国务院及其各部门文件；自治区人民政府及其各部门文件；市委、市人大常委会、市政协(含办公室)文件；市直各部门(含市委各部门、市人民政府各部门、开发园区管委、中级法院、检察院、军队、民主党派、人民团体、双重领导机构，下同)和各县(市、区)人民政府的主报件；其它需要纳入收文编号、登记的文件。对上述文件应按收文规定，进行编号、登记。
各县(市、区)人民政府和市直各部门、各单位的抄报件、越级请示件、多头请示件和各类简报、资料、情况反映等，均不纳入收文登记范围。
第八条 收文按以下六类分别编号、登记：
(一)中共中央、自治区党委(含办公厅)文件；
(二)国务院和自治区人民政府(含办公厅)文件；
(三)国务院各部门、自治区人民政府各部门文件；
(四)市委、市人大常委会、市政协(含办公室)文件；
(五)各县(市、区)人民政府、市直各部门的主送件；
(六)传真电报(含传真文件)以及需要纳入收文的其它文件。
第九条 收文登记一般应登记以下内容：
收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、承办单位。
第十条 市人民政府办公室收到的各类文件，由第一秘书科按各科(室)的分工，分送有关科(室)承办。内容涉及多个科(室)的，由秘书长或分管办文的领导确定主办科(室)办理，但需相关科(室)会办会签。
第十一条 各承办纸质公文的科(室)应建立严格的收文登记制度，加强对纸质公文运转的管理，保证收到的纸质公文件件有着落。
第十二条 凡纳入收文登记的公文，在周转时各科(室)、各部门均应在收文登记簿上签收。
市人民政府值班室、市信息咨询中心(文印室)要建立和完善纸质公文(电报、请柬、信件等)处理制度，对收到的纸质公文要及时交接或办理。
第三章 纸质公文办理
第十三条 对各类收文的办理方法如下：
(一)上级文件：国务院(含办公厅)及各部门，自治区人民政府(含办公厅)及各部门发给市人民政府的文件，由保密室编号登记后按职责分工分送有关科室承办并提出拟办意见，经市人民政府或市人民政府办公室有关领导阅批后转有关部门贯彻执行。
(二)各县(市、区)人民政府、市直各部门的请示件，由第一秘书科编号登记后分送有关科(室)承办，有关科(室)提出拟办意见后再送分管副秘书长、秘书长或市人民政府领导审批。
(三)各县(市、区)人民政府，市直各部门、各单位给市人民政府或市人民政府办公室的抄送件、情况反映、简报等，由第一秘书科分送有关科(室)阅处，重要的送有关领导。
(四)越级请示、一文多事、多头请示、不盖印章以及夹带有请示事项的报告，公文格式不规范、文种不准确、主送机关不符合要求等不符合要求的公文，由第一秘书科退回报文单位按规定重新办理。因特殊情况越级请示的文件除外。
一般不办理未编号登记的文件，防止倒流纸质公文和纸质公文“体外循环”。
(五)各科(室)对于不适合本科(室)办理的公文，应在1个工作日内说明理由并退回第一秘书科重新处理。
第十四条 各科(室)送市人民政府领导审批或阅知的文件，领导阅批后由各送文科(室)取回办理。领导审批纸质公文，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示同意。
第十五条 催办、督办。实行“即到即收即办”制度，各科(室)对送批或交办的纸质公文，要及时催办、督办，防止漏办或压误。做到紧急纸质公文跟踪催办、重要纸质公文重点催办、一般纸质公文定期催办。
第十六条 对需各县(市、区)人民政府和市直各部门提出处理意见的纸质公文，由有关承办科(室)根据领导批示拟发通知，根据公文紧急程度明确办理时间，要求在规定时间内办结；各县(市、区)人民政府和市直各部门要及时办理并提出处理意见，紧急公文当天办结、一般公文3个工作日内办结并加盖单位印章后送回市人民政府办公室对应科(室)。各科(室)主办人员负责跟踪进行督办，对不按要求办理公文和无正当理由延误时间的，由各科(室)于每月5日前将上月基本情况书面报市政府督查室登记备案，并视情况报市人民政府领导审定后予以通报。
第十七条 各县(市、区)人民政府、市直各部门对市人民政府或市人民政府办公室交办纸质公文提出处理意见后，由市人民政府办公室承办科(室)根据所提意见，对纸质公文进行二次承办。各承办人员在二次承办中提出的拟办意见，应先经该科(室)负责人审核，再根据市人民政府或市人民政府办公室领导分工送批。如纸质公文由几个部门承办，且意见又不统一的，应协调一致后再报批。
第十八条 处理各县(市、区)人民政府、市直各部门的请示公文，应坚持先拟办、后审批的原则。领导不受理、不批办未经市人民政府办公室或承办科(室)提出拟办意见的纸质公文，防止出现倒流纸质公文。
第十九条 市人民政府或市人民政府办公室领导对未纳入收文的零星纸质公文作了批示，又确需办理的，有关承办科(室)应及时送第一秘书科补编收文号，并统一登记后再分送办理。
第四章 纸质公文发文办理
第二十条 纸质公文发文要坚持精简文件的原则，严格控制发文，行文要求少而精，注重效用。
第二十一条 纸质公文文稿处理主要按照拟稿、会签、核稿、送审、签发、缮印、校对、登记、用印、发送、归档的程序办理。
第二十二条 草拟文稿按《国家行政机关公文处理办法》的要求办理。
纸质公文格式一般由发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、附件说明、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和份数等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)涉密纸质公文应当分别标明密级(“绝密”、“机密”、“秘密”)和保密期限。印刷“绝密”、“机密”纸质公文要标明份数序号。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“()”；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合行文，使用主办机关发文字号。
(五)上报的纸质公文，应当注明签发人、会签人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。签发人为二人以上的，他们的姓名竖式平排。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和办公电话号码。
(六)纸质公文标题应当准确简要地概括纸质公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明纸质公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
1.市人民政府对下级机关文件的处理用“批转”，对本级文件用“印发”，或写作“玉林市人民政府关于×××××××的通知”，对上级机关文件的处理用“转发”。
2.标题上已有市人民政府或市人民政府办公室全称的规范性文件，落款只落成文日期。
3.标题排列一般不超过五行。排列形式可分别用上宝塔、下宝塔和中间长、上下短的排法，力求美观大方。
(七)主送机关
1.除“公告”、“通告”外，纸质公文一般都应标明主送机关。
2.“请示”只写一个主送机关，如需同时报送其他上级机关，应用抄报形式。不得抄送同级机关和下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不得直接送领导者个人。
3.主送机关一般写在正文抬头顶格处，情况特殊时也可写在文尾。主送机关应写全称或规范化简称，主送机关为自治区人民政府及有关部门时，一般不加“广西”字样，如“自治区人民政府”、“自治区民政厅”等。主送机关为玉林市人民政府及有关部门时，一般称呼“市人民政府”、“市×××局”等。
4.主送机关的排列顺序：县(市、区)人民政府，开发园区管委，市政府各委办局。
(八)抄送机关
1.抄送机关的排列顺序，按隶属关系分，同级机关在前，其次为下级机关。按系统分，其顺序为：党、军、群。市人大常委会办公室、市政协办公室、市中级法院、市检察院排在后面，但应另起一行；排下来分别是：各民主党派玉林市委会；各企事业单位，中直、区直驻玉各单位；也应另起一行。
2.如主送、抄送机关为“市直有关部门”或“有关单位”时，承办科(室)要具体列出这些部门和单位的名单，以便发文和归档备查。
(九)层次。正文部分需要标明层次时，分层标识为：
第一层：“一、”，“二、”，“三、”，……
第二层：“(一)”，“(二)”，“(三)”，……
第三层：“1.”，“2.”，“3.”……
第四层：“(1)”，“(2)”，“(3)”，……
规范性文件，按有关规定，视需要用条、款、项、目标明层次。
(十)纸质公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
附件和文件订在一起，如不能订在一起，应在附件左上角注明主件的发文号和附件的顺序号。
(十一)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)文件应当标注主题词，主题词按照《国务院公文主题词表》的要求标注。
(十三)文字从左至右横写、横排。用词用字要准确、规范，文内使用简称，应先用全称并注明简称。人名、地名、数字、引文要准确。引用纸质公文应当先引标题，后引发文字号，再次引用该纸质公文，可以只引文号，不引标题。日期写具体的年、月、日。
关联法规：国务院行政法规（1）条
第二十三条 拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。
(一)市人民政府和市人民政府办公室领导交办各科室起草的公文，由各有关相应科(室)科长(主任)、副科长(副主任)或工作人员具体承办。重要文稿的拟稿由领导直接指导、主持进行。
(二)各县(市、区)人民政府、各单位请求以市人民政府或市人民政府办公室名义印发或批复的公文和上报的请示件，由第一秘书科按职责分工分流给对应业务科室承办。对应业务科(室)接到各县(市、区)人民政府、各单位上报公文后，要进行认真审核，先确定是否需要行文，如需要发文的，对应业务科(室)要先提出拟办意见，再草拟文稿，然后连同各县(市、区)人民政府、各单位的上报公文一起按顺序呈分管副秘书长、副市长审定，如有必要的呈市长审定。对需征求部门意见的，承办科室要限定时间并督促部门尽快反馈意见，综合部门意见后再按程序呈领导审签。
(三)文稿首页必须用市人民政府文件稿笺，并按规定详细填写各项内容，确保所填内容与编辑正文内容相一致。
(四)草拟、修改和签批纸质公文，用笔用墨必须符合归档要求，不得用铅笔、圆珠笔，不得在文稿装订线左侧书写。
(五)市长在市人民政府重要会议上涉及全局性的报告、讲话，由市人民政府办公室组织相关部门和单位代拟或综合起草，相关部门和单位还要负责提供所需资料和情况；市长、副市长在有关部门工作会议上的讲话，由会议承办部门起草，市人民政府办公室有关科(室)把关。
(六)对一些部门提出需发文而对应业务科(室)无法确定是否行文的，由对应业务科(室)提出拟办意见呈分管副秘书长或副市长审定，然后再按领导的指示办理。
(七)市直各部门起草的代拟稿和市人民政府领导讲话稿，凡质量不合格、不按行文规则和报文程序办理的，市人民政府办公室将一律作退文处理，直至符合要求为止。部门为市人民政府领导起草的讲话稿及有关情况说明、依据，原则上应在会前5天送达市人民政府办公室。
(八)起草公文必须使用符合规定的纸张，用黑色、蓝黑墨水书写或者打印，字迹要工整，标点符号要清楚。公文文稿内不得出现错别字，不得书写异体字或不规范的简化字、繁体字。修改较多而难以辩认的文稿，应清稿誊正。拟稿中引用其他公文，应将其公文标题及发文字号全部引出。拟稿所用数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般均用阿拉伯数字。文稿中的计量单位，一律用国家法定计量单位。
第二十四条 市人民政府规范性文件的制定必须按《广西壮族自治区规范性文件制定程序规定》(2005年10月26日自治区人民政府令第12号)和市人民政府办公室《关于贯彻实施〈广西壮族自治区规范性文件制定程序规定〉的通知》(玉政办发(2005)188号)办理，按照调研起草、征求意见、协调分歧、合法性审查、审议决定、签署发布、公布、备案等程序进行。
(一)起草单位代拟规范性文件应当对制定规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对规定性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度和措施等内容进行调研论证。
(二)起草单位代拟规范性文件应当作调查研究，吸取实践经验，听取有关单位、组织、专家和公民的意见。听取意见可以采取书面征求意见和召开座谈会、论证会、听证会等多种形式。
代拟对本地区、本行业有重大影响或者直接涉及公民、法人和其他组织重要权利义务的规范性文件，应当向社会公布，征求社会各界的意见。
(三)代拟的规范性文件内容若有重大分歧意见，代拟单位应当进行协商；协商不成的，报请市人民政府决定。
(四)起草单位报送市人民政府审议的规范性文件草案，应当附有起草说明和其他有关材料。
起草说明应当包括制定规范性文件的必要性、依据、规定的主要措施、有关方面的意见及对意见的处理等内容。
有关材料包括制定规范性文件的依据(相关法律、法规、规章、上级规范性文件文本)、汇总的意见、听证会笔录、调研报告等。
(五)规范性文件草案提交市人民政府审议前，先送市法制办进行合法性审查。
市法制办对规范性文件草案进行合法性审查应当提出书面审查意见。审查意见包括下列内容：
1.是否超越制定机关的法定职权；
2.是否与法律、法规、规章和上级规范性文件相抵触；
3.是否与相关的规范性文件协调、衔接；
4.其他需要审查的内容。
发现可行性或者适当性存在问题的，可以提出建议和意见。
(六)市法制办审查后的规范性文件由市人民政府常务会议审议决定，涉及重大事项的应当经市人民政府全体会议审议决定。
(七)经审议通过的规范性文件，以市人民政府或市人民政府办公室名义印发。并通过市人民政府公报、市人民政府网站等形式向社会公布。
未向社会公布的规范性文件(密件除外)，不得作为实施行政管理的依据。
(八)因涉及自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等紧急情况需要制定规范性文件的，可以简化制定程序。
(九)规范性文件自公布之日起施行，也可以确定自公布之日起一定期间后施行。
关联法规：地方政府规章（1）条
第二十五条 会签。文稿送批前，对涉及其他部门的问题，应严格执行会签制度。
(一)凡需会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见。
(二)凡需会签的文稿，一般应由拟文科(室)或拟文部门与有关单位联系，送请会签。市直各部门送来的需会签而未会签的文稿(包括代市人民政府或市人民政府办公室拟的文稿)，退回来文单位重新办理会签手续；特殊情况，可由承办科(室)帮助协调。
(三)如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由市人民政府办公室承办科(室)在拟办过程中提出建议和意见，一并报请市人民政府领导审定。
第二十六条 核稿。对部门代拟的文稿和市人民政府办公室承办科(室)草拟的文稿，都必须认真进行审查、核对、把关。核稿人员要以高度负责的精神，对文稿从政策、文字、格式到会签手续等方面进行认真审核，严格把关。
核稿主要审核以下六个方面：
(一)是否需要发文，以何种形式发文，是否需要以市人民政府或市人民政府办公室的名义发文。如属部门职权范围内的事项、专题会议纪要、不成熟的文件等可以不发文的，以及可以口头、电话等其他方式处理的事项，均应建议不发或由部门自行发文。
(二)文件内容是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规，同现行有关规定有无矛盾，如有矛盾，则应提请起草单位弄清情况，会同有关部门协商修改；如属在原规定基础上有所发展的新的政策规定，则应写出说明。
(三)涉及有关部门的问题是否已协调一致。凡未经协商的，应退回来文单位协商一致后再报送。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体，切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处，应与报文单位研究修改。
(五)引文是否无误，文字表达是否准确、严密、简炼、生动，标点符号是否正确，文件格式是否符合有关规定。
(六)凡需提请市人民政府常务会议审定的文件，承办科(室)应提出交市人民政府常务会议审定的建议，按照《玉林市人民政府工作规则》的规定，报请市长、分管副市长、秘书长审阅确定后，送第一秘书科列入议程。
第二十七条 复核。各科(室)承办的以市人民政府或市人民政府办公室名义发出的文件(包括电报等)，文稿起草完毕，经副科长、科长审核后，即送分管副秘书长、副市长审定，如有必要的呈市长审定，然后由相关科(室)交第一秘书科对纸质公文进行统一复核，再呈送分管办文副秘书长核定，最后呈秘书长或市人民政府有关领导签发。
第二十八条 签发。市人民政府或市人民政府办公室发出的文件，必须按照规定的职责权限，由市人民政府或市人民政府办公室领导人签发。
(一)市人民政府文件
1.市人民政府发布的决定、命令、规范性文件，向市人民代表大会或市人民代表大会常务委员会提出的议案、人员任免，由市长签署。
2.重大事项、综合性、全局性问题的市人民政府文件，由市长或委托常务副市长审批、签发；关于某一方面工作的市人民政府文件，由分管副市长审批、签发；涉及两位或两位以上副市长分管工作的文件，经有关副市长审查后由主管副市长或常务副市长审批、签发。
3.市人民政府全体会议或市人民政府常务会议的会议纪要，由市长或市长委托常务副市长签发。
4.对一些市人民政府领导已作出批示后再办理的公文，由业务科室根据市人民政府领导的批示草拟公文，呈分管副秘书长审核后送第一秘书科、分管办文副秘书长复核，再呈秘书长签发即可，如遇特殊情况才需报市人民政府有关领导审签。
(二)市人民政府办公室文件
以市人民政府办公室的名义发文，由市人民政府秘书长签发；如有需要，可由分管副市长签发或核报市长签发。秘书长因公外出时，委托分管办文副秘书长签发。
签发文件，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发的年、月、日书写齐全。
第二十九条 缮印、校对、用印。
(一)纸质公文纸采用A4型纸。
(二)正式文件(含传真电报)一律交由第二秘书科统一编号后由承办科(室)送文印室打印。
(三)文印字体、字号按以下标准使用：标题字用2号小标宋体；正文及文号用3号仿宋体；秘密等级、缓急时限用3号黑体；文内小标题及重点字句用3号黑体或楷体；“主题词”本身3个字用3号黑体；主题词内容用3号小标宋体字；其它均与正文类同，用3号仿宋体。
(四)各种文件分发范围均由承办科(室)提出意见，由第一秘书科核定。已经签发的文件，未经领导同意，承办科(室)不得随意更改文件内容和分发范围。
(五)纸质公文文稿应规范和符合存档要求。对用铅笔和圆珠笔书写的、文字混乱而无法存档的、不按规定程序审批的文稿，第一秘书科在接件时有权退回，待符合要求后再接件。
(六)文件按轻重缓急程度和先后顺序安排打印，平件一般在3天内完成，在未遇到急件的情况下，原则上当天的文件当天完成，特急件由分管办文的领导签字确定后可即办。
(七)校对一般实行“谁承办、谁校对”的原则，文稿打出清样后，由打字员通知承办单位派员校对。校对人员校对后需在文稿“校对”栏签名，以示负责。如属部门代拟稿，有关部门校对后，市人民政府办公室承办科(室)需再行校定，方可付印。
(八)凡市直各部门需以市人民政府或市人民政府办公室名义发的会议通知，各部门拟好通知稿后送到市人民政府办公室第一秘书科统一登记并分流到职能科(室)按纸质公文办理程序办理。
(九)所有文件材料要严格做到层层把关，确保质量，成品件文字差错率要控制在2‰以内，并做到清晰美观，无错装漏页。
(十)上级机关的文件，除绝密和注明不准翻印外，经市人民政府领导或秘书长批准，可以翻印和复印。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数、分发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。复印件作为正式文件使用时，应加盖复印机关公章，视同正式文件妥善保管。
(十一)市人民政府和市人民政府办公室所有正式文件除会议纪要外都必须用印。联合上报的非规范性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。对单一机关行文和两个单位联合发文，落款处如盖印章，发文机关名称可省略；三个以上单位联合发文，所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上。用印要注意上不压正文、下要骑年盖月。凡需用市人民政府印章的，需经市长、副市长、秘书长、副秘书长(须经授权)同意。凡需用市人民政府办公室印章的，需经秘书长、副秘书长或办公室领导同意。文稿上(包括传真电报)凡无领导人同意发文(电)的批示，不得用印。领导人签发的文稿原件同时用印，以表示该文件已正式印发。
第三十条 发送。传递纸质公文，必须确保安全。
(一)文件的发送实行“按需发文”的原则，只发给与该工作有关的单位，不按单位的级别、政治待遇发文。
(二)市人民政府和市人民政府办公室的文件缮印、校对、用印后，由第二秘书科发送；需要用传真发送的，由主办科(室)办理。纸质公文发送必须及时，平件一般应在1一2天内发出，急件应随到随发或在要求的时限内发出。发送急件的信封应分别标出“急件”、“特急”或“会议通知即到即送”的字样。
(三)凡新成立的机构需要发给文件时，必须由该机构向市人民政府办公室提出申请，经批准后方可发给文件。
第五章 办 结
第三十一条 各承办科(室)对已经处理过的文件，要定期于每周星期一上午进行清理检查，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。并将清查情况报分管办文的领导及第一秘书科。第一秘书科要做好督办工作。
(一)确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已办结文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下：
1．各类周知性文件、调查报告、情况报告，分送市人民政府或市人民政府办公室有关领导和部门阅知后，而无批示或其他意见的；
2．各类交办文件，市人民政府有关部门已直接答复来文单位的；
3．需市人民政府领导批示、决定的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；
4．需以市人民政府或市人民政府办公室名义行文的事项，业已行文的；
5．国务院及各部门、自治区政府及各部门来文中，应转交市人民政府有关部门办理，业已交办的；
6．其他可确定为已经办结的文件。
(二)已办结的文件，在正式立卷前，除以市人民政府或市人民政府办公室名义行文的底稿应立即送第二秘书科存档外，其余的文件由承办科(室)暂存。
(三)承办科(室)应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整齐全。
第六章 归档和销毁
第三十二条 纸质公文办结后，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将纸质公文定稿、正本和有关材料整理归档。
第三十三条 纸质公文归档以本机关形成的纸质公文为重点，按有关规定进行，要保证档案的齐全、完整，能正确地反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
第三十四条 联合办理的纸质公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件。
第三十五条 整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的纸质公文、文稿等材料。
第三十六条 没有存档和存查价值的纸质公文，经过鉴别和分管领导批准，可以销毁。销毁秘密纸质公文，应当到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密纸质公文(含密码电报)应当进行登记。
第七章 附 则
第三十七条 与党委机关相关文件的处理按照中共玉林市委办公室、玉林市人民政府办公室《关于报送纸质公文有关事项的通知》(玉办发(2004)58号)办理。
第三十八条 本办法自印发之日起执行，《玉林市人民政府办公室关于印发玉林市人民政府办公室纸质公文处理暂行办法的通知》(玉政办发(2006)13号)同时废止。
第三十九条 本办法由市人民政府办公室第一秘书科负责解释。
第一条 为使市人民政府办公室纸质公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号)和《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》(桂政发(2001)23号)以及《玉林市人民政府工作规则》(玉政发(2004)9号)，制定本办法。
关联法规：国务院行政法规（1）条 地方政府规章（1）条
第二条 纸质公文处理工作是市人民政府办公室的一项重要职能。所有从事纸质公文处理工作的人员，要忠于职守，廉洁正派，学习和掌握有关专业知识。要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，力戒主观主义、形式主义。
第三条 纸质公文处理必须做到准确、及时、安全。要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的公文，必须在规定的时限内完成；一般公文必须在10个工作日内办理完毕。
第四条 各承办纸质公文处理的科(室)，要增强全局观念，互相支持，主动配合，反对彼此推诿、扯皮，以确保纸质公文处理的时效和质量。
第五条 要广泛使用电子公文行文，纸质公文发文要严格控制。下列公文使用纸质公文：
(一)涉密的公文，即秘密、机密、绝密公文；
(二)向市人民政府申请经费的公文；
(三)人事任免的公文；
(四)尚未纳入OA系统发文单位报送的公文；
(五)电子公文带有不方便进行电子化处理的附件(如图纸等)的公文。
第二章 接收纸质公文
第六条 送市人民政府及市人民政府办公室的纸质公文(含电报、请柬等)，均由第一秘书科负责签收、拆封(署名信件除外)，并按规定编号、登记。
机要文件及上级正式文件由市人民政府办公室保密室负责签收、登记、发送。
第七条 以下各类文件应纳入市人民政府办公室收文范围：中共中央、自治区党委(含办公厅，下同)文件；国务院及其各部门文件；自治区人民政府及其各部门文件；市委、市人大常委会、市政协(含办公室)文件；市直各部门(含市委各部门、市人民政府各部门、开发园区管委、中级法院、检察院、军队、民主党派、人民团体、双重领导机构，下同)和各县(市、区)人民政府的主报件；其它需要纳入收文编号、登记的文件。对上述文件应按收文规定，进行编号、登记。
各县(市、区)人民政府和市直各部门、各单位的抄报件、越级请示件、多头请示件和各类简报、资料、情况反映等，均不纳入收文登记范围。
第八条 收文按以下六类分别编号、登记：
(一)中共中央、自治区党委(含办公厅)文件；
(二)国务院和自治区人民政府(含办公厅)文件；
(三)国务院各部门、自治区人民政府各部门文件；
(四)市委、市人大常委会、市政协(含办公室)文件；
(五)各县(市、区)人民政府、市直各部门的主送件；
(六)传真电报(含传真文件)以及需要纳入收文的其它文件。
第九条 收文登记一般应登记以下内容：
收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、承办单位。
第十条 市人民政府办公室收到的各类文件，由第一秘书科按各科(室)的分工，分送有关科(室)承办。内容涉及多个科(室)的，由秘书长或分管办文的领导确定主办科(室)办理，但需相关科(室)会办会签。
第十一条 各承办纸质公文的科(室)应建立严格的收文登记制度，加强对纸质公文运转的管理，保证收到的纸质公文件件有着落。
第十二条 凡纳入收文登记的公文，在周转时各科(室)、各部门均应在收文登记簿上签收。
市人民政府值班室、市信息咨询中心(文印室)要建立和完善纸质公文(电报、请柬、信件等)处理制度，对收到的纸质公文要及时交接或办理。
第三章 纸质公文办理
第十三条 对各类收文的办理方法如下：
(一)上级文件：国务院(含办公厅)及各部门，自治区人民政府(含办公厅)及各部门发给市人民政府的文件，由保密室编号登记后按职责分工分送有关科室承办并提出拟办意见，经市人民政府或市人民政府办公室有关领导阅批后转有关部门贯彻执行。
(二)各县(市、区)人民政府、市直各部门的请示件，由第一秘书科编号登记后分送有关科(室)承办，有关科(室)提出拟办意见后再送分管副秘书长、秘书长或市人民政府领导审批。
(三)各县(市、区)人民政府，市直各部门、各单位给市人民政府或市人民政府办公室的抄送件、情况反映、简报等，由第一秘书科分送有关科(室)阅处，重要的送有关领导。
(四)越级请示、一文多事、多头请示、不盖印章以及夹带有请示事项的报告，公文格式不规范、文种不准确、主送机关不符合要求等不符合要求的公文，由第一秘书科退回报文单位按规定重新办理。因特殊情况越级请示的文件除外。
一般不办理未编号登记的文件，防止倒流纸质公文和纸质公文“体外循环”。
(五)各科(室)对于不适合本科(室)办理的公文，应在1个工作日内说明理由并退回第一秘书科重新处理。
第十四条 各科(室)送市人民政府领导审批或阅知的文件，领导阅批后由各送文科(室)取回办理。领导审批纸质公文，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示同意。
第十五条 催办、督办。实行“即到即收即办”制度，各科(室)对送批或交办的纸质公文，要及时催办、督办，防止漏办或压误。做到紧急纸质公文跟踪催办、重要纸质公文重点催办、一般纸质公文定期催办。
第十六条 对需各县(市、区)人民政府和市直各部门提出处理意见的纸质公文，由有关承办科(室)根据领导批示拟发通知，根据公文紧急程度明确办理时间，要求在规定时间内办结；各县(市、区)人民政府和市直各部门要及时办理并提出处理意见，紧急公文当天办结、一般公文3个工作日内办结并加盖单位印章后送回市人民政府办公室对应科(室)。各科(室)主办人员负责跟踪进行督办，对不按要求办理公文和无正当理由延误时间的，由各科(室)于每月5日前将上月基本情况书面报市政府督查室登记备案，并视情况报市人民政府领导审定后予以通报。
第十七条 各县(市、区)人民政府、市直各部门对市人民政府或市人民政府办公室交办纸质公文提出处理意见后，由市人民政府办公室承办科(室)根据所提意见，对纸质公文进行二次承办。各承办人员在二次承办中提出的拟办意见，应先经该科(室)负责人审核，再根据市人民政府或市人民政府办公室领导分工送批。如纸质公文由几个部门承办，且意见又不统一的，应协调一致后再报批。
第十八条 处理各县(市、区)人民政府、市直各部门的请示公文，应坚持先拟办、后审批的原则。领导不受理、不批办未经市人民政府办公室或承办科(室)提出拟办意见的纸质公文，防止出现倒流纸质公文。
第十九条 市人民政府或市人民政府办公室领导对未纳入收文的零星纸质公文作了批示，又确需办理的，有关承办科(室)应及时送第一秘书科补编收文号，并统一登记后再分送办理。
第四章 纸质公文发文办理
第二十条 纸质公文发文要坚持精简文件的原则，严格控制发文，行文要求少而精，注重效用。
第二十一条 纸质公文文稿处理主要按照拟稿、会签、核稿、送审、签发、缮印、校对、登记、用印、发送、归档的程序办理。
第二十二条 草拟文稿按《国家行政机关公文处理办法》的要求办理。
纸质公文格式一般由发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、附件说明、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和份数等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)涉密纸质公文应当分别标明密级(“绝密”、“机密”、“秘密”)和保密期限。印刷“绝密”、“机密”纸质公文要标明份数序号。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“()”；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。联合行文，使用主办机关发文字号。
(五)上报的纸质公文，应当注明签发人、会签人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。签发人为二人以上的，他们的姓名竖式平排。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和办公电话号码。
(六)纸质公文标题应当准确简要地概括纸质公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明纸质公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
1.市人民政府对下级机关文件的处理用“批转”，对本级文件用“印发”，或写作“玉林市人民政府关于×××××××的通知”，对上级机关文件的处理用“转发”。
2.标题上已有市人民政府或市人民政府办公室全称的规范性文件，落款只落成文日期。
3.标题排列一般不超过五行。排列形式可分别用上宝塔、下宝塔和中间长、上下短的排法，力求美观大方。
(七)主送机关
1.除“公告”、“通告”外，纸质公文一般都应标明主送机关。
2.“请示”只写一个主送机关，如需同时报送其他上级机关，应用抄报形式。不得抄送同级机关和下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不得直接送领导者个人。
3.主送机关一般写在正文抬头顶格处，情况特殊时也可写在文尾。主送机关应写全称或规范化简称，主送机关为自治区人民政府及有关部门时，一般不加“广西”字样，如“自治区人民政府”、“自治区民政厅”等。主送机关为玉林市人民政府及有关部门时，一般称呼“市人民政府”、“市×××局”等。
4.主送机关的排列顺序：县(市、区)人民政府，开发园区管委，市政府各委办局。
(八)抄送机关
1.抄送机关的排列顺序，按隶属关系分，同级机关在前，其次为下级机关。按系统分，其顺序为：党、军、群。市人大常委会办公室、市政协办公室、市中级法院、市检察院排在后面，但应另起一行；排下来分别是：各民主党派玉林市委会；各企事业单位，中直、区直驻玉各单位；也应另起一行。
2.如主送、抄送机关为“市直有关部门”或“有关单位”时，承办科(室)要具体列出这些部门和单位的名单，以便发文和归档备查。
(九)层次。正文部分需要标明层次时，分层标识为：
第一层：“一、”，“二、”，“三、”，……
第二层：“(一)”，“(二)”，“(三)”，……
第三层：“1.”，“2.”，“3.”……
第四层：“(1)”，“(2)”，“(3)”，……
规范性文件，按有关规定，视需要用条、款、项、目标明层次。
(十)纸质公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
附件和文件订在一起，如不能订在一起，应在附件左上角注明主件的发文号和附件的顺序号。
(十一)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)文件应当标注主题词，主题词按照《国务院公文主题词表》的要求标注。
(十三)文字从左至右横写、横排。用词用字要准确、规范，文内使用简称，应先用全称并注明简称。人名、地名、数字、引文要准确。引用纸质公文应当先引标题，后引发文字号，再次引用该纸质公文，可以只引文号，不引标题。日期写具体的年、月、日。
关联法规：国务院行政法规（1）条
第二十三条 拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。
(一)市人民政府和市人民政府办公室领导交办各科室起草的公文，由各有关相应科(室)科长(主任)、副科长(副主任)或工作人员具体承办。重要文稿的拟稿由领导直接指导、主持进行。
(二)各县(市、区)人民政府、各单位请求以市人民政府或市人民政府办公室名义印发或批复的公文和上报的请示件，由第一秘书科按职责分工分流给对应业务科室承办。对应业务科(室)接到各县(市、区)人民政府、各单位上报公文后，要进行认真审核，先确定是否需要行文，如需要发文的，对应业务科(室)要先提出拟办意见，再草拟文稿，然后连同各县(市、区)人民政府、各单位的上报公文一起按顺序呈分管副秘书长、副市长审定，如有必要的呈市长审定。对需征求部门意见的，承办科室要限定时间并督促部门尽快反馈意见，综合部门意见后再按程序呈领导审签。
(三)文稿首页必须用市人民政府文件稿笺，并按规定详细填写各项内容，确保所填内容与编辑正文内容相一致。
(四)草拟、修改和签批纸质公文，用笔用墨必须符合归档要求，不得用铅笔、圆珠笔，不得在文稿装订线左侧书写。
(五)市长在市人民政府重要会议上涉及全局性的报告、讲话，由市人民政府办公室组织相关部门和单位代拟或综合起草，相关部门和单位还要负责提供所需资料和情况；市长、副市长在有关部门工作会议上的讲话，由会议承办部门起草，市人民政府办公室有关科(室)把关。
(六)对一些部门提出需发文而对应业务科(室)无法确定是否行文的，由对应业务科(室)提出拟办意见呈分管副秘书长或副市长审定，然后再按领导的指示办理。
(七)市直各部门起草的代拟稿和市人民政府领导讲话稿，凡质量不合格、不按行文规则和报文程序办理的，市人民政府办公室将一律作退文处理，直至符合要求为止。部门为市人民政府领导起草的讲话稿及有关情况说明、依据，原则上应在会前5天送达市人民政府办公室。
(八)起草公文必须使用符合规定的纸张，用黑色、蓝黑墨水书写或者打印，字迹要工整，标点符号要清楚。公文文稿内不得出现错别字，不得书写异体字或不规范的简化字、繁体字。修改较多而难以辩认的文稿，应清稿誊正。拟稿中引用其他公文，应将其公文标题及发文字号全部引出。拟稿所用数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般均用阿拉伯数字。文稿中的计量单位，一律用国家法定计量单位。
第二十四条 市人民政府规范性文件的制定必须按《广西壮族自治区规范性文件制定程序规定》(2005年10月26日自治区人民政府令第12号)和市人民政府办公室《关于贯彻实施〈广西壮族自治区规范性文件制定程序规定〉的通知》(玉政办发(2005)188号)办理，按照调研起草、征求意见、协调分歧、合法性审查、审议决定、签署发布、公布、备案等程序进行。
(一)起草单位代拟规范性文件应当对制定规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对规定性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度和措施等内容进行调研论证。
(二)起草单位代拟规范性文件应当作调查研究，吸取实践经验，听取有关单位、组织、专家和公民的意见。听取意见可以采取书面征求意见和召开座谈会、论证会、听证会等多种形式。
代拟对本地区、本行业有重大影响或者直接涉及公民、法人和其他组织重要权利义务的规范性文件，应当向社会公布，征求社会各界的意见。
(三)代拟的规范性文件内容若有重大分歧意见，代拟单位应当进行协商；协商不成的，报请市人民政府决定。
(四)起草单位报送市人民政府审议的规范性文件草案，应当附有起草说明和其他有关材料。
起草说明应当包括制定规范性文件的必要性、依据、规定的主要措施、有关方面的意见及对意见的处理等内容。
有关材料包括制定规范性文件的依据(相关法律、法规、规章、上级规范性文件文本)、汇总的意见、听证会笔录、调研报告等。
(五)规范性文件草案提交市人民政府审议前，先送市法制办进行合法性审查。
市法制办对规范性文件草案进行合法性审查应当提出书面审查意见。审查意见包括下列内容：
1.是否超越制定机关的法定职权；
2.是否与法律、法规、规章和上级规范性文件相抵触；
3.是否与相关的规范性文件协调、衔接；
4.其他需要审查的内容。
发现可行性或者适当性存在问题的，可以提出建议和意见。
(六)市法制办审查后的规范性文件由市人民政府常务会议审议决定，涉及重大事项的应当经市人民政府全体会议审议决定。
(七)经审议通过的规范性文件，以市人民政府或市人民政府办公室名义印发。并通过市人民政府公报、市人民政府网站等形式向社会公布。
未向社会公布的规范性文件(密件除外)，不得作为实施行政管理的依据。
(八)因涉及自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等紧急情况需要制定规范性文件的，可以简化制定程序。
(九)规范性文件自公布之日起施行，也可以确定自公布之日起一定期间后施行。
关联法规：地方政府规章（1）条
第二十五条 会签。文稿送批前，对涉及其他部门的问题，应严格执行会签制度。
(一)凡需会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见。
(二)凡需会签的文稿，一般应由拟文科(室)或拟文部门与有关单位联系，送请会签。市直各部门送来的需会签而未会签的文稿(包括代市人民政府或市人民政府办公室拟的文稿)，退回来文单位重新办理会签手续；特殊情况，可由承办科(室)帮助协调。
(三)如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由市人民政府办公室承办科(室)在拟办过程中提出建议和意见，一并报请市人民政府领导审定。
第二十六条 核稿。对部门代拟的文稿和市人民政府办公室承办科(室)草拟的文稿，都必须认真进行审查、核对、把关。核稿人员要以高度负责的精神，对文稿从政策、文字、格式到会签手续等方面进行认真审核，严格把关。
核稿主要审核以下六个方面：
(一)是否需要发文，以何种形式发文，是否需要以市人民政府或市人民政府办公室的名义发文。如属部门职权范围内的事项、专题会议纪要、不成熟的文件等可以不发文的，以及可以口头、电话等其他方式处理的事项，均应建议不发或由部门自行发文。
(二)文件内容是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规，同现行有关规定有无矛盾，如有矛盾，则应提请起草单位弄清情况，会同有关部门协商修改；如属在原规定基础上有所发展的新的政策规定，则应写出说明。
(三)涉及有关部门的问题是否已协调一致。凡未经协商的，应退回来文单位协商一致后再报送。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体，切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处，应与报文单位研究修改。
(五)引文是否无误，文字表达是否准确、严密、简炼、生动，标点符号是否正确，文件格式是否符合有关规定。
(六)凡需提请市人民政府常务会议审定的文件，承办科(室)应提出交市人民政府常务会议审定的建议，按照《玉林市人民政府工作规则》的规定，报请市长、分管副市长、秘书长审阅确定后，送第一秘书科列入议程。
第二十七条 复核。各科(室)承办的以市人民政府或市人民政府办公室名义发出的文件(包括电报等)，文稿起草完毕，经副科长、科长审核后，即送分管副秘书长、副市长审定，如有必要的呈市长审定，然后由相关科(室)交第一秘书科对纸质公文进行统一复核，再呈送分管办文副秘书长核定，最后呈秘书长或市人民政府有关领导签发。
第二十八条 签发。市人民政府或市人民政府办公室发出的文件，必须按照规定的职责权限，由市人民政府或市人民政府办公室领导人签发。
(一)市人民政府文件
1.市人民政府发布的决定、命令、规范性文件，向市人民代表大会或市人民代表大会常务委员会提出的议案、人员任免，由市长签署。
2.重大事项、综合性、全局性问题的市人民政府文件，由市长或委托常务副市长审批、签发；关于某一方面工作的市人民政府文件，由分管副市长审批、签发；涉及两位或两位以上副市长分管工作的文件，经有关副市长审查后由主管副市长或常务副市长审批、签发。
3.市人民政府全体会议或市人民政府常务会议的会议纪要，由市长或市长委托常务副市长签发。
4.对一些市人民政府领导已作出批示后再办理的公文，由业务科室根据市人民政府领导的批示草拟公文，呈分管副秘书长审核后送第一秘书科、分管办文副秘书长复核，再呈秘书长签发即可，如遇特殊情况才需报市人民政府有关领导审签。
(二)市人民政府办公室文件
以市人民政府办公室的名义发文，由市人民政府秘书长签发；如有需要，可由分管副市长签发或核报市长签发。秘书长因公外出时，委托分管办文副秘书长签发。
签发文件，应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发的年、月、日书写齐全。
第二十九条 缮印、校对、用印。
(一)纸质公文纸采用A4型纸。
(二)正式文件(含传真电报)一律交由第二秘书科统一编号后由承办科(室)送文印室打印。
(三)文印字体、字号按以下标准使用：标题字用2号小标宋体；正文及文号用3号仿宋体；秘密等级、缓急时限用3号黑体；文内小标题及重点字句用3号黑体或楷体；“主题词”本身3个字用3号黑体；主题词内容用3号小标宋体字；其它均与正文类同，用3号仿宋体。
(四)各种文件分发范围均由承办科(室)提出意见，由第一秘书科核定。已经签发的文件，未经领导同意，承办科(室)不得随意更改文件内容和分发范围。
(五)纸质公文文稿应规范和符合存档要求。对用铅笔和圆珠笔书写的、文字混乱而无法存档的、不按规定程序审批的文稿，第一秘书科在接件时有权退回，待符合要求后再接件。
(六)文件按轻重缓急程度和先后顺序安排打印，平件一般在3天内完成，在未遇到急件的情况下，原则上当天的文件当天完成，特急件由分管办文的领导签字确定后可即办。
(七)校对一般实行“谁承办、谁校对”的原则，文稿打出清样后，由打字员通知承办单位派员校对。校对人员校对后需在文稿“校对”栏签名，以示负责。如属部门代拟稿，有关部门校对后，市人民政府办公室承办科(室)需再行校定，方可付印。
(八)凡市直各部门需以市人民政府或市人民政府办公室名义发的会议通知，各部门拟好通知稿后送到市人民政府办公室第一秘书科统一登记并分流到职能科(室)按纸质公文办理程序办理。
(九)所有文件材料要严格做到层层把关，确保质量，成品件文字差错率要控制在2‰以内，并做到清晰美观，无错装漏页。
(十)上级机关的文件，除绝密和注明不准翻印外，经市人民政府领导或秘书长批准，可以翻印和复印。翻印时，应注明翻印机关、时间、份数、分发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。复印件作为正式文件使用时，应加盖复印机关公章，视同正式文件妥善保管。
(十一)市人民政府和市人民政府办公室所有正式文件除会议纪要外都必须用印。联合上报的非规范性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。对单一机关行文和两个单位联合发文，落款处如盖印章，发文机关名称可省略；三个以上单位联合发文，所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上。用印要注意上不压正文、下要骑年盖月。凡需用市人民政府印章的，需经市长、副市长、秘书长、副秘书长(须经授权)同意。凡需用市人民政府办公室印章的，需经秘书长、副秘书长或办公室领导同意。文稿上(包括传真电报)凡无领导人同意发文(电)的批示，不得用印。领导人签发的文稿原件同时用印，以表示该文件已正式印发。
第三十条 发送。传递纸质公文，必须确保安全。
(一)文件的发送实行“按需发文”的原则，只发给与该工作有关的单位，不按单位的级别、政治待遇发文。
(二)市人民政府和市人民政府办公室的文件缮印、校对、用印后，由第二秘书科发送；需要用传真发送的，由主办科(室)办理。纸质公文发送必须及时，平件一般应在1一2天内发出，急件应随到随发或在要求的时限内发出。发送急件的信封应分别标出“急件”、“特急”或“会议通知即到即送”的字样。
(三)凡新成立的机构需要发给文件时，必须由该机构向市人民政府办公室提出申请，经批准后方可发给文件。
第五章 办 结
第三十一条 各承办科(室)对已经处理过的文件，要定期于每周星期一上午进行清理检查，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。并将清查情况报分管办文的领导及第一秘书科。第一秘书科要做好督办工作。
(一)确定文件办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一类，也不宜把已办结文件长时间放在正在办理类文件中。确定文件办结的原则如下：
1．各类周知性文件、调查报告、情况报告，分送市人民政府或市人民政府办公室有关领导和部门阅知后，而无批示或其他意见的；
2．各类交办文件，市人民政府有关部门已直接答复来文单位的；
3．需市人民政府领导批示、决定的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；
4．需以市人民政府或市人民政府办公室名义行文的事项，业已行文的；
5．国务院及各部门、自治区政府及各部门来文中，应转交市人民政府有关部门办理，业已交办的；
6．其他可确定为已经办结的文件。
(二)已办结的文件，在正式立卷前，除以市人民政府或市人民政府办公室名义行文的底稿应立即送第二秘书科存档外，其余的文件由承办科(室)暂存。
(三)承办科(室)应对暂存文件作适当整理，要注意文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整齐全。
第六章 归档和销毁
第三十二条 纸质公文办结后，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将纸质公文定稿、正本和有关材料整理归档。
第三十三条 纸质公文归档以本机关形成的纸质公文为重点，按有关规定进行，要保证档案的齐全、完整，能正确地反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
第三十四条 联合办理的纸质公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件。
第三十五条 整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的纸质公文、文稿等材料。
第三十六条 没有存档和存查价值的纸质公文，经过鉴别和分管领导批准，可以销毁。销毁秘密纸质公文，应当到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密纸质公文(含密码电报)应当进行登记。
第七章 附 则
第三十七条 与党委机关相关文件的处理按照中共玉林市委办公室、玉林市人民政府办公室《关于报送纸质公文有关事项的通知》(玉办发(2004)58号)办理。
第三十八条 本办法自印发之日起执行，《玉林市人民政府办公室关于印发玉林市人民政府办公室纸质公文处理暂行办法的通知》(玉政办发(2006)13号)同时废止。
第三十九条 本办法由市人民政府办公室第一秘书科负责解释。
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